Compliance Officer, фахівець з комплаєнсу

1. Background

Team4UA implements humanitarian and recovery programmes across Ukraine in compliance with donor requirements, national legislation, and humanitarian principles.

Given the expansion of programme activities the organization is strengthening its internal compliance function to ensure:

• adherence to Ukrainian legislation;
• compliance with donor rules and grant agreements;
• effective internal control systems;
• risk identification and mitigation;
• audit readiness and transparency.

To support these objectives, Team4UA seeks a qualified Compliance Officer to reinforce the internal compliance and risk management framework.

2. Purpose of the Assignment

The role aims to ensure that organizational processes, contracts, procurement actions, HR practices, and programme implementation comply with:

• Ukrainian legislation;
• internal policies and procedures;
• donor regulations and grant agreements;
• anti-fraud, anti-corruption, PSEA standards.

3. Scope of Work and Key Responsibilities

A. Legal and Contractual Compliance

• Review contracts, amendments, MoUs, partnership agreements, and service agreements
• Ensure contractual alignment with Ukrainian legislation and donor requirements
• Identify legal and compliance risks and propose mitigation measures
• Maintain contract tracking and compliance monitoring tools

B. Internal Policy Development and Review

• Support drafting, reviewing, and updating internal policies (HR, procurement, safeguarding, anti-fraud, data protection, conflict of interest, etc.)
• Support harmonization of procedures across departments

C. Risk Management and Internal Control

• Identify compliance risks across programme and operational activities
• Conduct internal compliance reviews and risk assessments
• Support strengthening of internal control mechanisms

D. Audit Support and Documentation

• Support preparation for internal and external audits
• Ensure documentation completeness and traceability
• Assist in responding to audit findings and recommendations
• Monitor implementation of corrective action plans

E. Donor Compliance

• Review grant agreements and donor compliance requirements
• Provide guidance to programme and operations teams regarding compliance obligations
• Support due diligence processes for partners and contractors
• Ensure proper documentation of procurement and sub-granting processes

F. Training and Capacity Building

• Conduct internal training sessions on compliance topics (e.g., anti-fraud, data protection, conflict of interest)
• Provide compliance guidance to staff across departments
• Promote a culture of ethics and accountability within the organization

5. Qualifications and Experience

Education: Bachelor’s or Master’s degree in Law (mandatory)

Experience: Minimum 3 years of professional experience in legal practice, compliance, internal control, or risk management.

Proven experience in contract review and legal analysis. Experience in non-profit, humanitarian, or donor-funded projects is an advantage.

Experience supporting internal or external audits is preferred

Technical Skills

• Strong knowledge of Ukrainian legislation (contract law, labor law, tax law, non-profit regulations);
• Ability to analyze processes and identify compliance risks;
• Experience drafting internal policies and procedures;
• Strong written analytical skills;
• Proficiency in MS Office and Google Workspace;

Languages: Fluent Ukrainian, English at B1 level or higher (ability to work with bilingual documentation)

Core Competencies

• High level of integrity and professional ethics
• Strong analytical and critical thinking skills
• Attention to detail
• Ability to work independently
• Strong communication and coordination skills

6. Duration and Duty Station

Duration: 12 months (with possibility of extension subject to funding). Duty Station: Kyiv or Lviv or Dnipro or remote, Ukraine

7. Reservation: In accordance with Ukrainian legislation and subject to organizational eligibility, the position may be eligible for staff reservation (military deferment). Reservation is processed in line with national regulations and internal procedures.

8. Diversity, Equity, and Inclusion. We value diverse backgrounds and perspectives and foster a respectful, inclusive working environment where everyone can contribute and grow.

9. Equal Employment Opportunity. Team4UA is an equal opportunity employer and does not tolerate discrimination on any legally protected grounds.

10. Protection and Ethics. Team4UA adheres to PSEA principles and does not tolerate abuse, harassment, or misconduct. All staff must comply with Ukrainian law, the Code of Conduct, internal policies, complete mandatory safeguarding training, and uphold humanitarian accountability standards.

1. Загальна інформація

Team4UA впроваджує гуманітарні програми та програми відновлення по всій Україні відповідно до вимог донорів, національного законодавства та гуманітарних принципів. У зв’язку з розширенням програмної діяльності організація зміцнює внутрішню функцію комплаєнсу для забезпечення:

• дотримання законодавства України;
• відповідності правилам донорів та грантовим угодам;
• ефективності систем внутрішнього контролю;
• виявлення та мінімізації ризиків;
• готовності до аудитів та прозорості. Для підтримки цих цілей Team4UA шукає кваліфікованого Фахівця з комплаєнсу для зміцнення внутрішньої системи комплаєнсу та управління ризиками.

