Адміністративний фахівець

Міжнародний благодійний фонд «Альянс громадського здоров’я» оголошує зовнішній конкурс на заміщення вакантної посади: Адміністративний фахівець в адміністративний відділ МБФ Альянс громадського здоров’я

Міжнародний благодійний фонд «Альянс громадського здоров’я» — провідна громадська неприбуткова професійна організація, яка у співпраці з державними партнерами та організаціями громадянського суспільства здійснює значний вплив на подолання епідемій ВІЛ/СНІДу, туберкульозу, вірусних гепатитів та інших соціально небезпечних захворювань в Україні, шляхом надання фінансової та технічної підтримки відповідним програмам, які охоплюють понад 300 тис. представників найбільш вразливих верств населення, що є найвищим показником у Європі. Зараз команда Альянсу налічує понад 150 професіоналів, які працюють у Києві та інших регіонах України.

Для отримання додаткової інформації про організацію, а також її програмну діяльність та оголошені позиції відвідайте наш веб-сайт: http://www.aph.org.ua

Мета: надання адміністративної підтримки та фахових послуг команді адміністративного відділу Альянсу

Технічне завдання:

• Адміністрування рецепції та дотичних процесів.
• Прийом та супровід відвідувачів;
• Бронювання переговорних кімнат та тримання в належному вигляді;
• Прийом/відправка, аналіз та сортування кореспонденції згідно політик Альянсу;
• Ведення реєстру відправок документів та посилок, звірка зі звітом Кур'єрської компанії.
• Комунікація з кур'єрськими службами, підготовка та реєстрація відправок (вхідних ви вихідних);
• Підтримка документообігу в межах проєкту;
• Створення та процесування підписання заявок на оплату в 1С, закриття документів у Вчасно.
• Підготовка документів для організації проєктних заходів, а саме візитів таємних покупців). Управління документообігом візитів: підготовка та подання логістичних заявок, підготовка фінального звіту про захід і пакету документів для остаточної оплати, документування заходу (акти, рахунки, чеки).
• Ведення та моніторинг архіву документів: Подання заявки в архівну компанію, комунікація з представниками в офісі по прибуттю, прийом та відправка архіву, за потреби, підготовка заявки на оплату рахунку (можливо раз на місяць);
• Контроль наявності запасів офісних товарів (канц.та госп. Товари). Замовлення за необхідності
• Збір та аналіз інформації, необхідної для діяльності адміністративної команди;
• Виконання інших обґрунтованих і пов’язаних із діяльністю завдань, визначених керівником відділу або його замісником.

Термін виконання завдання: 13 квітня по 24 квітня включно.

Адміністративний фахівець звітує керівниці адміністративного відділу

Вимоги:

• Мінімум 2 рік досвіду роботи на відповідній посаді (досвід роботи в міжнародній організації буде перевагою);
• Вища освіта, додаткова освіта в адмініструванні;
• Знання документообігу: підтримка та вдосконалення документообігу;
• Досвід підготовки документів для відряджень, первинних фінансових заявок, звітів;
• Вільне володіння українською мовою;
• Англійська мова на рівні не нижче середнього (усна і письмова комунікація);
• Високий рівень комп’ютерної грамотності. Впевнений користувач 1С, Вчасно, Microsoft Office;
• Аналітичні здібності та уважність до деталей. Здатність самостійно виконувати поставлені завдання;
• Вміння працювати в умовах жорстких і множинних дедлайнів;
• Висока мотивація до протидії епідемії ВІЛ/СНІДу та підтримки діяльності неурядових організацій в Україні;
• Проактивність, попереджати виникнення проблеми, ініціативність у вирішенні задач.

Ми пропонуємо: роботу в динамічній організації з заохочувальним робочим середовищем, можливості продовження співпраці в рамках відділу та Альянсу загалом.

Для отримання додаткової інформації про організацію, її програмну діяльність та оголошені вакансії, будь ласка, відвідайте наш вебсайт: http://www.aph.org.ua/

Як подати заявку: надішліть своє резюме українською та/або англійською мовою і супровідний лист українською та/або англійською мовою на [відгукнутися]

Назва теми повідомлення має містити «Надання послуг адміністративного фахівця».

Терміни подання заявок і проведення відбору:

10 березня-26 березня 2026 р.

Політика Альянсу щодо персоналу та консультантів:

Міжнародний благодійний фонд «Альянс громадського здоров’я» прагне рівних можливостей і вітає заявки від людей з відповідною кваліфікацією з усіх верств суспільства. Особливо заохочується подання заявок кваліфікованими кандидатами, які належать до ключових груп населення або є представниками уразливих спільнот, зокрема живуть з ВІЛ/СНІДом.

Міжнародний благодійний фонд «Альянс громадського здоров’я» застосовує політику нульової толерантності щодо сексуальної експлуатації, наруги чи домагань та пов’язаного з ними зловживання владою чи повноваженнями. Очікується, що всі відібрані кандидати дотримуватимуться найвищих етичних стандартів і проходитимуть перевірку рекомендацій та репутації.

Зерніть, будь ласка, увагу на наступне:

Переможці конкурсу будуть повідомлені про його результати впродовж 15 робочих днів від дати останнього терміну подання документів для участі у конкурсі.

Результати конкурсу будуть надіслані електронним повідомленням на зазначену у резюме електрону адресу.