Project Manager (IMPACT)

1. Background

Team4UA is a Ukrainian charitable organization established in March 2022 implementing humanitarian relief, recovery, and reconstruction initiatives across Ukraine in cooperation with international partners, UN agencies, and civil society organizations.

The IMPACT Project provides rapid multisectoral humanitarian assistance to conflict-affected populations in frontline areas and to newly displaced people. The project focuses on life-saving support within the 0−50 km frontline zone, including emergency cash assistance, in-kind distributions, health support, and evacuation services.

Due to the high-risk operational context and the multi-partner implementation model, strong project management and monitoring systems are essential to ensure coordination, accountability, and compliance with donor requirements.

2. Purpose of the Assignment

The Project Manager is responsible for the overall coordination, implementation oversight, and performance monitoring of the IMPACT project. Working under the governance of the Project Board and reporting to the Head of Projects & Mine Action Sector, the Project Manager ensures effective coordination between consortium partners, monitors project performance across sectors, manages operational risks, and provides analytical reporting to support strategic decision-making.

3. Key Responsibilities

A. Project Management & Coordination

• Coordinate implementation of the project across consortium partners and operational teams.
• Ensure alignment of activities with project objectives, donor requirements, and humanitarian standards.
• Support coordination meetings and facilitate communication between partners and internal teams.

B. Monitoring & Implementation Oversight

• Develop and maintain project monitoring systems and tracking tools.
• Oversee monitoring of project activities including cash assistance, in-kind distributions, health support, and evacuation services.
• Conduct monitoring visits and verify implementation data where security conditions permit.

C. Partner Management

• Ensure harmonized monitoring tools and reporting processes across consortium partners.
• Review partner performance and validate project outputs and documentation.
• Support partner compliance with work plans, budgets, and reporting requirements.

D. Risk Management

• Identify operational risks related to access, aid diversion, duplication of beneficiaries, or data integrity.
• Maintain the project risk register and recommend mitigation measures.
• Escalate critical incidents or compliance concerns to senior management.

E. Quality Assurance & Standards

• Ensure compliance with humanitarian principles, Sphere standards, and protection mainstreaming.
• Conduct spot checks and review monitoring results to ensure quality delivery of assistance.

F. Reporting & Documentation

• Prepare monitoring and performance reports for internal management and donors.
• Maintain project tracking tools covering activities, risks, and geographic coverage.
• Ensure documentation is accurate, timely, and audit-ready.

G. Accountability & Feedback

• Work with protection and accountability teams to integrate community feedback into monitoring systems.
• Review beneficiary complaints trends and support improvements to accountability mechanisms.

4. Deliverables

• Operational monitoring framework established.
• Monthly consolidated monitoring and performance reports.
• Updated project risk register and mitigation analysis.
• Field monitoring documentation and verification reports.
• Validated monitoring data supporting donor reporting.
• Final project performance and lessons learned report.

5. Qualifications and Experience

Education:

• Master’s degree in international development, public administration, economics, monitoring & evaluation, or related field.

Experience:

• Minimum 7−10 years of experience in humanitarian programming.
• At least 5 years of experience in project management, monitoring, or compliance oversight.
• Experience working with consortium partners and in high-risk operational environments.

Skills:

• Strong project cycle management and analytical skills.
• Experience with monitoring systems and risk management.
• Ability to translate strategy into operational field implementation.

Languages

• Fluency in Ukrainian and professional English required.

6. Supervision and Reporting

The Project Manager reports to the Head of Projects & Mine Action Sector and works in close coordination with the Projects & Consortium Unit Manager, consortium partners, and internal departments.

7. Duration and Duty Station

Duration: 6 months (project-based)Duty Station: Dnipro, Ukraine, with travel to project locations where security conditions allow.

8. Organizational Commitments

Team4UA promotes diversity, equal employment opportunities, and zero tolerance for abuse, harassment, and misconduct. All staff must comply with Ukrainian legislation, the Code of Conduct, safeguarding principles, and humanitarian accountability standards.

1. Загальна інформація

Team4UA — українська благодійна організація, створена у березні 2022 року, яка реалізує гуманітарні, відновлювальні та соціальні проєкти по всій Україні у співпраці з міжнародними партнерами, агенціями ООН та громадськими організаціями.

