Executive Assistant to CEO

Ми — TALANTY by Formatsia — HR-агенція, що допомагає компаніям знаходити сильних спеціалістів для розвитку бізнесу. Зараз шукаємо для нашого клієнта — Executive Assistant to CEO.

Що буде у твоїх задачах:

1. Організація роботи CEO

• ведення та організація календаря;
• планування зустрічей, дзвінків, поїздок та інших активностей;
• контроль дедлайнів і домовленостей;
• нагадування про важливі задачі та події;
• координація зустрічей з командою, партнерами, клієнтами та підрядниками;
• підготовка необхідної інформації перед зустрічами;
• фіксація домовленостей після зустрічей та контроль їх виконання.

Важливо не просто поставити зустріч у календар, а розуміти контекст і допомагати керівнику тримати фокус на пріоритетах.

2. Робота з інформацією

Інформації буде багато, тому важливо вміти швидко перетворювати її на зрозумілу структуру.

Ти будеш:

• проводити research за різними напрямами;
• знаходити та перевіряти необхідну інформацію;
• збирати дані з різних джерел;
• структурувати великі обсяги інформації;
• готувати короткі summary;
• формувати документи, таблиці та презентації;
• готувати аналітичні матеріали для прийняття рішень;
• створювати та оновлювати дашборди;
• працювати з Excel/Google Sheets;
• оформлювати інформацію так, щоб нею можна було швидко скористатися.

AI та автоматизація

Ми активно використовуємо AI у роботі й очікуємо такого ж підходу від асистента.ChatGPT, Claude та інші AI-інструменти must have.

Що ми очікуємо:

• досвід роботи на аналогічній позиції від 2-х років на посадах Personal Assistant/Executive Assistant/Business Assistant;
• досвід безпосередньої роботи з CEO, фаундером або власником бізнесу;
• сильний Excel/Google Sheets;
• впевнена робота з AI;
• досвід організації поїздок, заходів або складної логістики;
• досвід створення дашбордів;
• досвід координації підрядників;
• базове розуміння бізнес-процесів.

Що ми пропонуємо:

• роботу безпосередньо з CEO;
• багато різнопланових задач та можливість швидко розвиватися;
• доступ до реальних бізнес-процесів і прийняття рішень;
• можливість працювати з сучасними AI та digital-інструментами;
• мінімум бюрократії;
• простір для власних ідей та ініціатив;
• можливість поступово забирати більше відповідальності та розширювати свою роль;
• динамічне середовище, де результат і здоровий глузд важливіші за формальності;
• віддалений формат роботи, іноді можуть бути поїздки до офісу, або на зустрічі по Києву.

Якщо тобі близький такий підхід і ти хочеш бути не просто асистентом, а правою рукою CEO — будемо раді познайомитися.