Фахівець з адміністративних та логістичних питань, Transportation officer (UY)

Посада: Фахівець з адміністративних та логістичних питань / Transportation officer (UY)

Місце роботи: Миколаїв

Зайнятість: 100%

Тривалість проєкту: до 06.12.2027

Термін подачі заявки: до 30 липня 2026 року. Ми лишаємо за собою право на власний розсуд зупинити цей конкурс в будь-який момент.

ГО «ДЕСЯТЕ КВІТНЯ» у партнерстві з Дитячим фондом ООН (ЮНІСЕФ) реалізує проєкт, спрямований на посилення систем молодіжної політики, участі, працевлаштування та доступу до дружніх до молоді послуг у Миколаївській, Одеській та Херсонській областях. Проєкт передбачає підтримку органів місцевого самоврядування, молодіжних рад і молодіжних центрів, розвиток механізмів молодіжної участі, посилення спроможності молодіжних працівників, розвиток можливостей для працевлаштування та підприємництва молоді, а також підтримку дружніх до молоді систем профілактики ВІЛ. Реалізація проєкту здійснюється у співпраці з місцевими органами влади, службою зайнятості, освітніми установами, представниками бізнесу та громадянського суспільства з метою створення більш доступних і ефективних можливостей для розвитку та самореалізації молоді.

Завдання та обов’язки:

Очікується, що Фахівець/-чиня з адміністративних та логістичних питань / Transportation officer, буде:

● забезпечувати адміністративну підтримку діяльності проєкту та належне функціонування офісу;

● координувати транспортне забезпечення працівників проєкту, партнерів, консультантів та учасників заходів шляхом взаємодії з постачальниками транспортних та логістичних послуг;

● забезпечувати приймання, відправлення та облік поштової і кур'єрської кореспонденції, а також контроль своєчасного отримання й доставки документів та інших відправлень;

● забезпечувати організацію внутрішніх нарад, зустрічей та інших робочих заходів, включаючи підготовку приміщень, матеріалів та необхідного адміністративного супроводу;

● вести облік адміністративної документації, забезпечувати її належне оформлення, систематизацію та архівування;

● координувати забезпечення офісу необхідними матеріалами, канцелярським приладдям, обладнанням та іншими адміністративними ресурсами;

● здійснювати моніторинг адміністративних потреб команди та своєчасно ініціювати їх забезпечення відповідно до внутрішніх процедур Організації;

● взаємодіяти з адміністративними, фінансовими, кадровими, логістичними та іншими структурними підрозділами Організації з питань адміністративного супроводу діяльності проєкту;

● взаємодіяти із зовнішніми постачальниками товарів і послуг у межах своєї компетенції;

● надавати адміністративну підтримку процесам закупівель, логістики та організації доставки товарів і матеріалів відповідно до внутрішніх процедур Організації;

● здійснювати первинний контроль адміністративних документів та своєчасно передавати їх до відповідних структурних підрозділів Організації;

● вести актуальний облік працівників проєкту, підтримувати інформацію щодо складу команди, періодів відсутності, контактних даних та інших організаційних змін;

● координувати внутрішні адміністративні процеси команди, зокрема інформувати команду про організаційні зміни та сприяти підтриманню ефективної внутрішньої комунікації;

● виконувати інші адміністративні та логістичні завдання, пов’язані з реалізацією проєкту, відповідно до компетенції та за дорученням керівництва.

КВАЛІФІКАЦІЙНІ ВИМОГИ

• Вища освіта буде перевагою;
• досвід організації адміністративних процесів, документообігу та офісної діяльності буде перевагою;
• досвід взаємодії з постачальниками послуг, підрядниками або партнерами буде перевагою;

• досвід організації логістики заходів, відряджень або транспортного забезпечення буде перевагою;

• впевнене володіння Microsoft Office (Word, Excel, Outlook,PowerPoint) та Google Workspace; досвід роботи з електронним документообігом, онлайн-сервісами та офісною технікою;

• вільне володіння українською мовою; знання англійськоїмови буде перевагою.

НЕОБХІДНІ НАВИЧКИ

• Навички роботи з базами даних та інформаційними системами.

• уважність до деталей, відповідальність та системний підхід до роботи;

• розвинені комунікативні навички та вміння ефективно взаємодіяти з різними підрозділами Організації й зовнішніми партнерами;

• навички ведення ділової документації та організації документообігу;

• здатність оперативно вирішувати адміністративні та організаційні питання;

• цифрова грамотність та впевнене використання офісних програм і онлайн-інструментів;

МИ ПРОПОНУЄМО:Працевлаштування відповідно до договору, конкурентний рівень оплати праці, роботу в дружньому івмотивованому середовищі.

Процедура звернення:

Надішліть своє резюме та мотиваційний лист на адресу [откликнуться] з темою «Фахівець з адміністративних та логістичних питань (UY)_Миколаїв».

Подача відгуку на вакансію є першим етапом відбору. Якщо Ви не отримали запрошення на співбесіду, це означає, що Ваше резюме не було відібрано, а досвід та навички інших кандидатів виявилися більш відповідними вимогам посади. Ми вдячні за Ваш інтерес та час, приділений подачі заявки. На етапі попереднього відбору індивідуальний зворотний зв’язок не надається.