Асистент CEO, референт

Ми шукаємо організованого, ініціативного та уважного до деталей помічника керівника, який буде надавати підтримку вищому керівництву в повсякденній діяльності та діловому спілкуванні.

Ця посада виходить за межі традиційної адміністративної підтримки. Помічник керівника відповідатиме за координацію діяльності керівництва, ведення ділового листування, підготовку презентацій та матеріалів, а також проведення досліджень для забезпечення стратегічної комунікації та прийняття рішень.

Ідеальний кандидат — ініціативна, уважна та здатна ефективно розподіляти пріоритети в динамічному міжнародному середовищі.

Основні обов’язки

Адміністративна підтримка керівника:

• Вести календар керівника, планувати зустрічі, дзвінки та прийоми.
• Координувати внутрішні та зовнішні зустрічі, готувати порядок денний та супровідні матеріали.
• Організовувати онлайн- та офлайн-зустрічі, ділові заходи та збори команди.
• Організовувати внутрішні та міжнародні ділові поїздки (авіаквитки, готелі, трансфери, маршрути).

Ділова комунікація та листування:

• Управління та складання професійної ділової кореспонденції (електронні листи, листи, офіційні повідомлення).
• Виконання функції комунікаційного посередника між керівництвом, внутрішніми командами та зовнішніми партнерами.
• Відстеження вхідних запитів та забезпечення своєчасного виконання подальших дій.

Дослідження та інформаційна підтримка:

• Проведення досліджень щодо контактів та партнерів (потенційні партнери, постачальники, контакти в галузі).
• Збір та систематизація інформації, необхідної для зустрічей, переговорів та ділових обговорень.
• Підготовка інформаційних матеріалів та резюме для засідань керівництва.

Підготовка презентацій та документів:

• Підготовка презентацій, звітів та матеріалів для внутрішнього та зовнішнього використання.
• Підтримка у створенні презентацій для керівництва, документів та аналітичних матеріалів.
• Ведення та організація документації та архіву кореспонденції.

Адміністративна координація:

• Управління конфіденційною інформацією з обережністю та професіоналізмом.
• Координація комунікації з постачальниками, партнерами та постачальниками послуг.
• Забезпечувати безперебійну комунікацію між відділами та зацікавленими сторонами.

Вимоги

• Вища освіта.
• Досвід роботи на посаді помічника керівника, особистого помічника, офіс-менеджера або на аналогічній посаді.
• Відмінне володіння англійською мовою в усній та письмовій формі (на рівні ділового спілкування).
• Відмінні організаторські навички та вміння виконувати кілька завдань одночасно.
• Впевнене володіння комп’ютером (MS Office / Google Workspace).
• Вміння готувати професійні презентації та ділові документи.
• Високий рівень відповідальності, увага до деталей та дискретність.

Бажано

• Досвід роботи з керівниками вищої ланки або міжнародними командами.
• Досвід підготовки ділових презентацій або звітів.
• Вміння користуватися інструментами управління календарем та бронювання подорожей.