Керівник служби управління справами (автоматизація документообігу)

Компанія «ДІЛА, Медична лабораторія» є однією з провідних медичних лабораторій у місті Київ. Ми спеціалізуємося на наданні якісних медичних послуг та діагностики для наших пацієнтів. Наша мета — забезпечити найвищий рівень сервісу та задоволення потреб наших клієнтів.

Шукаємо Керівник служби управління справами, який має досвід в автоматизації документообігу.

Основні обов’язки:

• Організовує та управляє комплексною системою діловодства та служби секретаріату;
• Організовує забезпечення роботи з дозвільною системою;
• Забезпечує організацію та супровід зустрічей, поїздок з замовленням квитків, готелів тощо;
• Організовує та навчає персонал основам ділового листування, ведення телефонних переговорів, складанню протоколів зустрічей, порядку денного тощо;
• Забезпечує опрацювання, використання, зберігання, переклад, знищення документів різного ступеню доступу;
• Організовує обробку вхідної та вихідної кореспонденції (приймання, реєстрація, сортування, переадресація, відправлення), в тому числі в системі електронного документообігу;
• Реєструє, веде облік та відповідає за збереження установчої документації;
• Здійснює методичне керівництво організацією діловодства в підрозділах підприємства, контроль за правильним формуванням та зберіганням матеріалів, своєчасним передаванням їх до архіву;
• Розробляє інструкції та процедури щодо ведення діловодства на підприємстві та в його підрозділах;
• Організовує роботу по формуванню справ та передачі їх в архів;
• Розробляє та організовує роботу системи збереження документації та загального документообороту (в тому числі ЕДО);
• Контролює роботу архіву Компанії. Керує працівниками сектору канцелярії та секретаріату;
• Забезпечує комфорт робочих місць офісів. Контролює використання приміщень офісів та основних засобів в них.

Вимоги:

• Повна вища освіта за напрямком документознавство, економіка, менеджмент, та інш.;
• Досвід роботи не менше 2-х років в службі діловодства на керівній посаді. Буде перевагою, якщо кандидат має досвід впровадження/участі або модернізації системи документообігу, ЕДО, архіву (в тому числі електронного). Досвід роботи з системами автоматизації документообігу, досвд роботи з секретаріатом директорів;
• Високий рівень комунікабельності та вміння домовлятися для спільного результату. Навички ділового спілкування/листування. Навички роботи з великими обсягами інформації та документів. Планування та ефективне управління робочим часом;
• Аналітичний склад розуму та системне мислення. Скрупульозність при введені документації;
• Досвідчений користувач MS OFFICE, 1С, Internet, поштові програми, Acrobat Reader, ABBYY FineReader, ПТАХ, Вчасно та інш. платформи ЕДО.

Ми пропонуємо:

• Офіційна та конкурентноспроможна заробітна плата;
• Оплачувана відпустка та лікарняний;
• Можливості для професійного розвитку;
• Робота в стабільній та успішній компанії;
• Система знижок на обслуговування в лабораторіях Діла;
• Після випробного терміну можливий гібридний графік роботи.

Якщо ви готові взяти на себе відповідальність та прийняти виклик, надсилайте своє резюме. Ми з нетерпінням чекаємо на ваші заявки та готові обговорити можливості співпраці.