Business Assistant

Місія ролі

Забезпечувати безперебійну, структуровану та ефективну роботу керівника через координацію адміністративних процесів, управління пріоритетами та оптимізацію внутрішніх операцій департаменту.

Основні обовʼязки:

• Адміністративна та організаційна підтримка керівника під час зустрічей, нарад, презентацій та робочих подій, включно з підготовкою матеріалів та фіксацією домовленостей

• Планування, координація та супровід робочого календаря керівника (зустрічі, дедлайни, нагадування)

• Підготовка до зустрічей: збір інформації, формування порядку денного та контроль виконання рішень

• Координація адміністративної роботи команди департаменту та взаємодія з іншими підрозділами

• Організація відряджень, офіційних зустрічей, заходів та робочих подій

• Робота з внутрішніми документами: договори, листування, погодження, контроль строків

• Ведення та контроль задач у системах управління роботою та знаннями (Jira, Confluence)

• Використання внутрішніх систем документообігу, АСКОД — буде перевагою

• Підтримка керівника та управлінської команди, включно з координацією зустрічей і контролем виконання домовленостей

Особисті якості та компетенції:

• Високий рівень організованості, системності та уваги до деталей

• Уміння мислити на 2−3 кроки наперед та проактивно передбачати потреби керівника

• Здатність ефективно працювати в умовах багатозадачності та швидкої зміни пріоритетів

• Відповідальність, надійність та вміння доводити задачі до результату

• Розвинені комунікативні навички, дипломатичність і тактовність

• Ініціативність та готовність брати відповідальність за процеси, а не лише за окремі задачі

• Вільне володіння українською мовою (усна та письмова ділова комунікація)

• Англійська мова на рівні B1-B2 (робоча комунікація з іноземними партнерами, можливі відрядження)