Localization, Finance Officer, фахівець із локалізації та фінансів (IMPACT)

1. Background

Team4UA is a Ukrainian charitable organization established in March 2022 implementing humanitarian relief, recovery, and reconstruction initiatives across Ukraine in cooperation with international partners, UN agencies, and civil society organizations.

The IMPACT Project (Immediate Multisectoral Priority Assistance for Conflict-affected Territories) provides rapid multisectoral humanitarian assistance to conflict-affected populations in frontline areas and to newly displaced people. The project focuses on life-saving support within the 0−50 km frontline zone, including emergency cash assistance, in-kind distributions, health support, and evacuation services.

Due to the high-risk operational context and the multi-partner implementation model, strong project management and monitoring systems are essential to ensure coordination, accountability, and compliance with donor requirements.

2. Purpose of the Assignment

The Localization and Finance Officer supports the implementation of the IMPACT project by strengthening collaboration with local partners and ensuring financial accountability and transparent reporting.

The role focuses on partner coordination, financial verification, capacity building of local actors, and compliance monitoring. Acting as a key liaison between the project team and local implementing organizations, the officer contributes to the effective implementation of localization commitments and financial oversight.

3. Key Responsibilities

A. Localization and Partner Support

• Support identification, onboarding, and follow-up of local partner organizations and volunteer groups.
• Facilitate communication and coordination between the project team and implementing partners.
• Support implementation of partnership agreements and compliance processes.
• Promote localization principles, including participation of local actors and accountability to communities.

B. Capacity Building and Training

• Organize and deliver training sessions for partners and volunteers on project management, financial accountability, and reporting standards.
• Identify capacity gaps among partners and propose strengthening activities.
• Provide mentoring and follow-up support after training activities.

C. Financial Verification and Documentation

• Review partner financial documentation and supporting evidence to ensure accuracy and eligibility of costs.
• Assist partners in preparing financial reports according to project guidelines.
• Provide guidance on financial procedures and eligible expenses.
• Support the finance team in identifying inconsistencies or risks.

D. Monitoring and Reporting

• Review partner narrative reports for completeness and consistency.
• Verify reported activities and supporting documentation.
• Support preparation of project progress reports and donor reporting inputs.

E. Field Coordination

• Maintain regular contact with partners operating in frontline areas.
• Support field monitoring missions when security conditions allow.
• Collect feedback from partners and communities to support adaptive project implementation.

F. Risk Management and Compliance

• Identify financial or operational risks in partner activities.
• Ensure partner documentation complies with audit and reporting standards.
• Monitor fraud-risk indicators and escalate concerns when necessary.

4. Deliverables

• Training sessions delivered to local partners and volunteers.
• Verified financial documentation from partner organizations.
• Reviewed partner narrative reports and monitoring notes.
• Inputs to donor reporting and project documentation.
• Lessons learned and best practices documented.

5. Qualifications and Experience

Education:

• University degree in finance, international development, humanitarian affairs, public administration, or related field.

Experience:

• Minimum 3−5 years of experience in humanitarian or development programs.
• Experience working with local NGOs or volunteer networks.
• Understanding of financial compliance and documentation.
• Experience in training or capacity-building activities is an advantage.

Skills:

• Strong organizational and coordination skills.
• Proficiency in MS Office and Google Workspace.
• Good analytical and reporting skills.

Languages:

• Fluency in Ukrainian and working knowledge of English.

6. Supervision and Reporting

The Localization and Finance Officer reports to the Project Manager and works in close coordination with the Finance Department, project teams, and local implementing partners.

7. Duration and Duty Station

Duration: 6 months (project-based) Duty Station: Dnipro, Ukraine, with potential travel to project locations.

8. Organizational Commitments

Team4UA promotes diversity, equal employment opportunities, and zero tolerance for abuse, harassment, and misconduct. All staff must comply with Ukrainian legislation, the Code of Conduct, safeguarding principles, and humanitarian accountability standards.

1. Загальна інформація

У зв’язку з триваючими бойовими діями в Україні громади, розташовані поблизу лінії фронту та у нещодавно постраждалих районах, продовжують стикатися з гострими гуманітарними потребами через руйнування інфраструктури, переміщення населення та обмежений доступ до базових послуг.

