Діловод

Опис

BlueBird Tech — українська інженерна компанія, що створює інноваційні військові рішення. Ми працюємо на перетині оборонних розробок, програмного забезпечення, штучного інтелекту та систем безпеки.

Наша мета — посилення обороноздатності України та розвиток високотехнологічного сектору в міжнародному масштабі.

У зв’язку з розширенням та масштабуванням компанії ми шукаємо Діловода, який/яка підсилить нашу команду та допоможе розвивати технологічні рішення, що мають важливе значення.

Обов’язки:

1. Реєстрація документів

• Реєстрація вхідної та вихідної кореспонденції в реєстрі у день надходження
• Присвоєння вхідних та вихідних номерів відповідно до системи індексів.
• Заповнення реєстраційно-контрольних карток (РКК) для кожного зареєстрованого документа
• Внесення резолюцій CEO до РКК після отримання від керівника ВДЗ

2. Опрацювання кореспонденції

• Щоденна перевірка офіційної e-mail скриньки, первинна класифікація листів
• Переміщення листів між папками офіційної скриньки відповідно до їх статусу
• Підготовка «Папки на розпис» для CEO — формування переліку нових листів з пріоритетами.
• Надсилання виконавцям листів разом із текстом резолюції
• Відправка вихідної кореспонденції адресатам (e-mail / пошта / кур'єр) та збереження копій у справах

3. Підготовка документів

• Підготовка проєктів вихідних листів за дорученням
• Перевірка оформлення проєктів документів відповідно до ДСТУ 4163:2020 (реквізити, бланк, підписи)
• Розміщення зареєстрованих наказів та вихідних документів у папках Nextcloud

4. Контроль виконання

• Щоденний моніторинг статусів документів, що перебувають на контролі
• Надсилання нагадувань виконавцям
• Ескалація прострочень — інформування керівника ВДЗ та керівника підрозділу-виконавця

5. Взаємодія з підрозділами та майданчиками

• Прийом паперової кореспонденції від адміністраторів офісів, перевірка та реєстрація сканів
• Взаємодія з відокремленими підрозділами щодо передачі та обліку документів
• Виконання доручень керівника ВДЗ та провідного фахівця з діловодства

Вимоги:

• Фахова або вища освіта за спеціальністю «Документознавство та інформаційна діяльність», «Офісне адміністрування» або суміжний напрям
• Досвід роботи з документами або на адміністративній посаді від 1 року
• Досвід роботи із системами електронного документообігу (СЕД) буде перевагою

Буде плюсом:

• Досвід роботи на комерційному підприємстві
• Знання законодавства про доступ до публічної інформації та звернення громадян

Умови:

• Бронювання для військовозобов'язаних відповідно до чинного законодавства України.
• Стабільний графік роботи, повна зайнятість. (офісний формат м.Одеса)
• Комфортні умови праці та сучасне робоче середовище.
• Можливість кар'єрного зростання.
• Роботу над проєктами, що мають суспільну цінність і реальний вплив
• Дружню команду та здорову робочу атмосферу.

Якщо Ви шукаєте місце, де ваш професіоналізм, старанність і відповідальність приносять реальну користь та цінуються командою — будемо раді познайомитися.

У разі, якщо ваш досвід відповідатиме вимогам позиції, ми зв’яжемося з вами для подальшого спілкування.