Фахівець, фахівчиня зі складської та логістичної діяльності, Warehouse and Logistics Officer

Mission Kharkiv є однією з найбільших медичних благодійних організацій в Україні за обсягом наданої допомоги. Один iз ключових напрямів нашої роботи системна підтримка дорослих пацієнтів з онкологічними захворюваннями.

Наша організація з 2022 року реалізує масштабні програми з постачання лікарських засобів, транспортування та евакуації пацієнтів, надання першої допомоги, забезпечення гігієнічних наборів, а також надає психосоціальну підтримку бенефіціарам і посилює спроможність медичного персоналу

Короткий опис ролі:

Logistic Officer відповідає за координацію та підтримку операційної діяльності, пов’язаної з управлінням автопарком, адміністративною інфраструктурою та логістичною підтримкою проєктної діяльності Місії Харків. Посада передбачає забезпечення безпечного та ефективного використання транспортних засобів, підтримку належного функціонування офісних та польових приміщень, координацію технічного обслуговування, а також контроль дотримання внутрішніх процедур організації, забезпечення загрузки та вигрузки медичних та логістиних товарів, проведення інвентарізації за запитом керівника логістичного відділу або іншої відповідальної особи.

Несе матеріальну відповідальність за передані йому/їй товарно-матеріальні цінності відповідно до внутрішніх документів Mission Kharkiv та чинного законодавства України.

Основні обовʼязки:

Управління автопарком

• Забезпечувати координацію використання автопарку Місії Харків відповідно до потреб програмних команд та внутрішніх процедур організації.
• Організовувати отримання та обробку запитів на транспорт, формувати графіки переміщень команд та координувати використання транспортних засобів.
• Контролювати технічний стан автомобілів, організовувати проведення технічного обслуговування, ремонтів та сезонної підготовки транспорту.
• Контролювати ведення logbooks, облік пробігу, витрат пального, сервісного обслуговування та іншої документації, пов’язаної з автопарком.
• Забезпечувати своєчасне оновлення страхування, реєстраційних документів та інших обов’язкових документів на транспортні засоби.
• Проводити моніторинг безпечного використання транспортних засобів та дотримання водіями внутрішніх правил організації.
• Підтримувати координацію переміщення польових команд відповідно до безпекових рекомендацій та логістичних потреб проєктів.

Facility management

• Забезпечувати належне функціонування офісних та польових приміщень організації.
• Координувати проведення дрібних ремонтних робіт, технічного обслуговування приміщень та взаємодію з підрядниками й орендодавцями.
• Контролювати наявність та справність офісного обладнання, меблів, генераторів, засобів зв’язку та інших адміністративних ресурсів.
• Організовувати закупівлю та облік господарських і офісних матеріалів відповідно до внутрішніх процедур.
• Забезпечувати контроль умов безпечного використання приміщень, включно з базовими вимогами пожежної безпеки та організаційної безпеки.
• Координувати питання, пов’язані з електропостачанням, інтернетом, водопостачанням та іншими адміністративними сервісами.

Адміністративна та операційна підтримка

• Підтримувати ведення операційної документації, пов’язаної з logistic management.
• Забезпечувати належне архівування документів та оновлення внутрішніх реєстрів.
• Надавати логістичну та адміністративну підтримку програмним командам під час реалізації польових активностей.
• Виконувати інші операційні завдання за дорученням проєктного менеджера в межах проєктної діяльності.
• Загрузка та вигрузка медичних та логістичних товарів як в офісних приміщеннях так і на складських приміщеннях організації. Забезпечувати належне приймання, зберігання, облік і видачу лікарських засобів із дотриманням вимог GDP, внутрішніх SOP, контролем термінів придатності, серій та простежуваності їх руху.
• Проведення логістичної інвентаризації за запитом керівника логістичного відділу та/або іншої відповідальної особи.

Warehouse Management:

• приймання лікарських засобів, медичних виробів та інших ТМЦ;
• перевірка кількості, комплектності та стану поставок;
• організація належного зберігання відповідно до вимог виробника та внутрішніх процедур;
• видача товарів зі складу відповідно до затверджених документів;
• ведення складського обліку;
• контроль залишків;
• участь у плануванні потреб та повідомлення про необхідність поповнення запасів;
• участь у регулярних та позапланових інвентаризаціях;
• забезпечення належного оформлення первинної складської документації.

Вимоги:

• Вища або середня спеціальна освіта у сфері логістики, транспорту, адміністрування або суміжних напрямів.
• Не менше 1 року досвіду роботи у сфері fleet management, warehouse logistics, logistics, facility management або операційної підтримки.
• Досвід координації транспортних засобів, організації логістичних процесів та ведення складського обліку.
• Досвід роботи з товарно-матеріальними цінностями, зокрема приймання, зберігання, обліку та видачі матеріальних цінностей.
• Практичний досвід взаємодії з підрядниками та контролю технічного обслуговування.
• Впевнене володіння MS Office (Excel, Word, Google Sheets).
• Водійське посвідчення категорії B.
• Уважність до ведення документації, високий рівень організованості та відповідальності.
• Здатність працювати в умовах багатозадачності та дотримуватись дедлайнів.
• Вільне володіння українською мовою.
• Забезпечувати ефективну взаємодію з командами Procurement, Finance, Programs та Medical Department для координації закупівель, приймання, обліку, зберігання і видачі товарно-матеріальних цінностей, підтримки проєктної діяльності та дотримання внутрішніх процедур Mission Kharkiv.

Буде перевагою:

• Досвід роботи в гуманітарних або міжнародних організаціях.
• Досвід роботи в польових або прифронтових умовах.
• Базове розуміння безпекових процедур для польових команд.
• Навички роботи з системами fleet tracking або електронного обліку.
• Базове знання BAS КОРП буде перевагою.
• Базове знання англійської мови.

Ми пропонуємо:

• Офіційне працевлаштування.
• Професійний розвиток через навчання та тренінги.
• Безпечні умови праці та психологічну підтримку для співробітників організації.