Department Assistant (Administrative, Events)

NIX шукає Department Assistant (Administrative & Events) в офіс у Полтаві/Харкові.

Це позиція для людини, яка допомагатиме Sales департаменту з щоденними адміністративними задачами та організацією участі команди в конференціях/івентах: документообіг, заявки, координація поїздок, бюджети, мерч і звітність.

Чим ти будеш займатись:

Адміністративна підтримка

• Onboarding/offboarding співробітників: чеклісти, документи, координація із суміжними командами.
• Ведення документації департаменту (права доступу, актуалізація шаблонів).
• Допомога із внутрішніми заявками: створення/супровід/контроль статусів.
• Організація тимбілдингів та навчальних сесій: календарі, комунікації, логістика, нагадування.

Івенти та конференції

• Пошук та дослідження релевантних закордонних конференцій/подій.
• Комунікація з організаторами, вичитування контрактів і умов участі.
• Узгодження та ведення бюджету разом із бухгалтерією/фінансами (рахунки, оплати, контроль витрат).
• Організація відряджень через відділ госп. забезпечення: перевірка квитків/житла, відповідність бюджету.
• Замовлення мерчу та виставкових матеріалів (стійки, рол-апи, буклети тощо) через відділ госп. забезпечення.
• Післяівентова звітність: збір даних, підготовка звітів по ROI/ROMI.
• Допомога в організації відряджень співробітників та керівництва департаменту.

Що від тебе очікується:

• Англійська Upper-Intermediate (письмова/усна комунікація).
• Відповідальність, порядність, уважність до деталей.
• Вміння тримати дедлайни, працювати з кількома задачами паралельно.
• Готовність працювати в офісі в Харкові/Полтаві.

Буде плюсом

• Досвід в адміністративній підтримці / організації івентів / координації відряджень.
• Впевнене користування Google Workspace / MS Office (таблиці, календарі, документи).

Що ми залюбки тобі запропнуємо:

• Різнопланові задачі та розвиток у напрямку operations, PR, events, project coordination & management.
• Можливість закордонних відряджень (до Будапешту)
• роботу в складі дружньої мультикультурної команди, разом із якою ти будеш розвиватись та прокачувати скіли;
• гідну винагороду, яка може гнучко змінюватися відповідно до твоїх завдань, рівня відповідальності, успіхів;
• менторську підтримку в межах поточних задач;
• можливості постійного розвитку, опанування нових навичок та навчання задля побудови стабільної кар'єри;
• юридичний та бухгалтерський супровід.