Адміністратор, адміністраторка в простір спільного добра

Zagoriy Foundation — лабораторія соціальних проєктів, ініційованих або підтриманих сім'єю Гліба та Катерини Загоріїв.

Наша місія: уможливлювати позитивні сценарії майбутнього України. З 2015 року ми працюємо з темами культури, традицій, благодійності, формуємо простори для спільнот і підтримуємо трансформаційні ініціативи.

Сайт | Instagram | Facebook

Назва ролі: Адміністратор (-ка) у Простір Спільного Добра

Підпорядкування: Адміністраторка підпорядковується безпосередньо керівниці Простору Спільного Добра та є частиною адміністративної команди, яка забезпечує щоденне функціонування Простору.

Роль передбачає постійну координацію між командою Простору, відвідувачами та керівником проєкту, а також відповідальність за стабільну організацію щоденних процесів і комфортне функціонування Простору.

У своїй роботі адміністраторка взаємодіє з операційною менеджеркою Простору, яка координує частину операційних процесів і може делегувати адміністративні або організаційні завдання в межах поточної діяльності Простору. Також адміністраторка співпрацює з кураторами програм, SMM-менеджером та іншими членами команди. Адміністраторки працюють у тісній координації між собою та з операційною менеджеркою, виконуючи як окремі операційні завдання, так і спільні задачі, пов’язані з організацією програм, подій, комунікацією з відвідувачами та підтримкою роботи Простору.

Причина відкриття ролі

Вакансія адміністратора Простору Спільного Добра відкривається у зв’язку зі зростанням масштабу діяльності Простору та збільшенням операційного навантаження на адміністративну команду.

Наразі в Просторі працюють дві адміністраторки, які забезпечують щоденне функціонування Простору шість днів на тиждень, одночасно виконуючи широкий спектр адміністративних, комунікаційних та організаційних завдань.

Протягом останнього року діяльність Простору суттєво розширилась: збільшилась кількість програм і подій, зросла кількість відвідувачів та комунікацій із батьками, а також відкрилася бібліотека, яка потребує окремого адміністративного супроводу. Адміністраторки забезпечують роботу рецепцій, ведення CRM, комунікацію з учасниками програм, організацію подій та підтримку повсякденних процесів Простору.

У цих умовах розширення адміністративної команди до трьох адміністраторів є необхідним для збереження стабільності операційних процесів, рівномірного розподілу навантаження та підтримки якісного сервісу для відвідувачів і команди Простору.

Місія ролі:

Забезпечувати стабільне та впорядковане щоденне функціонування Простору Спільного Добра, підтримуючи адміністративні, комунікаційні та організаційні процеси, необхідні для проведення програм, подій і просвітницьких ініціатив.

Адміністраторка створює умови, за яких команда, учасники програм і відвідувачі можуть взаємодіяти у комфортному, організованому та безпечному середовищі.

Вплив на місію компанії

Простір Спільного Добра є одним із соціальних проєктів Zagoriy Foundation, спрямованих на підтримку розвитку громади, культури та просвіти через створення відкритого середовища для творчості, взаємодії та спільних ініціатив.

Адміністратор Простору відіграє важливу роль у реалізації цієї місії, забезпечуючи стабільну щоденну роботу Простору, якісну взаємодію з відвідувачами та підтримку програм і подій. Завдяки ефективній адміністративній координації команди, учасників і процесів створюються комфортні умови для проведення культурних, просвітницьких та соціальних ініціатив.

Якісна робота адміністративної команди дозволяє Простору залишатися відкритим, доступним і організованим середовищем, де діти, батьки та громада можуть взаємодіяти, відкривати нові можливості для розвитку та реалізовувати свій потенціал.

Основні сфери відповідальності

• Адміністрування ПросторуЗабезпечення щоденного функціонування Простору: контроль порядку, чистоти та готовності приміщень до проведення програм і подій, підтримка справності обладнання та технічних систем, контроль наявності необхідних ресурсів і матеріалів.
• Робота з відвідувачами та комунікація з громадоюЗустріч відвідувачів Простору, супровід учасників програм, комунікація з батьками та іншими відвідувачами, відповіді на запити у месенджерах і соціальних мережах, інформування про події, розклад та правила перебування у Просторі.
• Координація програм, курсів і подійОрганізаційна підтримка проведення майстерок, курсів і подій: створення та адміністрування реєстраційних форм, формування списків учасників, підготовка матеріалів і простору, координація учасників, гостей та кураторів під час заходів.
• Ведення CRM та адміністративних данихРобота з CRM-системою: внесення та актуалізація даних учасників, формування груп, облік відвідуваності, ведення бази контактів та підготовка базової статистики для команди.
• Бібліотека ПросторуПідтримка роботи бібліотеки: облік книг у системі, контроль видачі та повернення, підтримка порядку в бібліотечній зоні, комунікація з відвідувачами щодо користування бібліотекою.
• Адміністративна підтримка командиВзаємодія з кураторами програм, операційною менеджеркою та іншими членами команди, допомога в організації внутрішніх процесів, підготовка матеріалів, координація завдань та оперативне реагування на потреби команди.
• Підтримка комунікацій і контентуФото- та відеофіксація подій і майстерок, передача матеріалів SMM-менеджеру, поширення погодженого контенту у батьківських та інформаційних каналах Простору.
• Операційна підтримка діяльності Простору Виконання додаткових адміністративних та організаційних завдань у межах щоденної діяльності Простору відповідно до пріоритетів, визначених керівницею Простору, та в координації з операційною менеджеркою.

