Capacity Sharing, Learning Officer, фахівець з розвитку спроможності та обміну знаннями HLF

HLF Capacity Sharing & Learning Officer

Reports to

Disciplinary: Project Management and Coordination HLF, Ukraine

Technically: Partnership Manager HLF, Global HLF Team at HQ

Contract duration Fixed-term contract until December 31, 2026

Help — Hilfe zur Selbsthilfe e.V. is a non-profit, independent organization that was founded during the war in Afghanistan in 1981 and is now active worldwide. With an annual project volume of more than 60 million euros, Help provides emergency aid in the event of disasters and sustainable reconstruction with and for people in need, primarily in Africa, Asia, and Europe. As a globally operating humanitarian aid organization, Help receives high recognition through funding from national and international donors and is committed to national and international humanitarian aid standards as well as the transparent use of funds and impact monitoring.

Position Summary

The Capacity Sharing & Learning Officer supports local partner organizations in strengthening their internal processes, coordinating learning activities, and assisting with basic monitoring tasks within the HLF programme. The role is primarily coordination?focused, with practical support to partners and simple data management tasks. The officer works closely with the HLF Project Management Team in Ukraine and the Partnership Manager at HQ.

Primary Responsibilities

The duties that follow represent the primary responsibilities for this role.

Partner Capacity Strengthening Support

• Support partners in reviewing and improving basic organizational policies and procedures.
• Assist in implementing partners' Capacity Development Plans and tracking progress.
• Provide guidance on practical steps related to institutional development, finance, HR, MEAL, or safeguarding (no deep technical consultancy expected).
• Help collect information from partners for internal reports

Coordination of Learning & Exchange Activities

• Collaborate with the HLF Partnership Manager in HQ to jointly develop and provide practical feedback on capacity sharing tools and guidance materials such as trainings, workshops or initiatives.
• Support the preparation of case studies and creation of learning resources with the HLF Partnership Manager in HQ.
• Support the organization of trainings, workshops and peer?learning events (logistics, communication, follow?up).
• Help prepare simple materials such as agendas, templates, or summaries.
• Maintain shared resources and learning materials.
• Support online learning platforms and shared workspaces.

Partner Communication and Coordination

• Act as a focal point for questions related to capacity strengthening and learning activities.
• Organize regular check?ins and ensure partners are aware of timelines and deliverables.
• Gather partner feedback and communicate it to the HLF team.

Basic Monitoring & Data Support (MEAL Lite)

• Assist in collecting partner reports and indicators in TolaData or Excel.
• Consolidate simple datasets and prepare basic tables or charts (no advanced analytics required).
• Support preparation of short summaries and presentations.
• Take meeting notes and support with routine documentation tasks.

Knowledge, Skills, Values and education

• Higher education in social sciences, management, public administration, international relations or similar.
• At least 2 years of experience in project coordination, NGO work, partnerships, capacity building or MEAL support (any of these areas is acceptable).
• Experience in engaging with diverse stakeholders from local, national and/or international organisations.
• Experience with data entry or basic monitoring tools (Excel, Google Sheets, Kobo, TolaData or similar)
• Experience in communication with multiple stakeholders
• Ensure good cooperation, problem?solving and a service?oriented approach with partners
• Experience in communication with multiple stakeholders
• Work with partners: able to build a trust-based respectful working relationship, but able to hold discussions, and be convincing and strict, if necessary (to ensure that donor requirements are met), friendly attitude and trustworthy.
• Ideally, experience in the NGO environment and/or in working with international donors.
• Strong communication skills.
• Public speaking experience is considered an asset.
• Strong self-organization and time management skills, with the ability to take responsibility for decision-making and work autonomously.
• Languages: English: confident working level and fluency in Ukrainian.
• Participate in field visits if needed.

We offer:

• Official employment
• Competitive salary
• Medical insurance
• Annual 13th salary
• Courses and trainings
• Convenient office

Send us your application (Cover Letter,CV) in English by 10.03.2026 by e-mail to [відгукнутися]

We see ourselves as a diverse, open organization whose work is based on mutual respect. We only assess your application on the basis of professional qualifications, regardless of origin, religion, gender, sexual orientation, disability or age.

Only those candidates that are short listed for interviews will be notified.

Фахівецьз розвитку спроможності та обміну знаннями HLF

Назва посади: Фахівець з розвитку спроможності та обміну знаннями HLF Підпорядкування:

• Дисциплінарно: менеджеру з управління та координації програми HLF в Україні
• Технічно: менеджеру з партнерств HLF, Глобальна команда HLF (HQ) Термін контракту: Строковий контракт до 31 грудня 2026 року

Help — Hilfe zur Selbsthilfe e.V. — неприбуткова, незалежна організація, заснована під час війни в Афганістані у 1981 році. Нині Help працює по всьому світу. З річним обсягом проєктів понад 60 млн євро організація надає гуманітарну допомогу в умовах надзвичайних ситуацій та сприяє сталому відновленню для людей у потребі — переважно в Африці, Азії та Європі. Як глобальна гуманітарна організація Help отримує підтримку від національних та міжнародних донорів, дотримується гуманітарних стандартів і забезпечує прозоре використання коштів та моніторинг впливу.

