Фахівець з транспорту та господарства, Fleet and Facility Officer

Фахівець з транспорту та господарства (Fleet & Facility Officer)

ПІДЗВІТНІСТЬ: Менеджер з логістики

МІСЦЕ РОЗТАШУВАННЯ: Київі (Kyiv)

Резюме англійською мовою обов’язково.

Компанія Handicap International має прозорі інституційні політики щодо «Захисту дітей», «Протидії шахрайству, хабарництву та корупції», «Інвалідність, Стать і вік», а також «Захист бенефіціарів від сексуальної експлуатації, знущання та домагань». Вони є обов’язковими для виконання усіма співробітниками, які зобов’язані поважати, підтримувати та просувати ці політики, а також підписати «Кодекс поведінки» компанії HI.

ЗАГАЛЬНІ ОБОВ’ЯЗКИ

Перебуваючи в підпорядкуванні менеджера з логістики, Фахівець з транспорту та господарства контролює всі аспекти роботи відділу логістики в межах його розташування та забезпечує безперервне виконання програм згідно внутрішніх вимог компанії Handicap International для Київської області.

Фахівець з транспорту та господарства контролює роботу всіх ланок логістичного процесу (закупівлі, зберігання, обладнання, автопарк), ефективно підтримуючи проведення заходів в рамках тих чи інших програм. Він/вона повинні координувати логістичні операції, активно співпрацюючи з учасниками проекту та співробітниками служб підтримки. Фахівець з транспорту та господарства повинен подавати щотижневі та щомісячні звіти менеджеру з логістики.

Фахівець з транспорту та господарства відділу підтримує роботу менеджера з логістики та працює згідно рекомендацій та процедур з логістики компанії НІ.

ЗАВДАННЯ / СФЕРА КОМПЕТЕНЦІЙ

Завдання 1. Логістична підтримка:

• Забезпечує ефективну роботу свого відділу, надаючи своєчасну інформацію менеджеру з логістики країни про бюджет, затверджений для SDT, щоб уникнути перевитрати та ретельно стежить за споживанням бюджету.
• Оптимізує матеріально-технічне реагування та використання ресурсів у своїй сфері призначення шляхом аналізу показників, надання рекомендацій та надання оновлень.
• Забезпечує хорошу співпрацю з матеріально-технічним забезпеченням EAST і West Logistics для підтримки постійної та своєчасної підтримки з боку координаційного офісу для безперебійного виконання операцій місії.
• Здійснює безперервний збір, контроль і зберігання обов’язкових документів, які використовуються в його/її команді для забезпечення дотримання процедур HI та сприяння зовнішньому аудиту.
• Сприяє безперебійній координації та комунікації в рамках відділів логістики координації, центрів EAST і WEST.
• Пропонує відповідну адаптацію встановлених процесів (переміщення, планування… тощо) менеджеру з логістики країни.

Завдання 2. Управління приміщеннями:

• Забезпечує належний стан та постійне обслуговування офісів та житлових приміщень на рівні координації в Києві.
• Слідкує, щоб всі приміщення HI були оснащені необхідною кількістю предметів безпеки, ящиків першої допомоги та запасів на випадок невідкладної допомоги згідно зі стандартним списком відділу HAS.
• Забезпечує кожні два місяці відвідування всіх Гостьових будинків для необхідного технічного обслуговування та виконання необхідних дій.
• Забезпечує постійну наявність газу, питної води, канцтоварів, витратних матеріалів та інших предметів побутового призначення в офісі та житлових приміщеннях.
• Підтримує повну інвентаризацію предметів HI (меблі, електроприлади тощо) у приміщеннях, оновлює її та передає щомісячно Менеджеру з логістики країни.
• Слідкує за датами закінчення договорів оренди майна HI та повідомляє про це менеджеру з постачання для поновлення або дій наступного рівня.
• Постійно оновлює табло розміщення та щотижня організовує прибуття/від'їзд зі своєю командою та ділиться інформацією з менеджерами з логістики країни.
• Забезпечує економічно ефективне управління розміщенням експатріантів і відвідувачів.
• Забезпечує підготовку щотижневої CMC (моніторингової таблиці контракту), яка точно оновлюється та надсилається менеджеру.

