Chief of Staff/Operations, Project Coordinator (AI-first)

Формат: part-time на старті → з можливістю переходу на full-time

Локація: віддалено, Україна

Зайнятість на старті: 20−30 годин на тиждень

Напрям: AI-first marketing agency / AI visibility / B2B SaaS / startup operations

Рівень: сильний координатор, junior operations manager або людина з потенціалом вирости в Chief of Staff / Head of Operations

Коротко

Шукаю людину, яка допоможе мені перетворити великий потік ідей, клієнтів, ініціатив, продуктів, підрядників і можливостей у чітку операційну систему.

Про засновника

Мене звати Олексій Галбур.

Я підприємець, маркетолог, засновник AI-first агенції CitedLift, розробник B2B SaaS-продукту Retrievable.io, засновник AI Visibility School, учасник стартап-екосистеми в Нідерландах та резидент SBIC Noordwijk — центру космічних інновацій у Нідерландах при ESA.

LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/oleksii-galbur

Мій фокус зараз — побудувати не просто агенцію, а компанію нового типу на перетині AI visibility, маркетингу, SaaS, освіти, венчурного росту та сильних міжнародних талантів.

Я дуже ініціативна, продуктивна й амбітна людина. Постійно рухаю кілька напрямів одночасно: клієнтські проєкти, AI visibility, B2B SaaS, навчання, партнерства, стартап-екосистему, венчурні можливості та розвиток команди.

Мені не потрібна людина, яка просто «виконає задачі».

Мені потрібна людина, яка стане центральною нервовою системою моїх проєктів: допоможе структурувати хаос, розставляти пріоритети, тримати фокус, контролювати виконання, синхронізувати людей і перетворювати моє бачення на операційний двигун.

Довгострокова амбіція — створити компанію з капіталізацією понад €200M і стратегічно вийти на €40M+ персонального капіталу через побудову масштабованого бізнесу, залучення венчурних інвестицій і сильну команду.

Це не «спокійна вакансія в стабільну компанію».

Це роль поруч із founder’ом, який активно створює новий бізнес і шукає людину, здатну допомогти перетворити енергію, хаос і бачення на систему.

Що вже є

Зараз уже є:

• прямі клієнти;
• AI-first маркетингова агенція CitedLift як драйвер росту;
• B2B SaaS-продукт Retrievable.io;
• AI Visibility School як навчальний напрям і потенційний talent pipeline;
• підрядники та спеціалісти на окремих напрямах;
• запити від нових і потенційних клієнтів;
• методологія, експерименти, продукти, контент, партнерства;
• міжнародний стартап-контекст через Нідерланди, SBIC Noordwijk та ESA-екосистему.

Але все це потрібно зібрати в операційний порядок.

Саме для цього я шукаю тебе.

Яка роль

Це роль на стику:

• project coordination;
• operations management;
• founder support;
• team coordination;
• time tracking;
• task management;
• process building;
• business prioritization;
• execution control.

Ти маєш стати людиною, яка бачить всю картину, допомагає розкласти її на задачі, тримає людей у процесі й не дає важливим речам губитися.

Не секретар. Не просто асистент. Не «людина для дрібних задач».

А операційний хребет, який допомагає founder’у, команді та підрядникам рухатися швидше, чіткіше й результативніше.

Що потрібно буде робити

1. Структурувати хаос

• збирати ідеї, задачі, домовленості та ініціативи в єдину систему;
• допомагати розділяти важливе, термінове, другорядне й те, що треба відкласти;
• перетворювати хаотичні обговорення на конкретні next steps;
• допомагати founder’у не тримати все в голові;
• створювати порядок там, де зараз багато руху, але не завжди достатньо структури.

2. Вести таск-трекер

Потрібно буде впровадити або підтримувати роботу в Notion, ClickUp, Trello, Asana чи іншому зручному інструменті.

Твоя зона:

• задачі;
• статуси;
• дедлайни;
• відповідальні;
• пріоритети;
• залежності між задачами;
• контроль виконання;
• регулярне оновлення системи.

Таск-трекер має стати не «ще одним інструментом», а реальною операційною панеллю компанії.

3. Контролювати time tracking

Це важлива частина ролі.

Потрібно буде:

• налаштувати систему трекінгу часу для підрядників і команди;
• контролювати, щоб люди трекали час по задачах і проєктах;
• бачити, куди реально йде час;
• допомагати порівнювати витрачений час із результатом;
• готувати короткі звіти по time tracking;
• показувати, де ми втрачаємо час, гроші або фокус;
• допомагати приймати рішення: що продовжувати, що оптимізувати, що зупинити.

Ціль — не мікроменеджмент, а прозорість: хто що робить, скільки це займає і чи рухає це бізнес уперед.

4. Координувати підрядників і людей

Зараз є кілька людей навколо проєктів. Їх потрібно не просто «мати в чаті», а нормально координувати.

