Support Service Officer, фахівець із підтримки операційної діяльності (EASE-2)

1. Background

Team4UA is a Ukrainian charitable organization established in March 2022 that implements humanitarian relief, recovery, and reconstruction initiatives across Ukraine.

Team4UA coordinates the TERA Consortium, implementing the national humanitarian project EASE 2.0 — Emergency Assistance and Support to Evacuation, which provides protection-led multisectoral assistance to internally displaced persons and conflict-affected populations. The project operates across 16 oblasts of Ukraine and supports people throughout the displacement cycle — from evacuation and emergency response to reintegration and community recovery.

To ensure effective project delivery, strong coordination is required between program teams and support departments including finance, HR, procurement & logistics, and administration.

2. Purpose of the Assignment

Under the supervision of the Project Manager, the Support Services Officer coordinates operational support services required for the implementation of the EASE 2.0 project.

The role acts as the operational liaison between the project team and the organization’s support departments, ensuring that operational needs are addressed efficiently and in compliance with internal procedures and donor requirements.

3. Key Responsibilities

A. Operational Coordination

• Coordinate operational requests between project teams and support departments (Finance, HR, Procurement & Logistics, Administration).
• Monitor the status of operational processes and ensure timely resolution of support requests.
• Facilitate operational coordination with consortium partners when required.

B. Financial Coordination

• Support financial coordination related to project activities in collaboration with the Finance Department.
• Assist in tracking project expenditures and monitoring budget implementation.
• Support preparation of financial documentation related to project activities.

C. Procurement & Logistics Coordination

• Coordinate procurement requests required for project implementation.
• Follow up with the Procurement & Logistics Department on procurement processes.
• Support logistics arrangements for project activities, including transportation and delivery of goods and services.

D. HR Support

• Support HR-related processes for project staff in coordination with the HR Department.
• Assist with recruitment coordination and onboarding processes.
• Support preparation and maintenance of staff documentation where required.

E. Administrative Support

• Assist with administrative arrangements for project activities, including meetings, workshops, and trainings.
• Maintain organized operational documentation related to project implementation.
• Support preparation of internal operational updates and reports.

4. Deliverables

• Timely coordination and resolution of operational requests between project teams and support departments.
• Properly documented and tracked operational processes related to project implementation.
• Organized and up-to-date project operational documentation and records.
• Coordinated procurement and logistics requests supporting project activities.
• Administrative and HR support processes for project staff effectively facilitated.
• Regular operational updates and internal reports prepared for the Project Manager.
• Effective operational coordination with consortium partners when required.
• Smooth and compliant operational support ensuring uninterrupted project implementation.

5. Qualifications and Experience

Education:

• University degree in business administration, management, logistics, finance, public administration, or a related field.

Experience:

• Minimum 3 years of professional experience in operations, administration, project support, or coordination roles.
• Experience in humanitarian or development programs is an advantage.
• Experience coordinating operational processes across multiple departments is desirable.

Technical Skills & Competencies:

• Strong organizational and coordination skills
• Ability to manage multiple operational processes simultaneously
• Strong communication and problem-solving skills
• Good documentation and reporting skills
• Ability to work in a fast-paced humanitarian environment

Languages:

• Fluency in Ukrainian and working knowledge of English are required.

6. Supervision and Reporting

The Support Services Officer reports to the Project Manager and works in close coordination with the Finance, Human Resources, Procurement & Logistics, and Administration departments, as well as with program teams and consortium partners.

7. Duration and Duty Station

Duration: 12 months, with possible extension subject to funding. Duty Station: Dnipro, Ukraine

8. Reservation

Subject to Ukrainian legislation and organizational eligibility, the position may qualify for staff reservation (military deferment) in accordance with national regulations.

9. Organizational Commitments

Team4UA promotes diversity, equal employment opportunities, and zero tolerance for abuse, harassment, and misconduct. All staff must comply with Ukrainian legislation, the Code of Conduct, safeguarding principles, and humanitarian accountability standards.

1. Загальна інформація

Team4UA — українська благодійна організація, створена у березні 2022 року, яка реалізує гуманітарні, відновлювальні та соціальні проєкти по всій Україні. Фонд координує консорціум TERA, який реалізує гуманітарний проєкт EASE 2.0 (Emergency Assistance and Support to Evacuation) — мультисекторальну програму допомоги внутрішньо переміщеним особам та постраждалому від війни населенню.