Завдання 3. Управління закупівлями:

• Тримає контакт з менеджером із постачання та спеціалістом із постачання щодо різних поточних закупівель (Київ, СХІД і ЗАХІД), контролює процес закупівель,SBA, замовлення на закупівлю та контракти тощо.
• У разі потреби, робить запити на цінові пропозиції, готує підсумковий аналіз тендерних пропозицій (SBA), підписання контракту/SPO відповідно до Керівництва із закупівель донора/HI.
• Займається прийомои постачання товарів/предметів/послуг та наданням необхідної звітності менеджерам з логістики країни.
• Обробка SPO для транспортних засобів/інших потреб згідно з угодами FWA за запитом WEST/EAST Hubs або для київського офісу.

Завдання 4. Керування обладнанням і запасами:

• Забезпечує дотримання процедури управління запасами HI (і донора, якщо потрібно), яка діє в київському офісі.
• Керує регулярною щомісячною інвентаризацією канцтоварів, витратних матеріалів, запасів у Києві, готує PSR для заміни запасів, щоб уникнути вичерпання запасів.
• Забезпечує підготовку щомісячного звіту про запаси відповідно до донора/проекту.
• Забезпечує та оновлює фізичну картку запасу для кожного предмета канцтоварів, засобів гігієни та інших витратних матеріалів.
• Належно архівувує картоки запасів, наказів про випуск запасів і щомісячного звіту про запаси, а також актуальність усіх записів.

Завдання 5. Керування транспортними засобами та їх ТО:

• Забезпечує дотримання процедури управління автотранспортом HI (і донора, якщо потрібно), керує плануванням і розподілом транспортних засобів для переміщення персоналу.
• Підтримує в актуальному стані Карту моніторингу транспортних засобів (ВМК) для бази Київ.
• Щомісячна підготовка VMC для місії та надання інформації менеджеру з логістики країни.
• Здійснює загальний контроль базових транспортних засобів (перевірки придатності, планування руху, договори оренди транспортних засобів тощо).
• Забезпечує регулярне технічне обслуговування різних транспортних засобів бази, укладає відповідний контракт на технічне обслуговування з постачальником або забезпечує відповідний процес ремонту з місцевими техніками.
• Визначає найбільш релевантні транспортні засоби для доставки товарів і обробляє адміністративні формальності, пов’язані (автомобілем, літаком, на човні тощо), національними, регіональними та міжнародними у контексті, що швидко змінюється.

Завдання 6. Керування командами:

• Впроваджує управління підвищенням кваліфікації з метою вдосконалення навичок водія під його/її керівництвом.
• Ставить мету та проводить оцінку продуктивності водія (ів), щоб забезпечити суворе застосування та дотримання Правил внутрішнього розпорядку (планування відпусток/відпусток, покриття прогалин).
• Підтримує та консультує команду у виконанні їхніх ролей та обов’язків.
• Забезпечує вирішення конфліктів (особистих і професійних) у вашій команді та інформує менеджера з логістики країни, коли це необхідно

Завдання 7. Підзвітність:

• Відповідальний/забезпечує стандартні звіти менеджеру з логістики країни.
• Здійснює щомісячну звітність про запаси. Веде таблицю моніторингу транспортних засобів місії (VMC). Інвентаризацію меблів/електроприладів у GHs/офісах.
• Бере участь у щомісячному звіті про ситуацію (SITREP), надаючи відповідні дані, пов’язані зі своєю посадою.

Завдання 8. Етика та професійна практика:

• Виявляє професійну етику, поважає та підтримує стандарти Handicap International.
• Поважає політику Handicap International щодо захисту дітей і політику захисту бенефіціарів від сексуальної експлуатації та насильства та повідомляє своєму безпосередньому керівнику про будь-яке недотримання політики HI серед команд або партнерів.
• Поважає політику та механізми Handicap International щодо запобігання та боротьби з шахрайством і хабарництвом і повідомляє своєму безпосередньому керівнику про будь-яке недотримання політики HI серед команд або партнерів.

Кваліфікація (-ї):

• Свідоцтво або диплом бакалавра у галузі логістики, організація підприємницької діяльності, менеджменті, управління закупівлями та постачанням або іншій відповідній галузі.

Досвід роботи:

• Принаймні 1 досвіду роботи в гуманітарній сфері або з МНГО, принаймні 1 рік досвіду роботи в сфері логістики.
• Попередній досвід роботи з компанією НІ буде перевагою.

Навички:

• Сильні навички ведення переговорів;
• Хороші організаторські здібності;
• Чудові навички спілкування українською таанглійською мовами;

Особисті якості:

• Уміння працювати в багатокультурному середовищі, що вимагає гнучкості підходу;
• Уміння працювати як самостійно, так і в команді;
• Чудові навички володіння комп’ютером;
• Здатність працювати під тиском та керувати стресом.