Проєкт IMPACT (Immediate Multisectoral Priority Assistance for Conflict-affected Territories) спрямований на надання термінової мультисекторальної допомоги населенню, яке постраждало від бойових дій або вимушеного переміщення.

Допомога надається переважно у зоні до 50 км від лінії фронту, а також новопереміщеним особам та громадам, що постраждали від обстрілів. Проєкт реалізується через партнерів консорціуму та спеціалізовані організації. З огляду на складні безпекові умови та мультипартнерську модель реалізації, ефективне управління проєктом і системний моніторинг є критично важливими.

2. Мета посади

• Менеджер проєкту відповідає за загальну координацію реалізації проєкту IMPACT, моніторинг результатів діяльності та управління ризиками.
• Посада передбачає координацію роботи партнерів консорціуму, контроль виконання проєктних заходів, підготовку аналітичної інформації та звітності для підтримки управлінських рішень.

3. Основні обов’язки

А. Управління проєктом та координація

• Координація реалізації проєкту між партнерами консорціуму.
• Забезпечення відповідності діяльності цілям проєкту та вимогам донорів.
• Організація координаційних зустрічей і підтримка комунікації між командами.

Б. Моніторинг реалізації проєкту

• Розробка та підтримка систем моніторингу діяльності проєкту.
• Контроль виконання заходів у сферах грошової допомоги, гуманітарних розподілів, медичної допомоги та евакуаційних заходів.
• Проведення моніторингових візитів за можливості.

В. Робота з партнерами

• Забезпечення використання єдиних інструментів моніторингу серед партнерів.
• Аналіз результатів діяльності партнерів та перевірка звітної документації.
• Підтримка партнерів у дотриманні вимог звітності та виконанні планів діяльності.

Г. Управління ризиками

• Виявлення операційних ризиків та ведення реєстру ризиків проєкту.
• Розробка рекомендацій щодо їх мінімізації.
• Інформування керівництва про критичні інциденти.

Д. Забезпечення якості

• Контроль відповідності діяльності гуманітарним стандартам та принципам.
• Проведення вибіркових перевірок результатів реалізації.

Е. Звітність та документація

• Підготовка регулярних звітів про реалізацію проєкту.
• Ведення системи обліку діяльності, ризиків та географії реалізації.

Ж. Підзвітність перед бенефіціарами

• Аналіз звернень і скарг бенефіціарів.
• Інтеграція механізмів зворотного зв’язку у систему моніторингу.

З. Інші обов’язки

• Виконання інших завдань за дорученням керівника.

4. Очікувані результати роботи

• Функціонуюча система моніторингу проєкту.
• Регулярні аналітичні звіти про результати реалізації.
• Актуальний реєстр ризиків та механізми їх управління.
• Належно задокументовані результати польового моніторингу.
• Фінальний звіт про результати реалізації та аналіз отриманого досвіду.

5. Вимоги до кандидата

Освіта:

• Магістерський ступінь у сфері міжнародного розвитку, економіки, публічного управління або суміжних напрямів.

Досвід:

• 7−10 років досвіду роботи у гуманітарних програмах.
• Щонайменше 5 років досвіду управління проєктами або моніторингу програм.
• Досвід роботи з партнерськими консорціумами буде перевагою.

Навички:

• Сильні аналітичні та управлінські навички.
• Досвід роботи з системами моніторингу та управління ризиками.

Мови:

• Вільне володіння українською та професійною англійською мовами.

6. Підпорядкування та звітність

Менеджер проєкту підпорядковується Директору з проектної та протимінної діяльності та працює у тісній координації з менеджером підрозділу проєктів і консорціумів, партнерами консорціуму та внутрішніми підрозділами організації.

7. Тривалість контракту та місце роботи

Тривалість контракту: 6 місяців (проєктна позиція).

Місце роботи: м. Дніпро, Україна, з можливими відрядженнями до регіонів реалізації.

8. Принципи організації

Team4UA підтримує рівні можливості працевлаштування, різноманіття та політику нульової толерантності до зловживань, домагань та неправомірної поведінки. Усі співробітники зобов’язані дотримуватися законодавства України, Кодексу поведінки організації, принципів safeguarding та стандартів гуманітарної підзвітності.