Finance, Administration Officer

Українська версія нижче

HOW TO APPLY

Send your CV in English at [відгукнутися] mentioning the position reference (UA_2026−002) in the subject of your email.

Application deadline is 27 March 2026. Application received after this date will not be taken into considerations. Applications will be reviewed on a rolling basis, and the position may be filled before the deadline.

ORGANIZATION

https://hamap-humanitaire.org

HAMAP-Humanitaire is a French NGO, established in 1999 in order to contribute to the struggle against mines and the risks it presents to civilian population. HAMAP-Humanitaire is active in 13 countries and pursues a mission of support to local partners from the need assessment, through project conception and to its sustainable implementation. HAMAP Humanitaire diversified its field of activity, to encompass two sectors: Engineering (WASH, construction, energy) and Mine Action.

HAMAP-HUMANITAIRE IN UKRAINE

HAMAP-Humanitaire is opening its first office in Ukraine to implement a capacity building program for a local actor in the field of Mine Action.

DESCRIPTION OF DUTIES

Under the supervision of the Head of Mission, the Finance & Admin Officer carries out administrative, accounting and financial management of HAMAP-Humanitaire (HH) in Ukraine, in compliance with donor and HH policies and procedures.

He/she supervises accounting operations, bank and cash management and carries out budget follow up in conjunction with the program team.

Main Responsibilities and tasks

Budget and Financial Monitoring

• Update on a frequent basis HH Allocation table and all relevant finance tools.

• Update and analyze budget follow up tools in coordination with the Head of Mission.

• Ensure compliance to HH and donor financial procedures.

• Contribute to financial report development.

• Contribute, in close link with the Head of Mission, to develop project proposal budgets.

• Ensure financial monitoring of HAMAP local partner as required.

Cash Flow and Accounting

• Formulate monthly cash request.

• Supervise safe and cashbox and ensure weekly cash counts for the office.

• Contribute to develop and maintain a Cash Management policy.

• Review eligibility of all related expenses in compliance with HH procedures.

• Carry out timely corrective actions on unsubmitted expense requests and reports, including budget check errors, match exceptions, and unapproved requests, and reports.

• Prepare and supervise the monthly closing, review and integration of the accounting.

• Ensure the proper archive of the all the relevant supporting documents.

Administration

• Ensure communication and follow up with the HH lawyer as required for the management of local HR and other matters.

• Ensure communication and follow up with the HH Accountant as required.

• Contribute to the development of HH Internal Rules and Regulations.

Other

• Follow HAMAP-Humanitaire Security rules and procedures.

• Travel to areas of Ukraine as required.

Requirements

Education

• University degree in business administration, finance, logistics or relevant field.

Experience

• At least 3 years or work experience in finance/administration.

• Practical experience with international NGOs, or UN is a strong advantage.

• Experience in the Mine Action sector is a strong advantage.

Soft skills

• Flexible and adaptable to any situation.

• Ability to work independently while under pressure.

• Excellent work habits with a willingness to work in a multi-cultural environment.

• Excellent organizational skills, including proven ability in administration, financial and logistics.

• Excellent communication skills, including drafting documents.

ЯК ПОДАТИ ЗАЯВКУ

• Надішліть своє резюме англійською мовою на адресу [відгукнутися], вказавши у темі листа код вакансії(UA_2026−002).
• Кінцевий термін подання заявок — 27 березня2026 року. Заявки, отримані після цієї дати, не розглядатимуться. Заявки розглядатимуться у міру їх надходження, і вакансія може бути заповнена до закінчення терміну.

ОРГАНІЗАЦІЯ

https://hamap-humanitaire.org

HAMAP-Humanitaire — французька неурядова організація, заснована у 1999 році з метою сприяння боротьбі з мінами та ризиками, які вони становлять для цивільного населення. HAMAP-Humanitaire працює у 13 країнах і виконує місію підтримки місцевих партнерів — від оцінки потреб, через розробку проектів, до їхнього сталого впровадження. HAMAP Humanitaire розширила сферу своєї діяльності, охопивши два сектори: інженерія (WASH, будівництво, енергетика) та протимінна діяльність.

HAMAP-HUMANITAIRE В УКРАЇНІ

HAMAP-Humanitaire відкриває свій перший офіс в Україні для реалізації програми з розбудови потенціалу місцевого суб'єкта у сфері протимінної діяльності.

ОПИС ОБОВ'ЯЗКІВ

Під керівництвом керівника місії фінансовий та адміністративний співробітник здійснює адміністративне, бухгалтерське та фінансове управління HAMAP-Humanitaire (HH) в Україні відповідно до політик та процедур донорів та HH.

Він/вона контролює бухгалтерські операції, управління банківськими рахунками та готівкою, а також здійснює моніторинг виконання бюджету спільно з командою програми.

Основні обов'язки та завдання

Бюджетний та фінансовий моніторинг

• Регулярно оновлювати таблицю розподілу коштів HH та всі відповідні фінансові інструменти.
• Оновлювати та аналізувати інструменти контролю за виконанням бюджету у співпраці з керівником місії.
• Забезпечувати дотримання фінансових процедур HH та донорів.
• Брати участь у підготовці фінансових звітів.
• У тісній співпраці з керівником місії брати участь у розробці бюджетів проектних пропозицій.
• Забезпечувати фінансовий моніторинг місцевого партнера HAMAP за необхідності.

Грошові потоки та бухгалтерський облік

• Складання щомісячних запитів на готівку.
• Нагляд за сейфом та касою та забезпечення щотижневого перерахунку готівки в офісі.
• Участь у розробці та підтримці політики управління грошовими потоками.
• Перевірка відповідності всіх пов’язаних витрат процедурам HH.
• Вчасне вжиття коригувальних заходів щодо неподаних запитів на витрати та звітів, включаючи помилки перевірки бюджету, невідповідності та незатверджені запити та звіти.
• Підготовка та контроль щомісячного закриття, перевірка та інтеграція бухгалтерського обліку.
• Забезпечення належного архівування всіх відповідних підтверджуючих документів.

Адміністрація

• Забезпечення комунікації та взаємодії з юристом HH за необхідності для управління місцевим персоналом та інших питань.
• Забезпечення комунікації та взаємодії з бухгалтером HH за необхідності.
• Участь у розробці внутрішніх правил та положень HH.

Інше

• Дотримуватися правил та процедур HAMAP-Humanitaire Security.
• Виїжджати в різні регіони України за потреби.

Вимоги

Освіта

• Вища освіта у сфері управління бізнесом, фінансів, логістики або відповідної галузі.

Досвід

• Щонайменше 3 роки досвіду роботи у сфері фінансів/адміністрації.
• Практичний досвід роботи в міжнародних НУО або ООН є значною перевагою.
• Досвід роботи у сфері протимінної діяльності є значною перевагою.

М'які навички

• Гнучкість та здатність адаптуватися до будь-якої ситуації.
• Здатність працювати самостійно в умовах стресу.
• Відмінні робочі навички та готовність працювати в мультикультурному середовищі.
• Відмінні організаційні навички, включаючи підтверджену здатність до адміністративної, фінансової та логістичної роботи.
• Відмінні комунікативні навички, включаючи складання документів.