Помічник, помічниця керівника проєкту

Zagoriy Foundation — лабораторія соціальних проєктів, ініційованих або підтриманих сім'єю Гліба та Катерини Загоріїв.

Наша місія: уможливлювати позитивні сценарії майбутнього України. З 2015 року ми працюємо з темами культури, традицій, благодійності, формуємо простори для спільнот і підтримуємо трансформаційні ініціативи.

Сайт | Instagram | Facebook

Назва ролі: Операційний менеджер, менеджерка проєкту «Щедрий вівторок»

Підпорядкування: Керівнику проєкту «Щедрий вівторок»

Причина відкриття ролі: Розширення проєкту, зростання кількості продуктів, партнерств і операційних процесів.

Місія ролі

Забезпечити стабільну, впорядковану та ефективну щоденну роботу проєкту «Щедрий вівторок». Операційний менеджер/менеджерка:

• забезпечує стабільну роботу проєкту;

• координує та контролює роботу підрядників;

• відстежує дедлайни;

• забезпечує фінансовий та юридичний супровід;

• збирає та систематизує звітність і дані від партнерів і підрядників;

• забезпечує керівника проєкту актуальною аналітикою для ухвалення рішень;

• тримає цілісну картину всіх операційних процесів.

Роль спрямована на те, щоб процеси працювали злагоджено, вчасно і без перевантаження команди.

Основні сфери відповідальності

Операційний супровід

• Організація та підтримка щоденних операційних процесів проєкту.

• Ведення та участь у формуванні операційних планів (тиждень / місяць / рік).

• Контроль виконання задач, дедлайнів і процесів.
• Операційна реалізація ключових продуктів (напрямків) проєкту «Щедрий вівторок»:

• «Гід небайдужості»
• конференція «Небайдужі»;
• діджитал-кампанія «Ланцюжок небайдужості»;
• соціологічне дослідження благодійності (у партнерстві з Zagoriy Foundation);
• інші події та активності (онлайн/офлайн).

Документообіг та фінансово-юридичний супровід

• Підготовка та супровід договорів, рахунків, актів разом із фінансовим та юридичним відділами.

• Ведення внутрішньої звітності проєкту.

• Контроль оплат, витрат і відповідності бюджетам спільно з керівником проєкту.

• Формулювання та організація вирішення нетривіальних задач для фінансового або юридичного відділу (наприклад, запуск нових продуктів)

Робота з підрядниками

• Операційна комунікація з друкарнями, івент-агенціями, дизайнерами, технічними підрядниками, спікерами та експертами.

• Поставновка задач для підрядників та контроль їх виконання.

• Виставлення та контроль дедлайнів.

• Контроль оплат підрядникам.

• Забезпечення чіткої, своєчасної та конструктивної комунікації між командою проєкту та підрядниками, експертами.

Координація внутрішніх процесів

• Забезпечення ефективної взаємодії між:

• o командою проєкту,

• o проєктним офісом Zagoriy Foundation,

• o зовнішніми партнерами,

• o підрядниками.

• Проведення статус-зустрічей із керівним/корпоративним контуром (раз на 2 тижні).

• Ініціювання зустрічей між відділами за потреби.

• Збір, систематизація та збереження інформації проєкту.

• Формування та підтримка партнерських баз даних (контакти, матеріали, логотипи тощо) у взаємодії з комунікаційною командою.

• Виявлення операційних вузьких місць та ініціювання покращень процесів.

Ключові компетенції

Основні сфери діяльності

• Операційний менеджмент продуктів

• Юридична взаємодія

• Фінанси та бюджетний контроль

• Робота з підрядниками та партнерами

• Щоденна операційна координація

Hard skills

• Досвід операційної / проєктної / координаторської ролі від 2 років

• Досвід побудови та підтримки операційних процесів

• Робота з документообігом, договорами, закупівлями

• Базове розуміння фінансового менеджменту та бюджетування

• Досвід паралельного ведення кількох напрямів проєкту

Soft skills

• Системність та уважність до деталей

• Вміння структурувати складні та хаотичні процеси

• Пріоритизація та ефективне управління часом (власним і командним)

• Толерантність до змін і невизначеності

• Вміння домовлятися та знаходити рішення на перетині інтересів різних сторін

• Самостійність у межах своєї зони відповідальності

• Проактивне виявлення проблем і пропозиція рішень

• Комунікаційна зрілість у роботі з різними стейкхолдерами

Буде перевагою

• Досвід організації великих подій (300+ учасників)

• Розуміння комунікаційних та медіакампаній

• Досвід міжсекторних партнерств (бізнес / NGO / державний сектор)

• Досвід роботи у багаторівневих організаціях

• Вміння працювати з AI-інструментами (ChatGPT, Claude тощо)

Умови роботи

• Повна зайнятість, пн-пт

• Локація: Київ (офіс), БЦ «Стоїк»

• Бенефіти: прозора система корпоративної підтримки

• Можливості розвитку: внутрішні тренінги та оплачуване навчання

• Середовище, де цінують ініціативу, відповідальність і здатність доводити ідеї до реалізації

Процес відбору

Ми застосовуємо A-метод — структуровану й чесну систему, яка допомагає знайти найкращу відповідність між завданнями ролі, командою та кандидатом/кою.

Процес включає:

1. Подання заявки: Надішліть резюме та мотиваційний лист із описом вашої відповідності вимогам.

2. Оцінка резюме: Ми уважно розглянемо ваші документи та визначимо, чи є початкове відповідність до нашого профілю.

3. HR-співбесіда (Screening Interview): онлайн-зустріч для обговорення вашої мотивації, очікувань, робочого стилю та відповідності корпоративній культурі організації.

4. ReferenceCheck: Ми з вашого дозволу зв’язуємось із 2−3 людьми, з якими ви працювали, щоб отримати додатковий погляд на ваш стиль роботи.

5. Фінальна зустріч: Офлайн-зустріч з керівником для узгодження очікувань, питань та остаточного взаємного рішення.

6. Офер: Після фінального узгодження ми оперативно повідомимо вам рішення і, за позитивного результату, — зробимо пропозицію про співпрацю.

Якщо ви відчули відгук у серці і бачите себе у цій ролі — ми Вас чекаємо!

Веб-сайт компанії: https://zagoriy.foundation/

Посилання на соціальні мережі компанії:

Instagram team https://www.instagram.com/zagoriyfoundation.team/

Instagram https://www.instagram.com/zagoriy.foundation/

LinkedIn https://www.linkedin.com/company/zagoriy-foundation/

Facebook https://www.facebook.com/zagoriyfoundation/