Провідний документознавець відділу діловодства

ОПИС

вакантної посади Головного управління Державної казначейської служби України у Чернігівській області

Назва посади, стосовно якої прийнято рішення про необхідність призначення: провідний документознавець відділу діловодства

Завдання та обов’язки:

1. Забезпечення технічно-організаційної роботи начальника Головного управління (канцприладдя, папір, газети та інше).

2. Своєчасне надання кореспонденції з резолюціями начальника Головного управління.

3. За дорученням начальника Головного управління забезпечення підготовки засідань і нарад (виклик учасників цих заходів, проведення їх реєстрації).

4. Виконання завдання начальника Головного управління, передача телефонограм, здійснення викликів працівників, з'єднання по телефону, тощо. Наданняінформації начальнику Головного управління про телефонні дзвінки, коло відвідувачів під час його відсутності та інше.

5. Забезпечення вирішення питань щодо виконавської дисципліни, організації роботи з документами у Головному управлінні відповідно до Єдиної державної системи діловодства.

6. Контроль виконання встановлених правил роботи з документами, забезпечення якісного, своєчасного виконання завдань з питань, що належать до його компетенції.

7. Здійснення реєстрації заяв працівників Головного управління.

8. Забезпечення ведення реєстраційних журналів Головного управління.

9. Здійснення реєстрації наказів Головного управління (внутрішня кореспонденція) в реєстраційних журналах .

10. Взаємодія з керівниками структурних підрозділів з питань роботи з документами.

11. Організація виконання копіювально-розмножувальних робіт та сканування документів.

12. За дорученням начальника відділу підготовка проектів наказів з питань, що належать до його компетенції.

13. Надання методичної та практичної допомоги структурним підрозділам з питань діловодства.

14. Забезпечення роботи з документами у відповідності до вимог чинного законодавства.

15. Забезпечення збереження інформації, що становить службову таємницю або носить конфіденційний характер та обробку персональних даних у відповідності до вимог чинного законодавства.

16. Участь у зведенні інформацій по запитах Державної казначейської служби України.

17. Дотримання трудової та виконавської дисципліни.

18. За дорученням начальника відділу збір, узагальнення та аналіз інформації, своєчасна підготовка керівництву відповіді з питань, що стосуються компетенції відділу.

19. Своєчасна передача повідомлень зовнішньої електронної пошти Казначейства, своєчасний прийом, попередній розгляд, реєстрацію та оперативний пошук документів, що надходять до Головного управління, в тому числі звернень та скарг громадян.

20. Виконання інших письмових та усних доручень керівництва Головного управління.

Умови оплати праці: посадовий оклад — 7921 грн.; надбавки, доплати, премії та компенсації згідно чинного законодавства.

Інформація про строковість призначення на посаду: безстроково.

Перелік документів, які необхідно надати для призначення на вакантну посаду, в тому числі спосіб подання, адреса та строк їх подання:

Для призначення на посаду особи подають на електронну пошту Головного управління [відгукнутися] резюме, в якому обов’язково зазначається така інформація:

• прізвище, ім'я, по батькові кандидата;
• реквізити документа, що посвідчує особу та підтверджує громадянство України;
• підтвердження наявності відповідного ступеня вищої освіти;
• відомості про стаж роботи, стаж державної служби (за наявності), досвід роботи на відповідних посадах у відповідній сфері, (за наявності відповідних вимог);
• посада, на яку подається резюме, контактний номер телефону та адреса електронної пошти кандидата.

Прізвище, ім'я та по батькові, номер телефону та адреса електронної пошти особи, яка надає додаткову інформацію з питань призначення на посаду: Сулім Наталія Миколаївна, тел. (0462) 651−964Показати телефон, е-mail: [відгукнутися]

Кваліфікаційні вимоги.

Освіта: вища, ступеня не нижче магістра (спеціаліста) відповідного напряму підготовки.

Досвід роботи: за професією документознавця I категорії — не менше 2 років.

Володіння державною мовою: вільне володіння державною мовою.

Вимоги до компетентності.

Цифрова грамотність:

• вміння використовувати комп’ютерні пристрої, базове офісне та спеціалізоване програмне забезпечення для ефективного виконання своїх посадових обов’язків;
• вміння використовувати сервіси Інтернету для ефективного пошуку потрібної інформації; вміння перевіряти надійність джерел і достовірність даних та інформації у цифровому середовищі;
• здатність працювати з документами в різних цифрових форматах; зберігати, накопичувати, впорядковувати, архівувати цифрові ресурси та дані різних типів;
• здатність уникати небезпек в цифровому середовищі, захищати особисті та конфіденційні дані; — вміння використовувати електронні реєстри, системи електронного документообігу та інші електронні урядові системи для обміну інформацією, для електронного листування в рамках своїх посадових обов’язків; вміння використовувати спільні Он-лайн календарі, сервіси для підготовки та спільного редагування документів, вміти користуватись кваліфікованим електронним підписом (КЕП);
• здатність використовувати відкриті цифрові ресурси для власного професійного розвитку.

Аналітичні здібності:

• здатність до логічного мислення, узагальнення, конкретизації, розкладання складних питань на складові, виділяти головне від другорядного, виявляти закономірності;
• вміння встановлювати причинно-наслідкові зв’язки;
• — вміння аналізувати інформацію та робити висновки, критично оцінювати ситуації, прогнозувати та робити власні умовиводи.

Відповідальність:

• усвідомлення важливості якісного виконання своїх посадових обов’язків з дотриманням строків та встановлених процедур;
• усвідомлення рівня відповідальності під час підготовки і прийняття рішень, готовність нести відповідальність за можливі наслідки реалізації таких рішень;
• здатність брати на себе зобов’язання, чітко їх дотримуватись і виконувати.

Професійні знання.

Знання законодавства:

Закону України від 24.12.1993 № 3814-XII «Про Національний архівний фонд та архівні установи»;

Закону України від 02.10.1996 № 393/96-ВР «Про звернення громадян»;

Закону України від 02.10.1992 № 2657-VII «Про інформацію»;

Закону України від 13.01.2011 № 2939-VІ «Про доступ до публічної інформації»;

постанови Кабінету Міністрів України від 27.11.2019 № 976 «Деякі питання Єдиної системи опрацювання звернень»;

постанови Кабінету Міністрів України від 17.01.2018 № 55 «Деякі питання документування управлінської діяльності»;

постанови Кабінету Міністрів України від 19.10.2016 № 736 «Про затвердження Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію»;

наказу Міністерства юстиції України від 08.04.2013 № 656/5 «Про затвердження Правил роботи архівних установ України»;

наказу Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 «Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях»;

наказу Міністерства фінансів України від 15.03.2016 № 361 «Про затвердження Порядку роботи «гарячої» лінії Державної казначейської служби України;

наказу Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 «Про затвердження Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів»;

наказу Міністерства юстиції України від 19.06.2013 № 1227/5 «Про затвердження Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації».

Базові знання:

Базові знання правил організації діловодства та архівного зберігання документів, вміння працювати з сучасними веббраузерами, поштовими програмами, програмами електронного документообігу та ведення діловодства, офісними програмами MS Word та MS Exсel, програмами з антивірусного захисту та базові знання операційних систем MS Windows.