Асистент проєкту

МБФ «Українська фундація громадського здоров’я» (УФГЗ) працює в Україні з метою розбудови місцевого потенціалу та підтримки українських ініціатив, які полягають у наданні життєво важливої допомоги найбільш незахищеним жінкам, дітям та молоді. В Україні фонд працює з 2008 року і запроваджує моделі, спрямовані на профілактику соціального сирітства, ґендернозумовленого насильства та ВІЛ, СНІД; сприяє розвитку місцевих громад через підвищення спроможності громадських організацій та органів місцевого самоврядування щодо покращення спектру, доступу та якості соціальних послуг і послуг реабілітації.

Загальна інформація про проєкт: Проєкт спрямований на підтримку жінок та дівчат,  постраждалих від війни громадах Чернігівської та  Харківської областей та створення їм полегшеного доступу до рекреаційних та психосоціальних заходів, інформаційних сесій, юридичних та медичних консультацій, кризової допомоги, довгострокової емоційної, психологічної та соціальної підтримки. Він допоможе танавчить клієнток виходити з кризових ситуацій.

Зайнятість: повна.

Місце надання послуг:  м. Київ.

Термін надання послуг: 01 травня 2026 — 31 березня 2027 р.

Основні цілі: Надання організаційної та адміністративної підтримки команді проєкту, забезпечення належного ведення програмної документації. Посада передбачає ведення діловодства, комунікацію з партнерами, контроль за графіками, логістичний супровід виїздів, замовлень та заходів, допомогу у підготовці документів, звітності та внутрішньої координації. Асистент відіграє ключову роль у щоденній організації роботи та створенні сприятливих умов для ефективної діяльності всієї команди.

Основні функції:

• Надання організаційної та адміністративної підтримки старшим фахівцям та керівництву проєкту.

• Збір програмних даних від команд проєкту та перевірка їх відповідності документації, що подається для фінансових виплат.

• Ведення та систематизація програмної документації проєкту.

• Забезпечення належного зберігання та архівування програмних документів.

• Надання логістичної та організаційної підтримки місцевим командам проєкту.

• Підготовка та узагальнення переліків потреб для забезпечення діяльності проєкту.

• Письмові та усні переклади українською та англійською мовою, пов’язані із підготовкою документів, звітів, заходів;

• Операційна підтримка, зворотній зв’язок (листування, уточнення, комунікація із командами проєктів та партнерами у регіонах);

• Підготовка угод для надавачів послуг: перевірка, прийом, сортування, подання до підпису, розсилка;

• Організація спільно з координаторами проєктів зустрічей і заходів, будь яких активностей у межах діяльності організації;

• Підготовка для опублікування на інформаційних ресурсах проєктів відомостей про діяльність/активності в рамках проєктів УФГЗ;

• Підготовка матеріалів для проведення навчальних заходів, інформаційних матеріалів у рамках проєктів УФГЗ;

• Участь у всіх заходах УФГЗ;

• Моніторинг та аналіз статистичної інформації в рамках проєктів УФГЗ;

• Надання пропозицій координаторам проєктів у частині підготовки робочих планів і заходів;

• Підготовка історій успіху за результатами впровадження активностей проєктів та з метою промоції проєктів;

• Заповнення звітної документації та систематизація документів в рамках проєктів;

• Аналіз первинної документації, отриманої від надавачів послуг; підготовка рекомендацій щодо удосконалення документообігу всередині проєкту, виправлення недоліків в отриманих документах.

Інші функції:

• Участь у робочих зустрічах з командою, донором та іншими ключовими партнерами, необхідними для реалізації проєкту.

Звітування:

• Надання необхідної звітності за проєктом. Підготовка інформації на запит від донора.

Вимоги:

• вища освіта (рівень магістра/бакалавра), бажано у відповідних сферах (Економіка або Менеджмент і маркетинг);

• швидке реагування на зовнішні чинники щодо потреб у психосоціальній допомозі;

• досвід та/або мотивація працювати в проєктах, спрямованих на запобігання та попередження ґендерно зумовленого насильства;

• відмінне володіння англійською мовою;

• досвід перекладу офіційних документів, програмних звітів тощо;

• готовність до короткотривалих відряджень в межах Україні;

• мультизадачність і стресостійкість, результативність та ефективний тайм-менеджмент;

• здатність ефективно спілкуватися зі всіма зацікавленими сторонами, включаючи учасників проєкту, партнерів, фахівців є необхідною для забезпечення спільної роботи та досягнення мети проєкту;

• пунктуальність, уважність, відповідальність

• здатність до ретельного планування, організації та виконання різних завдань і дій в рамках проєкту для досягнення поставлених цілей;

• здатність реагувати, за наявності викликів, на ситуацію своєчасно та якісно;

• орієнтація на результат.

Ми є роботодавцем рівних можливостей і не дискримінуємо у своєму виборі та працевлаштуванні на основі раси, кольору шкіри, релігії, статі, національного походження, політичної приналежності, сексуальної орієнтації, гендерної ідентичності, сімейного стану, інвалідності, генетичної інформації, віку.