Project Associate, помічник менеджера проєкту (Ease-2)

1. Background

Team4UA is a Ukrainian charitable organization established in March 2022 that implements humanitarian relief, recovery, and reconstruction initiatives across Ukraine.

Team4UA coordinates the TERA Consortium, implementing the national humanitarian project EASE 2.0 — Emergency Assistance and Support to Evacuation, which provides protection-led multisectoral assistance to internally displaced persons and conflict-affected populations. The project operates across 16 oblasts of Ukraine and supports people throughout the displacement cycle — from evacuation and emergency response to reintegration and community recovery.

To ensure effective project delivery, strong coordination is required between program teams and support departments including finance, HR, procurement & logistics, and administration.

2. Purpose of the Assignment

Under the supervision of the Project Manager, the Project Associate provides operational, administrative, and coordination support for the implementation of the EASE 2.0 project.

The role supports project planning, coordination with consortium partners, information management, and reporting processes to ensure timely and accountable delivery of humanitarian assistance.

3. Key Responsibilities

A. Coordination & Governance Support

• Support the Project Manager in coordinating project activities with consortium partners and stakeholders.
• Assist in organizing coordination meetings, preparing agendas, and documenting meeting outcomes.
• Maintain communication channels between field teams, management, and partner organizations.

B. Operational & Implementation Support

• Assist in translating project objectives into implementation plans and operational activities.
• Support monitoring of partner performance and implementation progress across sectors.
• Contribute to maintaining operational readiness for rapid humanitarian responses.

C. Financial, MEAL & Reporting Support

• Assist in tracking project expenditure and monitoring implementation progress.
• Support consolidation of partner inputs for narrative and quantitative reports.
• Maintain project trackers related to activities, risks, and geographic coverage.
• Provide administrative support to partner organizations in meeting reporting and compliance requirements.

4. Deliverables

• Timely preparation and consolidation of partner inputs for project reporting.
• Up-to-date project tracking tools and activity monitoring systems.
• Organized documentation of coordination meetings, decisions, and action points.
• Accurate administrative and operational records supporting project implementation.
• Effective support to consortium coordination and communication processes.

5. Qualifications and Experience

Education

University degree in humanitarian affairs, social sciences, public administration, international relations, or a related field.

Experience

• 1−3 years of professional experience in humanitarian programming, project administration, or grant management.
• Experience working with internally displaced persons or vulnerable populations is an advantage.
• Experience working with NGOs or civil society organizations is desirable.

Technical Skills & Competencies

• Understanding of project cycle management (planning, implementation, monitoring).
• Basic understanding of MEAL systems and project data management.
• Good analytical and documentation skills.
• Strong organizational and coordination abilities.

Languages

Fluency in Ukrainian and working knowledge of English are required.

6. Supervision and Reporting

The Project Associate reports to the Project Manager and works in close coordination with program teams, consortium partners, and relevant support departments.

7. Duration and Duty Station

Duration: 12 months, with possible extension subject to funding. Duty Station: Dnipro, Ukraine, with regular travel to project locations.

8. Reservation

Subject to Ukrainian legislation and organizational eligibility, the position may qualify for staff reservation (military deferment) in accordance with national regulations.

9. Organizational Commitments

Team4UA promotes diversity, equal employment opportunities, and zero tolerance for abuse, harassment, and misconduct. All staff must comply with Ukrainian legislation, the Code of Conduct, safeguarding principles, and humanitarian accountability standards.

1. Загальна інформація

Team4UA — українська благодійна організація, створена у березні 2022 року, яка реалізує гуманітарні, відновлювальні та соціальні проєкти по всій Україні. Фонд координує консорціум TERA, що реалізує гуманітарний проєкт EASE 2.0 (Emergency Assistance and Support to Evacuation) — мультисекторальну програму допомоги внутрішньо переміщеним особам та постраждалому від війни населенню.

Проєкт реалізується у 16 областях України та охоплює повний цикл підтримки людей під час переміщення — від евакуації та екстреної допомоги до інтеграції та відновлення громад.

2. Мета посади

Асистент менеджера проєкту надає операційну, адміністративну та координаційну підтримку Менеджеру проєкту у реалізації проєкту EASE 2.0. Посада передбачає підтримку процесів планування, координації діяльності партнерів консорціуму, управління інформацією та підготовки звітності для забезпечення ефективної реалізації проєкту.

3. Основні обов’язки

А. Підтримка координації та управління

• Підтримка Менеджера проєкту у координації діяльності партнерів консорціуму та зацікавлених сторін.
• Організація координаційних зустрічей, підготовка порядку денного та документування результатів зустрічей.
• Забезпечення ефективної комунікації між польовими командами, керівництвом та партнерами.

Б. Підтримка реалізації проєкту

• Допомога у підготовці та реалізації планів виконання проєкту.
• Моніторинг прогресу реалізації проєкту та діяльності партнерів.
• Підтримка готовності проєкту до швидкого реагування на гуманітарні потреби.

В. Підтримка фінансів, MEAL та звітності

• Допомога у відстеженні витрат та прогресу реалізації проєкту.
• Консолідація інформації від партнерів для підготовки звітності.
• Ведення трекерів проєктної діяльності, ризиків та географії реалізації проєкту.
• Адміністративна підтримка партнерів у питаннях звітності та дотримання вимог донорів.

4. Очікувані результати роботи

• Своєчасна консолідація інформації партнерів для підготовки звітності.
• Актуальні інструменти відстеження реалізації проєкту.
• Належно задокументовані координаційні зустрічі та рішення.
• Підтримка ефективної комунікації між партнерами консорціуму.
• Якісна адміністративна та операційна підтримка реалізації проєкту.

5. Вимоги до кандидата

Освіта

Вища освіта у сфері гуманітарних наук, державного управління, міжнародних відносин або суміжних напрямів.

Досвід

• 1−3 роки досвіду роботи у сфері гуманітарних програм, адміністрування проєктів або управління грантами.
• Досвід роботи з внутрішньо переміщеними особами або вразливими групами населення буде перевагою.
• Бажаний досвід співпраці з громадськими організаціями або НУО.

Навички

• Розуміння циклу управління проєктами
• Навички роботи з даними та документацією
• Сильні організаційні та комунікаційні навички
• Здатність працювати у динамічному гуманітарному середовищі

Мови

Вільне володіння українською мовою та робоче знання англійської.

6. Підпорядкування та звітність

Асистент менеджера проєкту підпорядковується Менеджеру проєкту та працює у тісній координації з програмними командами, партнерами консорціуму та підрозділами підтримки організації.

7. Тривалість контракту та місце роботи

Тривалість контракту: 12 місяців з можливістю продовження. Місце роботи: м. Дніпро, Україна.

8. Бронювання

Відповідно до законодавства України та за умови відповідності організації встановленим вимогам, посада може передбачати бронювання працівника (відстрочку від мобілізації).

9. Принципи організації

Team4UA підтримує рівні можливості працевлаштування, різноманіття та політику нульової толерантності до зловживань, домагань та неправомірної поведінки. Усі співробітники зобов’язані дотримуватися законодавства України, Кодексу поведінки організації, принципів safeguarding та стандартів гуманітарної підзвітності.