Потрібно буде:

• збирати апдейти;
• нагадувати про дедлайни;
• фіксувати домовленості;
• перевіряти статуси задач;
• бачити, де хтось застряг;
• допомагати вчасно підсвічувати ризики;
• робити так, щоб люди не зникали з процесу.

5. Допомагати з пріоритетами

У founder-led бізнесі завжди багато можливостей.

Треба допомагати відповідати на питання:

• що зараз найбільш важливо;
• що приносить гроші;
• що створює стратегічну цінність;
• що треба делегувати;
• що треба відкласти;
• що треба довести до кінця;
• що забирає енергію, але не дає результату.

Це роль для людини, яка не просто питає «що зробити?», а допомагає тримати фокус.

6. Будувати процеси

Поступово потрібно буде створювати:

• SOP;
• чеклісти;
• шаблони задач;
• шаблони звітів;
• процеси onboarding підрядників;
• процеси роботи з клієнтами;
• процеси time tracking;
• процеси щотижневих апдейтів;
• операційну структуру для CitedLift, Retrievable.io та AI Visibility School.

Кому ця роль підійде

Це може бути ідеальна роль для тебе, якщо ти:

• любиш наводити порядок у хаосі;
• бачиш системи там, де інші бачать просто купу задач;
• вмієш працювати з дуже ініціативними людьми;
• не губишся, коли багато всього відбувається одночасно;
• можеш спокійно, але наполегливо тримати людей у процесі;
• не боїшся нагадувати про дедлайни;
• вмієш ставити уточнюючі питання;
• можеш сказати: «Олексію, це зараз не пріоритет»;
• хочеш рости не просто як виконавець, а як операційна людина в амбітному бізнесі;
• цікавишся AI, маркетингом, SaaS, стартапами та венчурним ростом.

Кому ця роль НЕ підійде

Ця роль не для тебе, якщо ти:

• хочеш спокійну роботу з готовими інструкціями;
• не любиш невизначеність;
• чекаєш, що всі процеси вже будуть ідеально прописані;
• боїшся нагадувати людям про задачі;
• не хочеш працювати з time tracking;
• не любиш таск-трекери;
• хочеш тільки виконувати маленькі задачі без контексту;
• не готовий/не готова працювати поруч із founder’ом у швидкому темпі;
• не хочеш брати ownership.

Що буде великим плюсом

• досвід у project management;
• досвід в operations;
• досвід роботи в digital marketing agency;
• досвід роботи з фрілансерами або підрядниками;
• досвід із Notion, ClickUp, Asana, Trello, Airtable, Google Sheets;
• досвід із Clockify, Toggl, Harvest або іншими time tracking tools;
• розуміння SEO, paid ads, content, SMM, marketing operations;
• інтерес до AI tools, ChatGPT, automation, AI visibility, GEO/AEO;
• англійська на рівні, достатньому для роботи з інструментами, документами та базовою бізнес-комунікацією.

Формат співпраці

На старті можливий part-time.

Очікуване завантаження: 20−30 годин на тиждень.

Перший етап — trial period, щоб зрозуміти, як ми працюємо разом.

Якщо є сильна динаміка, ownership і результат — можливий перехід на full-time та ріст у більш стратегічну роль: Operations Manager, Chief of Staff або Head of Operations.

Перші задачі

У перші тижні потрібно буде:

• розібрати поточні проєкти, людей, задачі та напрями;
• зібрати все в один таск-трекер;
• налаштувати базову систему пріоритетів;
• впровадити time tracking для підрядників;
• зробити просту систему щотижневих апдейтів;
• створити перші чеклісти та шаблони;
• допомогти founder’у бачити реальний статус по CitedLift, Retrievable.io, AI Visibility School, клієнтах і внутрішніх задачах.

Чому це цікаво

Ти заходиш не в готову корпорацію, де все вже вирішено.

Ти заходиш у момент, коли будується компанія.

• Є амбіція.
• Є продукти.
• Є клієнти.
• Є міжнародний контекст.
• Є founder із сильним drive.
• Є хаос, який треба перетворити на систему.
• Є можливість вирости разом із бізнесом.

Якщо тобі цікаво бути людиною, яка допомагає будувати операційний двигун компанії зсередини — ця роль може бути дуже сильною можливістю.

Як відгукнутися

У відгуку напиши на [откликнуться] :

• який у тебе досвід у project management, operations або coordination;
• з якими таск-трекерами працював/працювала;
• чи є досвід із time tracking;
• чи працював/працювала з підрядниками або фрілансерами;
• чи є досвід у marketing, SaaS, AI або стартапах;
• який хаос або процес ти вже структурував/структурувала;
• чому тобі цікава роль операційної людини поруч із founder’ом.

Особливо цікаво буде побачити приклад ситуації, де ти взяв/взяла безлад, розклав/розклала його по полицях і зробив/зробила так, щоб команда почала рухатися швидше.