Помічник керівника, діловод

GoSwift Україна — це компанія, що спеціалізується на цифрових рішеннях для управління міграційними політиками. Наша мета — підвищення прозорості, безпеки та ефективності процесів перетину кордону та транспортної логістики за допомогою сучасних ІТ-рішень.

У зв’язку з розширенням команди ми шукаємо системну та відповідальну людину, яка допоможе в організації процесів та виконуватиме операційні задачі.

Наші очікування

• 2+ років досвіду на релевантній позиції (помічник керівника, секретар, діловод);
• Досвід роботи з документами (договори, листи);
• Впевнене користування Microsoft Word, Google Workspace;
• Базові навички роботи з офісною технікою (принтер, сканер);
• Базова англійська або досвід користування перекладачами для написання листів;
• Хороші організаційні навички та вміння тримати багато задач одночасно.

Буде плюсом

• Досвід роботи в державних структурах;
• Досвід організації подій або офісного життя;
• Досвід ведення обліку техніки / ресурсів.

Обов’язки

• Підготовка та оформлення документів (договори, листи, акти);
• Структурування та зберігання інформації (документи, файли, запити);
• Відправка та отримання документів (пошта / кур'єри);
• Актуалізація даних, переписка та збір даних по тендерних процедурах;
• Організація закупівель для офісу;
• Ведення реєстру техніки та контроль її обліку;
• Координація клінінгу та технічного обслуговування офісу;
• Зустріч гостей та організація переговорів;
• Організація відряджень (квитки, проживання);
• Виконання операційних доручень керівника.

Умови роботи

• Повна зайнятість, офісний формат роботи (м. Теремки);
• Робочий час: з 09:00 до 18:00 або з 10.00 до 19.00;
• Офіційне працевлаштування;
• Оплачувану відпустку (24 календарні дні) та лікарняні;
• Випробувальний термін — 3 місяці.