Фахівець з адміністративної підтримки, діловод

Вимоги до кандидата:

• Освіта вища
• Володіння англійською мовою на рівні Intermediate (бажано)
• Знання основ ділового листування та ділового етикету, правил ділового спілкування, ведення телефонних переговорів
• Знання стандартів уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації, нормативно-правових актів, положень, інструкцій з ведення діловодства
• Знання основ законодавства про працю
• Знання основ бюджетування
• Навички роботи в MS Excel з великими масивами даних

Особисті характеристики:

• Розвинені комунікативні навички, орієнтація на результат, структурований тип мислення
• Дипломатичність, вміння працювати в команді
• Уважність до деталей, скрупульозність у роботі
• Здатність працювати з великим обсягом інформації
• Здатність швидко навчатися

Функціональні обв’язки:

• Оформлення та реєстрація офіційних документів Компанії відповідно до стандартів діловодства та вимог Компанії.
• Відправлення кореспонденції, комунікація з кур'єрськими службами, Укрпоштою, проведення цінових моніторингів, оформлення договорів, підготовка звітної документації.
• Оформлення та облік наказів з основній діяльності, з відпусток та іншої звітної документації.
• Облік відряджень співробітників, оформлення наказів про відрядження.
• Оформлення та зберігання документів в архіві Компанії відповідно до вимог законодавства та внутрішніх процедур.
• Придбання та облік витратних матеріалів, необхідних для функціонування офісу, взаємодія з контрагентами щодо оформлення договорів та облікових документів.
• Оформлення передплати на періодичні видання, проведення цінових моніторингів, оформлення договорів.
• Планування ввіреної частини бюджету і контроль його витрат, підготовка заявок на оплати.
• Організація роботи із зовнішніми телефонними зверненнями, що надходять до Компанії.
• Участь у проектній діяльності, автоматизації та оптимізації бізнес-процесів департаменту.