2. Мета призначення

Роль спрямована на забезпечення того, щоб організаційні процеси, контракти, закупівлі, HR-практики та впровадження програм відповідали:

• законодавству України;
• внутрішнім політикам та процедурам;
• правилам донорів та грантовим угодам;
• стандартам боротьби з шахрайством, корупцією та стандартам PSEA (захист від сексуальної експлуатації та наруги).

3. Сфера діяльності та ключові обов’язки

A. Юридичний та договірний комплаєнс

• Перегляд контрактів, доповнень, меморандумів про взаєморозуміння (MoUs), угод про партнерство та надання послуг.
• Забезпечення відповідності договорів законодавству України та вимогам донорів.
• Виявлення юридичних ризиків та ризиків невідповідності (compliance risks) і пропозиція заходів щодо їх мінімізації.
• Ведення інструментів відстеження контрактів та моніторингу комплаєнсу.

B. Розробка та перегляд внутрішніх політик

• Підтримка у розробці, перегляді та оновленні внутрішніх політик (HR, закупівлі, safeguarding, боротьба з шахрайством, захист даних, конфлікт інтересів тощо).
• Підтримка гармонізації процедур між різними відділами.

C. Управління ризиками та внутрішній контроль

• Виявлення комплаєнс-ризиків у програмній та операційній діяльності.
• Проведення внутрішніх перевірок на відповідність та оцінка ризиків.
• Підтримка зміцнення механізмів внутрішнього контролю.

D. Підтримка аудитів та документація

• Підтримка підготовки до внутрішніх та зовнішніх аудитів.
• Забезпечення повноти та простежуваності документації.
• Допомога у реагуванні на висновки та рекомендації аудитів.
• Моніторинг впровадження планів коригувальних дій.

E. Комплаєнс донорів

• Аналіз грантових угод та вимог донорів щодо комплаєнсу.
• Надання роз’яснень програмним та операційним командам щодо зобов’язань з комплаєнсу.
• Підтримка процесів належної перевірки (due diligence) партнерів та підрядників.
• Забезпечення належного документування процесів закупівель та субгрантингу.

F. Навчання та розбудова потенціалу

• Проведення внутрішніх тренінгів з питань комплаєнсу (наприклад, боротьба з шахрайством, захист даних, конфлікт інтересів).
• Надання консультацій з питань комплаєнсу співробітникам усіх відділів.
• Сприяння культурі етики та підзвітності всередині організації.

5. Кваліфікація та досвід

• Освіта: Ступінь бакалавра або магістра права (обов’язково).
• Досвід: Мінімум 3 роки професійного досвіду в юридичній практиці, комплаєнсі, внутрішньому контролі або управлінні ризиками.
• Підтверджений досвід перегляду контрактів та юридичного аналізу. Досвід у неприбуткових, гуманітарних або донорських проектах буде перевагою.
• Досвід підтримки внутрішніх або зовнішніх аудитів є бажаним.

Технічні навички:

• Глибоке знання законодавства України (договірне, трудове, податкове право, регулювання неприбуткових організацій).
• Здатність аналізувати процеси та виявляти комплаєнс-ризики.
• Досвід розробки внутрішніх політик та процедур.
• Сильні навички письмової аналітики.
• Вільне володіння MS Office та Google Workspace.
• Мови: Вільна українська, англійська на рівні B1 або вище (здатність працювати з двомовною документацією).

Ключові компетенції:

• Високий рівень доброчесності та професійної етики.
• Сильні аналітичні здібності та критичне мислення.
• Увага до деталей.
• Здатність працювати самостійно.
• Сильні навички комунікації та координації.

6. Тривалість та місце роботи

Тривалість: 12 місяців (з можливістю продовження за наявності фінансування). Місце роботи: м.Київ, або м. Львів, або м. Дніпро, або дистанційно.

7. Бронювання: Відповідно до законодавства України та за умови відповідності організації критеріям, посада може підлягати бронюванню працівника. Процедура бронювання здійснюється згідно з чинними нормативними вимогами та внутрішніми процедурами організації.

8. Різноманіття, рівність та інклюзія. Ми цінуємо різноманіття досвіду та створюємо інклюзивне середовище, де кожен може розвиватися та робити внесок.

9. Рівні можливості працевлаштування. Team4UA є роботодавцем рівних можливостей і не допускає дискримінації за будь-якими ознаками, захищеними законом.

10. Захист та етика. Ми дотримуємося принципів PSEA та не допускаємо зловживань чи домагань. Усі працівники зобов’язані дотримуватися законодавства, Кодексу поведінки та внутрішніх політик, пройти обов’язкове навчання та підтримувати гуманітарні стандарти підзвітності.