Procurement and Logistic Associate, Асистент відділу закупівель

1. Background

Team4UA implements humanitarian and early recovery projects across Ukraine, ensuring timely, transparent, and compliant delivery of goods, works, and services in line with donor regulations and internal procurement policies. In the context of ongoing emergency response and infrastructure-related interventions — including construction, rehabilitation, and technical activities — Team4UA is strengthening its operational capacity to ensure efficient procurement, logistics coordination, compliance with donor regulations, and proper documentation for audit and accountability purposes.

2. Position Overview

Under the supervision of the Logistics & Procurement Manager, the Procurement & Logistic Associate supports procurement and logistics processes, with a focus on inventory and asset management, delivery coordination, and documentation control. The role ensures proper receipt, registration, tracking, and movement of goods and equipment, as well as maintaining accurate records in line with Team4UA policies and donor compliance requirements.

3. Key Responsibilities

A. Goods Acceptance & Asset Management

• Receive delivered goods and verify quantities and quality against procurement documentation.
• Conduct physical inspections and support acceptance procedures.
• Assign inventory numbers and ensure proper labeling of all assets.
• Coordinate delivery schedules with procurement and technical teams.
• Manage movement of goods between locations and track all transfers.
• Support equipment check-in/check-out processes.

B. Inventory Management & Documentation

• Maintain accurate and up-to-date inventory records for all assets and supplies.
• Update information on asset location, condition, and responsible person.
• Ensure proper documentation of all inventory movements and status changes.
• Maintain registers, stock cards, and related logistics documentation.
• Ensure proper filing and archiving of all inventory and logistics records.

C. Procurement & Logistics Support

• Support procurement documentation and coordination processes.
• Assist in preparation of payment documentation for delivered goods.
• Coordinate with finance, warehouse, and program teams.
• Ensure compliance with internal procedures and audit requirements.

4. Qualifications and Experience

Education: University degree in Procurement, Logistics, Civil Engineering, Construction, Business Administration, or related field.

Experience:

• Minimum 1−3 years of relevant experience in logistics, procurement support, inventory management, or operations.
• Experience in NGO or humanitarian/development context is an advantage.
• Experience with asset or warehouse management is an asset.

Skills and Competencies:

• Strong organizational and documentation skills.
• High attention to detail and accuracy.
• Ability to manage multiple operational tasks simultaneously.
• Proficiency in MS Office (especially Excel) and inventory tracking tools.
• Strong coordination and communication skills.

Languages:

Ukrainian: fluent. English: working knowledge will be an advantage.

5. Supervision and Reporting

The Procurement & Logistic Associate reports to the Logistics & Procurement Manager and works in close coordination with procurement staff, finance team, warehouse personnel, and program teams to ensure proper logistics and inventory management.

6. Duration and Duty Station

Duration: 6 months (with possibility of extension subject to funding). Duty Station: Dnipro, Ukraine (with possible field travel).

7. Reservation: In accordance with Ukrainian legislation and subject to organizational eligibility, the position may be eligible for staff reservation (military deferment). Reservation is processed in line with national regulations and internal procedures.

8. Diversity, Equity, and Inclusion. We value diverse backgrounds and perspectives and foster a respectful, inclusive working environment where everyone can contribute and grow.

9. Equal Employment Opportunity. Team4UA is an equal opportunity employer and does not tolerate discrimination on any legally protected grounds.

10. Protection and Ethics. Team4UA adheres to PSEA principles and does not tolerate abuse, harassment, or misconduct. All staff must comply with Ukrainian law, the Code of Conduct, internal policies, complete mandatory safeguarding training, and uphold humanitarian accountability standards.

1. Передумови

Team4UA реалізує гуманітарні та відновлювальні проєкти по всій Україні, забезпечуючи своєчасну, прозору та відповідну вимогам донорів закупівлю товарів, робіт і послуг. У межах поточних гуманітарних та інфраструктурних проєктів (включаючи реконструкцію, будівельні та технічні роботи) організація посилює операційну спроможність у сфері закупівель та логістики для забезпечення ефективності, відповідності вимогам донорів та належної підзвітності.

2. Опис посади

Під керівництвом Менеджера з постачання та логістики, Асистент відділу постачання підтримує процеси закупівель і логістики з фокусом на управління запасами та активами, координацію постачань і контроль документації. Посада забезпечує належне приймання, реєстрацію, облік і переміщення товарів та обладнання, а також ведення точної документації відповідно до політик Team4UA та вимог донорів.

3. Основні вимоги

А. Приймання товарів та управління активами

• Приймання товарів і перевірка кількості та якості.
• Проведення фізичних перевірок і оформлення приймання.
• Присвоєння інвентарних номерів та маркування активів.
• Координація постачань із відповідними командами.
• Відстеження переміщення товарів між локаціями.
• Контроль видачі та повернення обладнання.

Б. Управління запасами та документація

• Ведення актуального обліку активів і запасів.
• Оновлення інформації (локація, стан, відповідальна особа).
• Документування всіх змін і переміщень.
• Ведення реєстрів і логістичної документації.
• Забезпечення належного архівування документів.

В. Підтримка закупівель і логістики

• Підтримка оформлення закупівельної документації.
• Підготовка документів для оплат.
• Координація з фінансовим і програмними підрозділами.
• Забезпечення відповідності процедур і вимог аудиту.

3. Кваліфікація та досвід

Освіта: Вища освіта у сфері закупівель, логістики, будівництва, інженерії, бізнес-адміністрування або суміжних галузях.

Досвід:

• 1−3 роки релевантного досвіду.
• Досвід у гуманітарному секторі є перевагою.
• Досвід управління запасами або складом — бажаний.

Навички та компетенції:

• Сильні організаційні та документальні навички.
• Увага до деталей.
• Здатність працювати з кількома задачами.
• Впевнене володіння MS Office (Excel).

Мови:

• Вільне володіння українською мовою — обов’язкове.
• Робоче рівень англійської мови буде перевагою.

5. Супервізія та звітність

Фахівець підпорядковується Менеджеру з постачання та логістики та співпрацює з фінансовими, програмними та операційними командами.

6. Тривалість та місце роботи

Тривалість: 6 місяців (з можливістю продовження за наявності фінансування). Місце роботи: м. Дніпро, Україна.

7. Бронювання: Відповідно до законодавства України та за умови відповідності організації критеріям, посада може підлягати бронюванню працівника. Процедура бронювання здійснюється згідно з чинними нормативними вимогами та внутрішніми процедурами організації.

8. Різноманіття, рівність та інклюзія. Ми цінуємо різноманіття досвіду та створюємо інклюзивне середовище, де кожен може розвиватися та робити внесок.

9. Рівні можливості працевлаштування. Team4UA є роботодавцем рівних можливостей і не допускає дискримінації за будь-якими ознаками, захищеними законом.

10. Захист та етика. Ми дотримуємося принципів PSEA та не допускаємо зловживань чи домагань. Усі працівники зобов’язані дотримуватися законодавства, Кодексу поведінки та внутрішніх політик, пройти обов’язкове навчання та підтримувати гуманітарні стандарти підзвітності.