ОПИС ПОСАДИ

Фахівець з розвитку спроможності та обміну знаннями HLF підтримує місцеві партнерські організації в удосконаленні їхніх внутрішніх процесів, координації навчальних активностей та виконанні базових завдань з моніторингу в межах програми HLF. Роль є переважно координаційною та передбачає практичну підтримку партнерів і роботу з простими наборами даних. Фахівець тісно співпрацює з командою з управління програмою HLF в Україні та менеджером з партнерств у штаб? квартирі.

ОСНОВНІ ОБОВ’ЯЗКИ

Підтримка розвитку спроможності партнерів

• Підтримка партнерів у перегляді та вдосконаленні базових організаційних політик і процедур.
• Допомога у впровадженні Планів розвитку спроможності партнерів та відстеженні прогресу.
• Надання практичних рекомендацій з організаційного розвитку, фінансів, HR, MEAL або safeguarding (без вимог до глибокої технічної експертизи).
• Збір необхідної інформації від партнерів для внутрішніх звітів.

Координація навчання та обміну досвідом

• Співпраця з менеджером з партнерств HLF у HQ над розробкою та удосконаленням інструментів і навчальних матеріалів (тренінги, воркшопи, ініціативи).
• Підтримка підготовки кейсів та навчальних ресурсів разом із HQ.
• Організація тренінгів, воркшопів і peer?learning заходів (логістика, комунікація, фоллоу? ап).
• Підготовка простих матеріалів — порядків денних, шаблонів, коротких підсумків.
• Підтримка ведення спільних ресурсів та навчальних матеріалів.
• Підтримка онлайн? платформ та спільних робочих просторів.

Комунікація та координація з партнерами

• Виконання функції основної контактної особи з питань розвитку спроможності та навчальних активностей.
• Організація регулярних зустрічей із партнерами, інформування про дедлайни та вимоги.
• Збір зворотного зв’язку від партнерів і передачу інформації команді HLF.

Базова підтримка моніторингу та роботи з даними (MEAL Lite)

• Підтримка збору звітів партнерів та індикаторів у TolaData або Excel.
• Консолідація простих наборів даних і підготовка базових таблиць чи графіків (без складної аналітики).
• Допомога у підготовці коротких підсумків та презентацій.
• Ведення нотаток зустрічей і підтримка рутинної документації.

ВИМОГИ ДО ЗНАНЬ, НАВИЧОК І ОСВІТИ

• Вища освіта у галузі соціальних наук, менеджменту, державного управління, міжнародних відносин або суміжних напрямів.
• Щонайменше 2 роки досвіду у сфері координації проєктів, роботи в НУО, партнерств, розвитку спроможності або підтримки MEAL (будь-який з цих напрямів прийнятний).
• Досвід взаємодії з різними стейкхолдерами — місцевими, національними та/або міжнародними організаціями.
• Досвід роботи з інструментами введення даних або базового моніторингу (Excel, Google Sheets, Kobo, TolaData чи подібні).
• Досвід комунікації з великою кількістю партнерів або учасників.
• Навички налагодження співпраці, орієнтованість на сервіс і вміння вирішувати проблеми.
• Здатність будувати довірливі та професійні відносини з партнерами, а також наполегливо, але дипломатично обговорювати вимоги донорів.
• Бажаний досвід роботи в середовищі НУО та/або співпраці з міжнародними донорами.
• Сильні комунікаційні навички.
• Досвід публічних виступів є перевагою.
• Висока самоорганізація, навички управління часом, здатність приймати рішення та працювати автономно.
• Мови: впевнене робоче володіння англійською та вільне володіння українською.
• Готовність до польових поїздок за потреби.

Ми пропонуємо:

• Офіційне працевлаштування
• Конкурентну заробітну плату
• Медичне страхування
• 13ту зарплату
• Курси та тренінги
• Зручний офіс

Надсилайте ваше резюме та мотиваційний лист англійською мовою до 10.03.2026 включно на: [відгукнутися] Ми є відкритою, різноманітною організацією, робота якої ґрунтується на взаємоповазі. Ми оцінюємо заявки виключно за професійною кваліфікацією, незалежно від походження, релігії, статі, сексуальної орієнтації, інвалідності чи віку.

Повідомлятимуться лише кандидати, відібрані до шорт-листа.