Адаптация персонала — это важный процесс, который позволяет новому члену коллектива влиться в работу с максимальной эффективностью. И хотя далеко не во всех компаниях есть алгоритм адаптации сотрудников, мы советуем не пропускать этот этап, ведь от него, в том числе, зависит успех достижения ваших бизнес-целей.
Адаптационный процесс в первую очередь направлен на то, чтобы сотрудник получил полную информацию о компании, правилах и миссии, а также о своей должности, требованиях и обязанностях. В конце периода адаптации у новичка должно быть четкое понимание того, какие задачи перед ним стоят.
Успех адаптации новичка во многом зависит от заинтересованности и участия его непосредственного руководителя. Поэтому лучше всего создавать адаптационную систему в тандеме с руководством компании.
Алгоритм адаптации нового сотрудника
Чтобы помочь новичку адаптироваться в новой компании, мы советуем придерживаться следующих этапов.
Этап 1 — знакомство
Прежде чем новичок приступит к работе, необходимо дать ему максимум информации о компании и коллективе.
- Подпишите оффер, то есть предложения о работе. Да, именно в этот момент начнется адаптация новичка. После успешного прохождения собеседования и устных договоренностей о его выходе в компании, необходимо отправить будущему сотруднику письменное соглашение. Укажите в нем должность, отдел, в котором будет работать человек, данные о руководителе и будущих функциональных обязанностях работника, а также информацию о зарплате.
- Подготовьте рабочее место. Когда известна дата выхода нового сотрудника, самое время подготовить для него необходимое рабочее место. В зависимости от того, как принято в вашей компании, нужно оповестить системного администратора, офис-менеджера или другой персонал, задействованный в организации рабочего пространства для сотрудников. Установите четкую дату, когда все должно быть готово.
- Сообщите сотрудникам о выходе новичка. По почте или через корпоративный мессенджер вышлите короткую информацию о новичке всем сотрудникам либо руководителям и тем, кто непосредственно будете взаимодействовать с новым работником.
- В день выхода новенького познакомьте его с компанией. Проведите ему экскурсию по офису или предприятию. Познакомьте с сотрудниками. Сообщите о графике работы и должностных обязанностях.
Расскажите о внутренних правилах, миссии и ценностях, поделитесь историей создания компании. Такая беседа может проходить устно, либо вы можете предложить сотруднику посмотреть видеоролик о компании или прочитать специальный справочник.
Например, в Work.ua мы создали специальную «Книгу новичка», в которой описали историю компании, внутренние правила, важные числа и все-все-все, что посчитали необходимым для знакомства с командой изнутри. Мы даем ее прочитать всем новичкам, и согласно внутреннему опросу, она действительно помогает им адаптироваться.
Вы можете использовать собственную методику. Главное — не бросайте новичка одного, сходу заваливая его сложными задачами. Он еще успеет и план продаж выполнить, и проект запустить. Но для начала помогите ему почувствовать себя «своим». - Подключите непосредственного руководителя. После того как вы провели вводную беседу, пора подключить к процессу руководителя нового сотрудника. В отделе ему должны подробно рассказать о поставленных задачах и процессах работы.
В некоторых компаниях к новичку прикрепляют наставника, который помогает больше узнать о компании, приемах и специфике работы. К такому наставнику новичок всегда может обратиться за советом или разъяснениями.
Этап 2 — профессиональный аспект
Помимо знакомства и вливания в коллектив, в период адаптации важно также уделить особое внимание профессиональной стороне вопроса.
- Поставьте цели. Перед новичком должны быть поставлены четкие и достижимые цели. Лучше всего, если они будут записаны в специальном документе. Чтобы и вы, и сотрудник всегда могли к ним вернуться и сверить, все ли идет так, как запланировано.
- Давайте обратную связь. Раз в неделю или раз в месяц до окончания испытательного срока назначайте встречи с новым сотрудником. На них вы можете обсуждать, насколько комфортно новичку работается у вас в компании, какие трудности он испытывает во время прохождения испытательного срока, все ли задачи ему понятны и так далее.
Посоветуйте сотруднику предварительно готовиться к таким встречам, составляя некий отчет о проделанной работе. - Сотрудничайте с руководителем сотрудника. В процессе адаптации выполняется еще одна немаловажная роль — «дошлифовка» знаний и навыков нового сотрудника. Ведь даже опытному специалисту не всегда легко подстроиться под специфику работы конкретной компании.
Поэтому постоянно поддерживайте связь с руководителем новичка, чтобы он помог овладеть сотруднику необходимыми навыками и получал максимально полную обратную связь о своей работе.
Этап 3 — итоги
Когда испытательный срок новичка в компании подходит к концу, самое время подведения итогов.
- Проведите анализ. За неделю до окончания испытательного срока вместе с руководителем сотрудника подведите итоги работы. Проанализируйте, что было сделано хорошо, а что требует доработки.
- Побеседуйте с другими сотрудниками, которые соприкасались с новичком в работе. Соберите их отзывы и впечатления, чтобы понять, насколько комфортно будет коллективу и новичку работать вместе.
- Примите решение. После того, как будут взвешены все «за» и «против», совместно с руководителем нового сотрудника решите, оставлять его или уволить.
- Сообщите о своем решении сотруднику с четкой аргументацией, что было выполнено хорошо, что стоит улучшить, или назовите четкие причины увольнения.
В случае успешного прохождения испытательного срока и адаптационного периода, вы можете вверять нового сотрудника непосредственному руководителю.
Кстати, своими методами адаптации или онбординга персонала с нами поделилась компания EnglishDom, узнайте, как у нее проходит этот процесс, прежде чем разрабатывать собственную методику.