Офіс-менеджер

Міжнародний благодійний фонд «Карітас України» шукає до себе в команду — Офіс-менеджера.

Основні обов’язки:

1. Адміністрування телефонних дзвінків.

2. Зустріч гостей та організація внутрішніх заходів:

• Зустріч та реєстрація/координація гостей.
• Організація та координація внутрішніх заходів (наради, ділові зустрічі з партнерами, корпоративні заходи).
• Організація/підготовка приміщень та технічного забезпечення для заходів.

3. Облік та реєстр вхідної та вихідної кореспонденції:

• Вхідна кореспонденція:
  • Прийом та реєстрація вхідної поштової кореспонденції у спеціальному журналі або електронній базі.
  • Розподіл вхідної кореспонденції та передача відповідальним працівниками.
• Вихідна кореспонденція:
  • Прийом документів для відправки від співробітників.
  • Реєстрація вихідної кореспонденції у відповідному журналі чи електронній базі.
  • Організація та своєчасне відправлення кореспонденції/посилок через поштові або кур'єрські служби.
  • Маркування вхідної/відправленої кореспонденції/посилок по проектам витрат та створення оплат за наданими поштовими/кур'єрськими послугами.

4. Адміністрування перепусток:

• Адміністрування, видача гостьових електронних перепусток для працівників та гостей офісу.

5. Адміністрування підготовки офісних службових приміщень:

• Контроль резервування приміщень офісу для внутрішніх нарад та конференцій.
• Адміністрування проведення внутрішніх заходів.

6. Забезпечення канцтоварами та іншими матеріалами:

• Організація закупівлі, приймання, облік, зберігання та видача канцтоварів, витратних матеріалів та інших товарно-матеріальних цінностей, необхідних для роботи офісу.

7. Технічне забезпечення роботи офісу:

• Контроль за належним станом офісного обладнання та комунікацій.
• Прийом заявок від співробітників щодо:
  • Потреби в ремонті офісного обладнання та техніки.
  • Придбання нового обладнання або витратних матеріалів.
• Направлення отриманих заявок відповідальним особам або підрядникам для усунення виявлених недоліків.
• Взаємодія з фахівцями для організації ремонтних робіт або технічного обслуговування обладнання.
• Контроль виконання заявок та інформування співробітників про результати.

8. Координація ремонтних робіт офісу:

• Інформування відповідальних підрозділів або осіб про потребу в ремонті офісу.
• Взаємодія з підрядниками за дорученням відповідальних підрозділів.
• Контроль за виконанням ремонтних робіт відповідно до поставлених завдань та строків.
• Повідомлення керівництва про хід та результати ремонтних робіт.

9. Ведення офісних витрат та документообігу:

• Ведення обліку офісних витрат.
• Організація документообігу оплат.
• Списання матеріалів, підготовка звітів, накладних та рахунків-фактур.

10. Організаційно-технічне забезпечення заходів:

• Забезпечення нарад, засідань та інших заходів необхідним обладнанням та матеріалами.
• Координація технічної підтримки під час заходів.

11. Забезпечення чистоти і порядку в офісі та прилеглої території:

• Організація та контроль прибирання офісу та прилеглої території.
• Забезпечення необхідними засобами для прибирання та гігієни.
• Підтримання та обслуговування обладнання в кухні.

12. Перевірка офісу перед закриттям (у разі відсутності фізичної охорони):

• Контроль електроприладів та освітлення:
  • Перевірка та вимкнення всіх електроприладів, що не повинні працювати після завершення робочого дня.
  • Вимкнення освітлення у всіх приміщеннях офісу.
• Перевірка безпеки:
  • Забезпечення закриття всіх вікон та дверей.
  • Перевірка системи сигналізації та відеоспостереження, якщо вони є.
• Огляд приміщень:
  • Перевірка наявності залишених особистих речей або небезпечних предметів.
  • Огляд загальних приміщень на предмет порядку та чистоти.
• Заключний огляд:
  • Виконання остаточного обходу офісу для переконання, що всі необхідні заходи для безпеки та енергозбереження дотримані.
  • Запис результатів перевірки в журнал або відповідну документацію.
• Звітність:
  • Повідомлення керівництва або відповідальної особи про результати перевірки та виявлені проблеми.

