Референт, помощник руководителя

Требования: знание английского языка, коммуникабельность, стрессоустойчивость, умение работать в команде, управленческие навыки, быстрая обучаемость, тактичность, граммотная речь

Обязанности:

1. Осуществляет прием — передачу информации (телефонная, мобильная, факс связи, телефонограммы, корреспонденция), поступающая (исходящая) в приемную и адресованная Руководителю по функции управления (предприятия) из (для) внешних источников: вышестоящие органы управления предприятием, акционеры, вышестоящие органы государственной власти, др.

2. Выполняет действия по организации рабочего процесса Руководителя по функции управления (предприятия), в том числе подготовка проведения заседаний, совещаний у Руководителя по функции или у вышестоящего Руководителя.

3. Осуществляет организацию создания комфортных условий для продуктивной работы Руководителя предприятия

4. Организует работы по осуществлению поездок Руководителя в служебные командировки

5. Обрабатывает, комплектует поступающую корреспонденцию (запросы, обращения, письма) информационные материалы; проекты докладов; проекты распорядительной, административной, коммерческой, технической и другой документации и представляет Руководителю на рассмотрение (направляет другим адресатам).

6.Доводит до сведения соответствующих работников подразделений или сторонних организаций содержание решений, принятых руководителем.

7. Своевременно направляет исполнителям поручения, распоряжения, приказы руководителя предприятия согласно резолюции.

8. Ведёт делопроизводство (осуществляет прием корреспонденции, поступающей на имя руководителя, регистрирует ее в электронном журнале, систематизирует соответственно принятому на предприятии порядку и передает ее после рассмотрения руководителям в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы или подготовки ответа).

9. Осуществляет контроль сроков выполнения поручений и устанавливает причины несвоевременного выполнения поручений, поставленных на контроль, информирует Руководителя о ходе их выполнения.

10. Организует прием работников, посетителей и содействует оперативному рассмотрению обращений, заявлений и предложений.

11. При организации и проведении встреч, переговоров, приема посетителей, приема делегаций и гостей предприятия обеспечивает соблюдение соответствующих норм этикета

12. Планирует и организует бесперебойное обслуживание автотранспортом руководителя по функции управления или работников функции по указанию (согласованию) руководителя по функции управления.

13. Выполняет требования документов Системы менеджмента, действующих на предприятии, нормативно-правовых актов по вопросам охраны труда, правил пожарной безопасности, правил внутреннего трудового распорядка, правил Положения о коммерческой тайне предприятия.

14. Соблюдает деловой этикет.

15. Выполняет другие поручения начальника административного отдела, Руководителя по функции управления.