Операційний асистент відділу публікаційної діяльності

Вітання! Ми — міжнародна компанія у сфері наукового консалтингу та наукових публікацій.

Працюємо з авторами з різних країн та допомагаємо готувати наукові статті до публікації в міжнародних журналах Scopus та Web of Science.

Маємо власне міжнародне наукове видавництво та глибоко розуміємо весь цикл публікації — від первинної перевірки матеріалу до фінальної підготовки статті перед подачею до журналу.

Зараз ми шукаємо операційного асистента, який допомагатиме підтримувати порядок у робочих процесах, таблицях і CRM та супроводжуватиме щоденні задачі відділу публікаційної діяльності.

Чим ви займатиметесь

• вести облік замовлень у робочій таблиці: актуалізувати статуси, дедлайни та відповідальних осіб;
• оновлювати CRM-систему Бітрікс24: переводити угоди між етапами, актуалізувати дані та закривати завершені проєкти;
• комунікувати з редакторами Академії Статей щодо метаданих авторів, матеріалів, уточнень і виправлень;
• контролювати відповідність інформації в CRM та робочих таблицях фактичному стану проєктів;
• збирати, перевіряти й систематизувати інформацію з наукових журналів, відкритих джерел і поштових скриньок авторів;
• оформлювати та вести робочі таблиці в Microsoft Excel і Google Таблицях;
• готувати матеріали для перекладу наукових статей, внутрішні документи, звіти та сертифікати;
• виконувати поточні операційні доручення адміністратора відділу відповідно до внутрішніх інструкцій.

Роль не передбачає продажів або прямої комунікації з клієнтами.

Що для нас важливо

• висока уважність до деталей і відповідальність у роботі з даними;
• впевнене володіння Google Таблицями та Microsoft Excel: формули, фільтри, сортування, перевірка даних;
• досвід роботи з CRM-системами;
• грамотна письмова українська мова;
• уміння працювати за інструкціями та дотримуватися встановлених процесів;
• самостійність, організованість і чітке дотримання дедлайнів;
• готовність виконувати регулярні, структуровані задачі без втрати уважності.

Буде перевагою

• досвід роботи з великими таблицями та масивами даних;
• досвід у ролі операційного асистента, координатора або адміністратора;
• досвід роботи у видавничій, науковій, освітній або консалтинговій сфері;
• використання ChatGPT, Claude та інших AI-інструментів для роботи з текстами й даними

Ми пропонуємо

• повністю віддалений формат роботи;
• повну зайнятість;
• стабільну зп з перспекивою росту
• зрозумілі задачі, внутрішні інструкції та регламенти;
• підтримку під час адаптації та онбордингу;
• роботу в міжнародній компанії у сфері наукового консалтингу;
• можливість розвиватися в операційних процесах і публікаційній діяльності.

Як відгукнутися

Надішліть резюме та коротко дайте відповідь на запитання:

Ви помітили, що статус проєкту в CRM не відповідає інформації в робочій таблиці, а відповідальний співробітник наразі не на зв’язку. Якими будуть ваші дії?

З кандидатами, чий досвід і відповідь найбільше відповідають вимогам вакансії, ми зв’яжемося та запросимо на співбесіду)