Driver, Security Assistant, водій, асистент з безпеки (EASE-2)

1. Background

Team4UA is a Ukrainian charitable organization established in March 2022 that implements humanitarian relief, recovery, and reconstruction initiatives across Ukraine.Team4UA coordinates the TERA Consortium, implementing the national humanitarian project EASE 2.0 — Emergency Assistance and Support to Evacuation, which provides protection-led multisectoral assistance to internally displaced persons and conflict-affected populations.

The project supports evacuation operations and humanitarian response activities aimed at assisting civilians exposed to frontline risks, shelling, and forced displacement.To ensure effective project implementation, safe and reliable transportation services combined with strong adherence to safety and security procedures are essential for staff movements and field operations.

2. Purpose of the Assignment

Under the supervision of the Project Manager, the Driver / Security Assistant provides safe, reliable, and timely transportation services for Team4UA staff and project activities under the EASE 2.0 project. The role also supports the implementation of basic safety and security procedures during staff movement, ensures proper vehicle maintenance and documentation, and contributes to safe field operations in line with Team4UA policies and Ukrainian legislation.

3. Key Responsibilities

A. Transportation & Safety

• Safely operate project vehicles to transport Team4UA staff and officials to meetings, field missions, and project locations.
• Ensure compliance with road safety regulations, including seat belt use and appropriate speed adjustment depending on road and weather conditions.
• Take appropriate decisions in case of road incidents or unforeseen situations to ensure passenger and vehicle safety.
• Ensure that the number of passengers does not exceed the legally permitted capacity.
• Follow designated routes and schedules while adapting to security advisories and road conditions.

B. Vehicle Maintenance & Control

• Maintain the assigned vehicle in good technical condition, including internal and external cleaning.
• Conduct daily checks of fuel, oil, tires, brakes, lights, and safety equipment to ensure readiness for immediate use.
• Immediately report mechanical issues or defects to the supervisor.
• Ensure regular servicing and maintenance of the vehicle according to internal procedures.

C. Documentation & Reporting

• Maintain accurate vehicle logbooks recording all trips, fuel consumption, refueling, and related expenses.
• Report and document any deviations from planned routes or schedules.
• Ensure all vehicle documents, including registration, insurance, and permits, are valid and available.
• Support transport coordination and scheduling with project teams.
• Maintain confidentiality regarding staff movement and project activities.

D. Security Support

• Follow Team4UA safety and security procedures during staff movement and field travel.
• Identify potential risks along travel routes and report security concerns to the supervisor.
• Maintain situational awareness while driving and ensure passenger safety.
• Support safe boarding and disembarkation of staff during field visits.
• Act in accordance with emergency procedures in case of security incidents.

E. Other Responsibilities

• Assist project staff with logistical arrangements during field missions and events when required.
• Perform other related duties as assigned by the supervisor.

4. Deliverables

• Safe and timely transportation provided for project staff and field activities.
• Assigned vehicle maintained in good technical condition and ready for use.
• Accurate and updated vehicle logbooks and fuel records.
• Timely reporting of incidents, vehicle defects, and security concerns.
• Compliance with Team4UA safety procedures during staff movement.
• Reliable transport support for project implementation and field missions.

5. Qualifications and Experience

Education

Secondary technical education (engineering, mechanical or similar) or higher education.

Experience

• Minimum 5 years of professional driving experience without accidents.
• Previous experience working with NGOs or humanitarian organizations is an advantage.
• Excellent knowledge of traffic rules and vehicle maintenance.

Technical Skills & Competencies

• Strong driving skills and ability to ensure safe transportation under challenging conditions.
• Good understanding of vehicle maintenance and safety checks.
• Situational awareness and ability to identify potential risks during travel.
• High level of responsibility, punctuality, and reliability.
• Ability to work independently and follow internal procedures.

Languages

• Fluency in Ukrainian is required.
• Working knowledge of English is an advantage.

6. Supervision and Reporting

The Driver / Security Assistant reports to the Project Manager and works in close coordination with project teams to ensure safe and reliable transportation support for project activities.

7. Duration and Duty Station

• Duration: 12 months, with possible extension subject to funding.
• Duty Station: Dnipro, Ukraine, with travel to project locations as required.

8. Reservation

Subject to Ukrainian legislation and organizational eligibility, the position may qualify for staff reservation (military deferment) in accordance with national regulations.

