Офіс-адміністратор

Вакансія: Офіс-адміністратор Українського інституту майбутнього

Графік роботи: повна зайнятість, графік з 9:00 до 18:00;

Локація: м. Київ, район метро Печерська

Основні обов’язки:

• організація та підтримка щоденної роботи офісу;
• зустріч гостей, підготовка приміщень до зустрічей, подій, тренінгів, круглих столів; координація бронювання залів, робочих просторів і технічного забезпечення заходів;
• допомога в організації онлайн- і офлайн-заходів, зокрема Zoom-конференцій, вебінарів, тренінгів;
• робота з реєстраційними формами, списками учасників, таблицями відвідуваності;
• комунікація з учасниками заходів, партнерами, підрядниками, технічними спеціалістами;
• ведення базових адміністративних таблиць, списків, графіків, чеклістів;
• контроль наявності офісних товарів, води, кави, побутових засобів, витратних матеріалів;
• допомога з підготовкою документів, листів, звітів, актів;
• виконання поточних доручень керівництва та адміністративної команди.

Вимоги:

• відповідальність і уважність до деталей;
• організованість і здатність доводити задачі до кінця;
• вміння працювати в режимі багатозадачності;
• спокійна й адекватна комунікація з людьми;
• готовність вирішувати практичні питання «тут і зараз»;
• самостійність, ініціативність і включеність у процес;
• пунктуальність і надійність;
• вміння бачити, що потрібно зробити, не чекаючи окремого нагадування на кожну дрібницю.

Потрібні навички:

• впевнене користування комп’ютером, інтернетом та електронною поштою;
• базова робота з Google Docs, Google Sheets / Excel, Google Drive;
• вміння швидко розбиратися з простими онлайн-інструментами;
• грамотна українська мова;
• базова ділова комунікація в месенджерах та електронній пошті;

Особисті якості, які нам дуже важливі:

• уважність, зібраність, доброзичливість, чесність;
• стресостійкість і вміння не панікувати, коли одночасно «горить» кілька задач;
• повага до людей і до спільного робочого простору;
• бажання бути частиною команди, а не просто «відпрацювати години».

Якщо вам цікава наша пропозиція, надішліть резюме за адресою:

📧 [откликнуться]