13. Робота з рахунками та постачальниками:

• Заведення рахунків у базу даних.
• Контроль за документами, наданими постачальниками, та їх своєчасна передача до бухгалтерії.
• Співпраця з постачальниками послуг та матеріалів, контроль виконання договорів.
• Ведення обліку витрат, пов’язаних із господарською діяльністю, та підготовка звітності.

14. Координація загальних питань:

• Організація та контроль за обслуговуванням приміщення офісу (ремонт, прибирання, технічне забезпечення).
• Вирішення нагальних питань, пов’язаних із господарською діяльністю.
• Координація роботи підрядників, залучених до господарських робіт.

Вимоги:

• Вища освіта (адміністративна, гуманітарна, економічна або суміжна — буде перевагою).
• Досвід роботи адміністратором, діловодом або офіс-менеджером від 1 року.
• Досвід ведення документообігу та роботи з вхідною/вихідною кореспонденцією.
• Досвід організації зустрічей та внутрішніх заходів.
• Досвід взаємодії з підрядниками, кур'єрськими та сервісними службами.
• Досвід супроводу адміністративних оплат та господарських витрат.
• Досвід роботи в неприбутковій або місійно-орієнтованій організації — буде перевагою.
• Вільне володіння українською мовою.
• Базовий або середній рівень володіння англійською мовою.
• Впевнене користування MS Office та офісною технікою.

Професійні навички та компетенції:

• Розвинені комунікативні навички (усні та письмові).
• Знання основ діловодства, правил ділового спілкування та ведення телефонних переговорів.
• Здатність ефективно організовувати та координувати офісні процеси.
• Навички гнучкого мислення та оперативного управління процесами.
• Навички роботи в умовах багатозадачності.
• Бажаний досвід роботи з адміністрування соціальних мереж (fb, telegram та інші). 

Особисті якості:

• Висока відповідальність та уважність до деталей.
• Організованість і системність у роботі.
• Ініціативність та оперативність у вирішенні питань.
• Комунікабельність і клієнтоорієнтованість.
• Стресостійкість.
• Вміння працювати в команді.

Ми пропонуємо:

• Офіційне працевлаштування.
• Можливість професійного зростання.
• Гнучкий графік роботи (з можливістю віддаленої роботи).
• Конкурентний рівень заробітної плати.
• Забезпечення необхідними ресурсами для виконання поставлених завдань.
• Можливість працювати в команді великої міжнародної благодійної мережі.

Ми пропонуємо більше, ніж просто роботу: з нами у Вас є можливість розвиватися та долучитись до якісних змін у суспільстві!

Карітас України прагне створити та підтримувати середовище, яке пропагує основну цінність людської гідності та запобігає домаганням, зловживанням та експлуатації своїх працівників, партнерів та бенефіціарів.

Кандидат на цю посаду перед співбесідою має ознайомитися з політиками та процедурами Системи Убезпечення та Кодексу поведінки співробітників.

З політиками та процедурами можна ознайомитися на нашому сайті: https://caritas.ua/sfg/

Звертаємо Вашу увагу на те, що дана вакансія передбачає проведення ряду перевірок, включно з перевіркою рекомендацій від попередніх працедавців та перевіркою даних щодо судимостей. Відгукуючись на вакансію, ви підтверджуєте, що даєте згоду на збір та обробку персональних даних.

Якщо у вас є успішний відповідний досвід і ви відповідаєте вимогам вакансії, надсилайте резюме, портфоліо та супровідний лист на електронну адресу: [відгукнутися]

Термін розгляду надісланого резюме — від 1 до кількох тижнів до моменту закриття вакансії. Зверніть увагу, що для розгляду вашого резюме важливо, щоб ваш досвід, навички та мотивація долучитись до нашої команди (зазначені в мотиваційному листі) відповідали опису вакансії.