Діловод

Ми — українська технологічна компанія, що займається розробленням і виробництвом роботизованих систем та сучасних технічних рішень, запрошує до команди діловода.

Ми шукаємо уважного, відповідального та системного фахівця, який забезпечуватиме ведення документообігу товариства, супровід договірної документації та роботу з документами Торгово-промислової палати, патентами, ліцензіями, дозволами й іншими юридично значущими документами.

Основні обов’язки

• приймання, реєстрація, облік і систематизація вхідної, вихідної та внутрішньої документації;
• підготовка й оформлення наказів, листів, службових записок, довідок, актів, протоколів, довіреностей та інших документів;
• перевірка правильності оформлення документів, наявності необхідних реквізитів, підписів, додатків і погоджень;
• ведення журналів та електронних реєстрів документів;
• передавання документів на погодження і підпис, контроль їх повернення та виконання;
• підготовка й оформлення договорів за затвердженими формами, додаткових угод, специфікацій, актів та інших супровідних документів;
• ведення реєстру договорів і контроль строків їх дії, продовження та належного зберігання;
• контроль наявності оригіналів договорів, актів, додаткових угод та інших документів;
• підготовка пакетів документів для державних органів, установ і контрагентів;
• супровід оформлення сертифікатів, висновків, довідок та інших документів;
• ведення обліку патентів, торговельних марок, заявок, свідоцтв, ліцензій, дозволів і сертифікатів;
• контроль строків дії, продовження та своєчасного оновлення патентів, ліцензій, дозволів та інших документів;
• взаємодія з юристами, патентними повіреними, нотаріусами, державними органами та профільними установами;
• підготовка офіційних листів, запитів, відповідей і супровідної кореспонденції;
• формування справ відповідно до номенклатури, забезпечення належного зберігання та архівування документів;
• сканування, копіювання, оцифрування та впорядкування документів у паперовому й електронному вигляді;
• ознайомлення працівників із наказами та іншими внутрішніми документами;
• контроль актуальності корпоративних бланків, шаблонів, реквізитів і найменування товариства;
• дотримання встановленого порядку роботи з конфіденційною інформацією;
• взаємодія зі структурними підрозділами товариства з питань підготовки, погодження та зберігання документації;
• виконання інших доручень керівництва, пов’язаних із діловодством і документальним супроводом діяльності товариства.

Вимоги до кандидата

• вища або фахова передвища освіта у сфері діловодства, документознавства, права, управління, філології або суміжному напрямі;
• досвід роботи діловодом, фахівцем із документообігу, помічником юриста, офіс-менеджером або на аналогічній посаді;
• знання основ організації діловодства та документообігу;
• практичні навички підготовки й оформлення наказів, листів, договорів, актів та інших документів;
• розуміння порядку погодження, підписання, реєстрації та зберігання договорів;
• грамотна усна та письмова українська мова;
• впевнене володіння Microsoft Word, Excel, Google Docs, Google Sheets, електронною поштою та офісною технікою;
• уважність до дат, строків, реквізитів, формулювань і комплектності документів;
• уміння працювати з великим обсягом інформації та одночасно контролювати декілька завдань;
• відповідальність, організованість, пунктуальність і дотримання конфіденційності.

Буде перевагою

• вища юридична освіта;
• знання основ цивільного, господарського та договірного права;
• досвід роботи з договорами, додатковими угодами, специфікаціями, актами та довіреностями;
• досвід підготовки документів для Торгово-промислової палати України;
• досвід роботи з патентами, торговельними марками, ліцензіями, дозволами або сертифікатами;
• досвід взаємодії з патентними повіреними, нотаріусами та державними органами;
• досвід роботи у виробничій, технологічній або оборонній компанії;
• знання вимог ДСТУ 4163:2020 щодо оформлення організаційно-розпорядчих документів;
• досвід роботи із системами електронного документообігу;
• знання англійської мови на рівні, достатньому для роботи з документами.

Ми пропонуємо

• офіційне працевлаштування відповідно до законодавства України;
• стабільну роботу в українській технологічній компанії;
• роботу в офісі в місті Києві;
• графік роботи: понеділок-п'ятниця, з 09:00 до 18:00.