Проєкт IMPACT (Immediate Multisectoral Priority Assistance for Conflict-affected Territories) спрямований на надання швидкої мультисекторальної допомоги населенню, що проживає у зоні до 50 км від лінії фронту, новопереміщеним домогосподарствам та громадам, які постраждали від обстрілів.

Проєкт реалізується через партнерів консорціуму TERA та спеціалізовані організації і передбачає надання грошової допомоги, гуманітарних наборів, медичних та захисних послуг.

Для ефективної реалізації проєкту необхідна надійна система операційної підтримки, що забезпечує прозорість, відповідність процедурам та своєчасне виконання проєктних заходів.

2. Мета посади

Фахівець із локалізації та фінансів сприяє ефективній реалізації проєкту IMPACT через підтримку співпраці з місцевими партнерами та забезпечення фінансової підзвітності.

Посада передбачає координацію роботи з локальними організаціями, перевірку фінансової документації партнерів, підтримку звітності та розвиток спроможностей місцевих акторів відповідно до підходу локалізації.

3. Основні обов’язки

А. Підтримка локалізації та роботи з партнерами

• Підтримка відбору, залучення та супроводу місцевих партнерських організацій і волонтерських груп.
• Забезпечення ефективної комунікації між проєктною командою та партнерами.
• Підтримка реалізації партнерських угод і процедур відповідності.

Б. Розвиток спроможностей

• Організація та проведення навчань для партнерів щодо управління проєктами, фінансової підзвітності та стандартів звітності.
• Виявлення потреб партнерів у розвитку спроможностей.
• Надання менторської підтримки після навчальних заходів.

В. Перевірка фінансової документації

• Перевірка фінансових документів партнерів на відповідність бюджетам і вимогам донорів.
• Надання рекомендацій щодо фінансових процедур і допустимих витрат.
• Підтримка фінансового відділу у виявленні ризиків або невідповідностей.

Г. Моніторинг та звітність

• Перевірка наративних звітів партнерів.
• Перевірка підтверджувальної документації та результатів діяльності.
• Підтримка підготовки проєктної та донорської звітності.

Д. Польова координація

• Підтримка регулярного контакту з партнерами у прифронтових регіонах.
• Участь у польових моніторингових місіях за можливості.
• Збір зворотного зв’язку від партнерів та громад.

Е. Управління ризиками

• Виявлення фінансових та операційних ризиків у діяльності партнерів.
• Контроль відповідності документації аудиторським та донорським вимогам.
• Інформування керівництва про потенційні ризики.

4. Очікувані результати роботи

• Проведені навчання для місцевих партнерів.
• Перевірена фінансова документація партнерських організацій.
• Підготовлені та перевірені наративні звіти партнерів.
• Документовані результати моніторингових візитів.
• Матеріали для донорської звітності та аналізу локалізації.

5. Вимоги до кандидата

Освіта:

• Вища освіта у сфері фінансів, міжнародного розвитку, гуманітарних наук, публічного управління або суміжних напрямів.

Досвід:

• Щонайменше 3−5 років досвіду роботи у гуманітарних або розвиткових програмах.
• Досвід співпраці з локальними НУО або волонтерськими мережами.
• Розуміння фінансової підзвітності та процедур документування.

Навички:

• Сильні організаційні та комунікаційні навички.
• Навички підготовки звітності та аналізу даних.
• Впевнене користування MS Office та Google Workspace.

Мови:

• Вільне володіння українською мовою та робоче знання англійської.

6. Підпорядкування та звітність

Фахівець із локалізації та фінансів підпорядковується Менеджеру проєкту та працює у тісній координації з фінансовим відділом, проєктними командами та партнерськими організаціями.

7. Тривалість контракту та місце роботи

Тривалість контракту: 6 місяців Місце роботи: м. Дніпро, Україна, з можливими відрядженнями до регіонів реалізації проєкту.

8. Принципи організації

Team4UA підтримує рівні можливості працевлаштування, різноманіття та політику нульової толерантності до зловживань, домагань та неправомірної поведінки. Усі співробітники зобов’язані дотримуватися законодавства України, Кодексу поведінки організації, принципів safeguarding та стандартів гуманітарної підзвітності.