Офіс-менеджер

Вимоги:

• Досвід роботи офіс-менеджером, асистентом керівника, координатором або адміністратором від 1 року.
• Висока уважність до документів, цифр і строків.
• Організованість, відповідальність та вміння доводити завдання до результату.
• Впевнене користування Word, Excel, Google Docs, електронною поштою.
• Грамотна усна та письмова українська мова.
• Уміння працювати одночасно з декількома завданнями та правильно визначати пріоритети.
• Готовність телефонувати банкам, постачальникам, перевізникам та іншим контрагентам.
• Досвід роботи з договорами, первинними документами, тендерами або банківськими гарантіями буде перевагою.
• Відсутність звички відкладати важливі завдання та працювати лише після нагадувань.

Умови роботи:

• Робота в офісі в Києві.
• Графік: понеділок-п'ятниця, з 09:00 до 18:00.
• Стабільна заробітна плата.
• Випробувальний термін — 1 місяць.
• Навчання внутрішнім процесам компанії.
• Пряма взаємодія з директором, бухгалтером і тендерним спеціалістом.
• Можливість професійного розвитку до операційного менеджера.
• Заробітна плата: 30000−35 000 грн на випробувальний термін, після успішного проходження — 35000 — 40 000 грн.
• Можлива премія за відсутність пропущених строків, помилок у документах та зірваних банківських гарантій.

Обов’язки:

• Організація щоденної адміністративної та операційної роботи офісу.
• Ведення переліку поточних завдань, строків та відповідальних осіб.
• Контроль виконання поставлених завдань і своєчасне нагадування про дедлайни.
• Запит документів у постачальників, перевізників та контрагентів.
• Збір документів за затвердженими чек-листами.
• Перевірка комплектності документів перед передачею бухгалтеру, директору або тендерному спеціалісту.
• Підготовка комерційних пропозицій, листів, запитів та інших стандартних документів за готовими шаблонами.
• Оформлення заявок на банківські гарантії.
• Комунікація з банком та контроль своєчасного випуску гарантій.
• Передача готових банківських гарантій тендерному спеціалісту.
• Організація підписання, відправлення та отримання документів.
• Робота з кур'єрськими службами та поштовими відправленнями.
• Сканування, систематизація та передача документів до бухгалтерії.
• Ведення електронного реєстру документів і поточних завдань.
• Допомога директору в підготовці стандартних документів та організаційних питань.
• Допомога тендерному спеціалісту у зборі документів, без самостійної фінальної перевірки тендерної пропозиції.
• За потреби — пошук транспорту та зворотних вантажів на логістичних майданчиках.
• Первинний контакт із перевізниками: уточнення маршруту, ставки, типу автомобіля та строків подачі.
• Негайне інформування директора про ризик порушення строку або відсутність необхідного документа.

Головний результат роботи: усі завдання зафіксовані, документи зібрані та передані вчасно, банківські гарантії отримані до дедлайну, жоден важливий строк не пропущений.

Важливо: ми шукаємо не просто секретаря для виконання окремих доручень, а уважного координатора, який контролює проходження завдань від постановки до завершення.