Ключові компетенції

Функціональні (Hard skills)

• Досвід адміністративної або операційної роботи (організація процесів, ведення списків, баз даних, документації).
• Досвід організації подій або координації заходів (підготовка простору, робота з учасниками, логістика матеріалів).
• Навички комунікації з клієнтами або відвідувачами (онлайн та офлайн).
• Впевнене користування цифровими інструментами: Google Workspace, таблиці та бази даних. Базові навички роботи з CRM-системами.
• Базові навички роботи з документацією та первинним обліком витрат.
• Базові навички створення фото- та відеоконтенту для комунікацій у соціальних мережах.

Поведінкові компетенції (Soft skills)

• Високий рівень відповідальності та надійності у виконанні завдань.
• Організованість і здатність працювати з кількома процесами одночасно.
• Комунікабельність та доброзичливість у взаємодії з дітьми та дорослими.
• Уважність до деталей і акуратність у веденні адміністративних процесів.
• Гнучкість та здатність швидко реагувати на зміни у щоденній роботі Простору.
• Вміння працювати в команді та підтримувати конструктивну взаємодію з колегами.

Очікувані результати за 12 місяців (Outcomes)

• Стабільно організована щоденна робота Простору без операційних збоїв у проведенні програм, майстерок та подій.
• Актуальна та впорядкована база даних у CRM: учасники програм, відвідуваність, списки груп і контактів ведуться системно та без пропусків.
• Відвідувачі Простору отримують своєчасну інформацію про програми, події та правила перебування; позитивний зворотний зв’язок від відвідувачів і громади щодо організації роботи Простору.
• Адміністративні процеси (реєстрації на події, списки учасників, підготовка матеріалів, координація програм) виконуються вчасно та без перевантаження команди.
• Бібліотека Простору працює впорядковано: книги системно обліковані, процес видачі та повернення контрольований, простір бібліотеки підтримується в належному стані.
• Налагоджена ефективна взаємодія з адміністративною командою, кураторами програм і операційною менеджеркою для підтримки щоденної діяльності Простору.
• Контент з подій і майстерок регулярно передається команді SMM, що дозволяє стабільно висвітлювати діяльність Простору у комунікаційних каналах.

Умови роботи

• Формат зайнятості: повна зайнятість.
• Локація: м. Яремче, Простір Спільного Добра.
• Графік роботи: 5 робочих днів на тиждень у форматі чергування між адміністраторами за графіком.Простір працює понеділок — субота. Неділя є фіксованим вихідним днем для всієї команди Простору, другий вихідний визначається графіком чергування і припадає на один із будніх днів.
• Конкурентна компенсація відповідно до досвіду
• Прозорий пакет корпоративних бенефітів
• Професійний розвиток і доступ до навчання
• Робота у ціннісному, підтримуючому середовищі

Процес відбору

Ми застосовуємо A-метод — структуровану й чесну систему, яка допомагає знайти найкращу відповідність між завданням, командою та кандидатом.

Процес включає:

• Подання заявки: Надішліть резюме та мотиваційний лист із описом вашої відповідності вимогам.
• Оцінка резюме: Ми уважно розглянемо ваші документи та визначимо, чи є початкове відповідність до нашого профілю.
• HR-співбесіда (ScreeningInterview): Онлайн-зустріч для обговорення вашої мотивації, очікувань, робочого стилю та базового фітнесу до культури.
• Тестове завдання: Невелике практичне завдання, яке дозволяє побачити ваш підхід, логіку мислення та стиль комунікації.
• ReferenceCheck: Ми з вашого дозволу зв’язуємось із 2−3 людьми, з якими ви працювали, щоб отримати додатковий погляд на ваш стиль роботи.
• Фінальна зустріч: Офлайн-зустріч з керівником для узгодження очікувань, питань та остаточного взаємного рішення.
• Офер: Після фінального узгодження ми оперативно повідомимо вам рішення і, за позитивного результату, — зробимо пропозицію про співпрацю.

Надсилайте резюме та мотиваційний лист — ми чекаємо саме на вас!

Веб-сайт компанії:https://zagoriy.foundation/

Посилання на соціальні мережі компанії:

Instagram https://www.instagram.com/zagoriy.foundation/

Instagram Простору Спільного Добра: https://www.instagram.com/prostirdobra?igsh=bXU4aG5tN2cxbmU5

LinkedIn https://www.linkedin.com/company/zagoriy-foundation/

Facebook https://www.facebook.com/zagoriyfoundation/