Проєкт реалізується у 16 областях України та охоплює повний цикл підтримки людей під час переміщення — від евакуації та екстреної допомоги до інтеграції та відновлення громад.

Для ефективної реалізації проєкту необхідна тісна координація між програмними командами та підрозділами підтримки, зокрема фінансами, HR, закупівлями та логістикою, а також адміністративною службою. Фахівець із підтримки операційної діяльності відіграє важливу роль у забезпеченні такої координації та належної операційної підтримки проєкту.

2. Мета посади

Фахівець із підтримки операційної діяльності координує операційну підтримку, необхідну для реалізації проєкту EASE 2.0, та виступає ключовою контактною особою між проєктною командою та підрозділами підтримки організації.

3. Основні обов’язки

А. Операційна координація

• Координація операційних запитів між проєктною командою та підрозділами підтримки (фінанси, HR, закупівлі та логістика, адміністрація).
• Моніторинг виконання операційних процесів та своєчасного вирішення запитів.
• Координація операційних питань із партнерами консорціуму.

Б. Фінансова координація

• Підтримка фінансових процесів, пов’язаних із реалізацією проєкту, у взаємодії з фінансовим відділом.
• Допомога у відстеженні витрат проєкту та виконання бюджету.
• Підготовка фінансової документації, пов’язаної з діяльністю проєкту.

В. Координація закупівель та логістики

• Координація запитів на закупівлі для потреб проєкту.
• Супровід процесів закупівель у взаємодії з відділом закупівель і логістики.
• Підтримка організації логістики проєктної діяльності, включаючи транспортування та постачання товарів і послуг.

Г. HR підтримка

• Координація HR-процесів для співробітників проєкту.
• Підтримка процесів рекрутингу та адаптації нових співробітників.
• Ведення та підтримка кадрової документації за потреби.

Д. Адміністративна підтримка

• Організаційна підтримка зустрічей, тренінгів та інших заходів проєкту. • Ведення операційної документації проєкту. • Підготовка внутрішніх операційних звітів та оновлень.

4. Очікувані результати роботи

• Своєчасна координація операційних процесів між підрозділами організації.
• Належно задокументовані операційні процеси реалізації проєкту.
• Актуальна та впорядкована операційна документація проєкту.
• Скоординовані процеси закупівель і логістики для діяльності проєкту.
• Налагоджена підтримка HR та адміністративних процесів для співробітників проєкту.
• Підготовлені регулярні операційні звіти для менеджера проєкту.
• Забезпечена операційна координація з партнерами консорціуму.
• Безперебійна операційна підтримка реалізації проєкту.

5. Вимоги до кандидата

Освіта:

Вища освіта у сфері менеджменту, бізнес-адміністрування, фінансів, логістики, державного управління або суміжних напрямів.

Досвід:

• Щонайменше 3 роки професійного досвіду у сфері операційної діяльності, адміністрування або підтримки проєктів.
• Досвід роботи у гуманітарних або міжнародних програмах буде перевагою.
• Бажаний досвід координації процесів між кількома підрозділами.

Навички

• Сильні організаційні та координаційні навички
• Вміння працювати з кількома процесами одночасно
• Розвинені комунікаційні та аналітичні здібності
• Навички роботи з документацією та звітністю
• Здатність працювати у динамічному гуманітарному середовищі

Мови

Вільне володіння українською мовою та робоче знання англійської.

6. Підпорядкування та звітність

Фахівець із підтримки операційної діяльності підпорядковується Менеджеру проєкту та працює у тісній координації з підрозділами фінансів, HR, закупівель і логістики, адміністрації, а також із програмними командами та партнерами консорціуму.

7. Тривалість контракту та місце роботи

Тривалість контракту: 12 місяців з можливістю продовження.

Місце роботи: м. Дніпро, Україна

8. Бронювання

Відповідно до законодавства України та за умови відповідності організації встановленим вимогам, посада може передбачати бронювання працівника (відстрочку від мобілізації).

9. Принципи організації

Team4UA підтримує рівні можливості працевлаштування, різноманіття та політику нульової толерантності до зловживань, домагань та неправомірної поведінки. Усі співробітники зобов’язані дотримуватися законодавства України, Кодексу поведінки організації, принципів safeguarding та стандартів гуманітарної підзвітності.