9. Organizational Commitments

Team4UA promotes diversity, equal employment opportunities, and zero tolerance for abuse, harassment, and misconduct. All staff must comply with Ukrainian legislation, the Code of Conduct, safeguarding principles, and humanitarian accountability standards.

1. Загальна інформація

Team4UA — українська благодійна організація, створена у березні 2022 року, яка реалізує гуманітарні, відновлювальні та соціальні проєкти по всій Україні. Фонд координує консорціум TERA, що реалізує гуманітарний проєкт EASE 2.0 (Emergency Assistance and Support to Evacuation) — програму підтримки евакуації та допомоги внутрішньо переміщеним особам і постраждалому від війни населенню.

Проєкт спрямований на надання допомоги цивільному населенню, яке перебуває під ризиком через бойові дії, обстріли та вимушене переміщення. Для ефективної реалізації проєкту важливо забезпечити безпечне пересування працівників та дотримання процедур безпеки під час польових виїздів.

2. Мета посади

Під безпосереднім керівництвом Менеджера проєкту Водій / Асистент з безпеки забезпечує безпечне, своєчасне та надійне перевезення працівників Team4UA та підтримує виконання проєктних завдань у межах проєкту EASE 2.0.

Посада також передбачає підтримку базових процедур безпеки під час пересування працівників, контроль технічного стану транспортного засобу та ведення відповідної документації.

3. Основні обов’язки

А. Транспортування та безпека

• Безпечне керування службовим транспортом для перевезення працівників на зустрічі, польові виїзди та до місць реалізації проєкту.
• Дотримання правил дорожнього руху та безпечної швидкості руху залежно від дорожніх і погодних умов.
• Забезпечення безпеки пасажирів під час поїздок.
• Дотримання визначених маршрутів та графіків.

Б. Технічний стан транспорту

• Підтримка транспортного засобу у належному технічному стані.
• Щоденна перевірка пального, мастила, шин, гальм, освітлення та інших систем.
• Своєчасне інформування керівника про технічні несправності.
• Забезпечення регулярного технічного обслуговування автомобіля.

В. Документація та звітність

• Ведення журналу поїздок та обліку використання пального.
• Контроль наявності всіх необхідних документів на транспортний засіб.
• Координація графіку поїздок відповідно до потреб проєкту.
• Дотримання конфіденційності щодо пересування працівників.

Г. Підтримка безпеки

• Дотримання процедур безпеки під час перевезення працівників.
• Інформування керівництва про можливі ризики під час пересування.
• Підтримка безпечної посадки та висадки пасажирів.
• Дотримання інструкцій у разі надзвичайних ситуацій.

Д. Інші обов’язки

• Допомога працівникам під час польових заходів та логістичних завдань.
• Виконання інших завдань за дорученням керівника.

4. Очікувані результати роботи

• Безпечне та своєчасне перевезення працівників проєкту.
• Підтримка транспортного засобу у належному технічному стані.
• Актуальна транспортна документація та журнали поїздок.
• Своєчасне повідомлення про інциденти або технічні проблеми.
• Надійна транспортна підтримка польових місій.

5. Вимоги до кандидата

Освіта

Середня спеціальна, технічна або вища освіта.

Досвід

• Не менше 5 років досвіду роботи водієм без аварій.
• Досвід роботи з гуманітарними або міжнародними організаціями буде перевагою.

Навички

• Високий рівень навичок водіння.
• Знання технічного обслуговування автомобіля.
• Відповідальність, пунктуальність та уважність.
• Здатність працювати самостійно.

Мови

• Вільне володіння українською мовою.
• Базове знання англійської буде перевагою.

6. Підпорядкування та звітність

Водій / Асистент з безпеки підпорядковується Менеджеру проєкту та працює у тісній координації з проєктними командами.

7. Тривалість контракту та місце роботи

• Тривалість контракту: 12 місяців з можливістю продовження.
• Місце роботи: м. Дніпро, Україна.

8. Бронювання

Відповідно до законодавства України та за умови відповідності організації встановленим вимогам, посада може передбачати бронювання працівника.

9. Принципи організації

Team4UA підтримує рівні можливості працевлаштування, різноманіття та політику нульової толерантності до зловживань, домагань та неправомірної поведінки.

Усі співробітники зобов’язані дотримуватися законодавства України, Кодексу поведінки організації, принципів safeguarding та стандартів гуманітарної підзвітності.