Офіс-менеджер

Ця роль підтримує внутрішні операції Sigma Software, забезпечуючи ефективне управління офісом та створюючи продуктивне, приємне робоче середовище. Ти будеш тісно співпрацювати з HR, фінансовим відділом та іншими департаментами, щоб підтримувати високий рівень організаційної ефективності, комунікації та безпеки.

Як частина внутрішньої адміністративної команди, ти відповідатимеш за управління офісними процесами, взаємодію з постачальниками, контроль бюджету та організацію відряджень. Ця позиція відіграє ключову роль у підтримці внутрішніх команд і забезпеченні операційної досконалості в офісах компанії.

Обовʼязки

• Організовувати планування офісного простору та замовляти канцтовари/обладнання
• Підтримувати належний стан офісу та організовувати необхідні ремонти
• Організовувати офісні операції та процедури
• Планувати та призначати зустрічі
• Співпрацювати з HR для оновлення та підтримки офісних політик
• Забезпечувати своєчасне виставлення рахунків та оплату
• Вести переговори щодо контрактів та цін з постачальниками та сервісними компаніями
• Контролювати офісний бюджет та забезпечувати точну звітність
• Надавати загальну підтримку відвідувачам
• Допомагати в адаптації нових співробітників та координувати вручення подарунків
• Відповідати на запити співробітників щодо питань управління офісом
• Взаємодіяти з постачальниками послуг з управління приміщенням (прибирання, кейтеринг, охорона)
• Планувати та координувати внутрішні та зовнішні заходи (вечірки, святкування, конференції)
• Планувати, бронювати та координувати відрядження для колег і клієнтів
• Готувати звіти про витрати на відрядження та рекомендації щодо оптимізації витрат
• Вести базу даних частих мандрівників, постачальників та історії відряджень
• Виконувати інші завдання, які можуть бути доручені

Вимоги

• Досвід роботи на позиції Office Manager, Front Office Manager або Administrative Assistant
• Знання обов’язків, систем та процедур адміністрації офісу
• Володіння MS Office (Excel, Outlook)
• Відмінні навички тайм-менеджменту, багатозадачності та пріоритизації
• Увага до деталей та вміння вирішувати проблеми
• Відмінні письмові та усні комунікаційні навички
• Сильні організаційні та планувальні навички
• Креативне мислення та здатність пропонувати покращення
• Рівень англійської не нижче Strong Intermediate

Буде плюсом

• Досвід роботи в міжнародних компаніях
• Знання систем управління відрядженнями
• Навички організації заходів

Особистий профіль

• Висока організованість та увага до деталей
• Сильні навички міжособистісної взаємодії та вміння працювати з різними командами
• Проактивне вирішення проблем з креативним підходом
• Комфортно працювати з кількома завданнями у швидкому темпі