Фахівець з логістики, логіст (з англійською)

Компанія Handicap International має прозорі інституційні політики щодо «Захисту дітей», «Протидії шахрайству, хабарництву та корупції», «Інвалідність, стать і вік», а також «Захист бенефіціарів від сексуальної експлуатації, знущання та домагань». Вони є обов’язковими для виконання усіма співробітниками, які зобов’язані поважати, підтримувати та просувати ці політики, а також підписати «Кодекс поведінки» компанії НІ.

ЗАГАЛЬНІ ОБОВ’ЯЗКИ

У підпорядкуванні керівнику програми з питань логістики та за функціональної підтримки менеджера (управителя) з операційної діяльності й організатора з обслуговування перевезень менеджер (управитель) з логістики надаватиме підтримку менеджеру (управителю) з операційної діяльності й організатору з обслуговування перевезень в усіх аспектах роботи відділу логістики HI, включно з транспортуванням, інвентарем, приміщеннями, перевезенням вантажів та автопарком координаційного офісу в Києві. Фахівець опікуватиметься логістичною діяльністю за підтримки та у тісній співпраці з менеджером (управителем) з операційної діяльності й організатором з обслуговування перевезень. Менеджер (управитель) з логістики подаватиме керівнику програми з питань логістики, менеджеру (управителю) з операційної діяльності й організатору з обслуговування перевезень щотижневий та щомісячний звіт.

ЗАВДАННЯ / ОБОВ’ЯЗКИ

Завдання 1. Бронювання номерів у готелях і квитків на потяг:

Він/вона допомагатиме організатору з обслуговування перевезень у заповненні TER (запитів на відрядження) у відповідності до стандартів HI, включно з перевіркою наявності підписів особи, відповідальної за бюджет, та автора запиту на кожному такому документі.

1. Фахівець забезпечуватиме контроль над належним і своєчасним онлайн-бронюванням відповідно до робочого плану команди.
2. Він/вона допомагатиме організатору з обслуговування перевезень у підготовці та надсиланні відділу фінансів щомісячних виплатних справ.
3. Він/вона допомагатиме організатору з обслуговування перевезень у перекладі рахунків на проживання в готелях та квитків.
4. Він/вона допомагатиме організатору з обслуговування перевезень у складанні запитів на послугу за кожним рахунком на проживання в готелях та квитком.
5. Він/вона допомагатиме організатору з обслуговування перевезень у доданні усіх фінансових документів до відповідної папки PSR (запитів на послугу/закупівлю) в Teams.
6. Він/вона допомагатиме організатору з обслуговування перевезень у проведенні інструктажу щодо правильного заповнення TER для нових працівників у період його заміщення.
7. Він/вона допомагатиме організатору з обслуговування перевезень у щоденній архівації усіх платіжних документів згідно з вимогами/стандартами HI.
8. За відсутності організатора з обслуговування перевезень фахівець відповідатиме за виконання його обов’язків, перелічених у пунктах 1−8 вище.

Завдання 2. Управління приміщеннями:

Фахівець допомагатиме менеджеру з операційної діяльності у його/її повсякденній роботі.

1. 1. Він/вона допомагатиме менеджеру з операційної діяльності у підтримці належного стану та постійному техобслуговуванні офісів і житлових приміщень та їх обладнанні необхідними матеріалами за стандартами HI.
   2. Він/вона допомагатиме менеджеру з операційної діяльності у забезпеченні приміщень газом, питною водою, офісним приладдям, інтернетом та іншими елементами добробуту офісних і житлових приміщень.
   3. Він/вона допомагатиме менеджеру з операційної діяльності у веденні комплексної інвентаризації матеріалів HI (меблі, електричне обладнання тощо) у межах приміщення та постійному оновленні інвентарного списку.
   4. Він/вона допомагатиме менеджеру з операційної діяльності у веденні орендних угод, що стосуються майна HI, контролі над термінами завершення їхньої дії та інформуванні менеджера (управителя) з постачання про необхідність продовження угод.
   5. Фахівець постійно оновлюватиме інформацію про житловий фонд компанії та організує прибуття / відправлення працівників разом з командою відділу логістики.
   6. Він/вона забезпечуватиме іноземних працівників / візиторів житлом у економний спосіб.
   7. Він/вона звітуватиме про відповідність розмірів/місця розташування офісних приміщень потребам HI.
   8. Він/вона допомагатиме менеджера з операційної діяльності у проведенні перевірки приміщень на відповідність потребам організації та висуватиме відповідні пропозиції.
   9. Він/вона допомагатиме менеджеру з операційної діяльності у підготовці щотижневих CMC (графіків моніторингу угод щодо приміщень компанії у Києві), їх належному оновленні та перенаправленні керівнику програми з питань логістики.
   10. Фахівець відповідатиме за щомісячні перевірки кожного гостьового будинку та звітування про необхідні дії щодо обладнання, побутових зручностей та засобів безпеки у цих приміщеннях.
   11. За відсутності менеджера з операційної діяльності фахівець відповідатиме за виконання його обов’язків, перелічених у пунктах 2.1- 2.10.

Завдання 3. Здійснення закупівель та управління поставками за потреби:

1. За необхідності допомагає чи заміщує менеджера з постачання та контролює виконання PSR (запиту на закупівлю/послугу) у рамках гуманітарної програми.
2. За необхідності здійснює підготовку усієї адміністративної документації для відправки вантажів/посилок та працює над опрацюванням платежів.
3. Збирає котування постачальників згідно з пороговими значеннями вартості закупівель та направляє їх керівнику; оперативно інформує керівника про будь-які труднощі (відбір постачальників, тимчасова чи постійна відсутність товарів у продажу) та звертається до автора запиту про закупівлю за необхідності.
4. Підготовлює підсумковий аналіз пропозицій для закупівель згідно з кодуваннями.
5. Підготовлює замовлення на закупівлю в постачальника та угоди про надання послуг за потреби.
6. Забезпечує якісні закупівлі та дотримання термінів постачання.
7. Відстежує замовлення/закупівлю до моменту доставки.
8. Забезпечує правильне заповнення документів про закупівлю: їхню наявність та чинність, наявність підписів для цілей гарантування точного відстежування усіх закупівель вздовж ланцюжка поставок.

Завдання 4. Підтримка управління запасами обладнання та матеріалів:

Під прямим керівництвом керівника програми з питань логістики фахівець допомагатиме менеджеру з операційної діяльності у його/її повсякденній роботі.

1. 1. Він/вона допомагатиме менеджеру з операційної діяльності у забезпеченні дотримання стандартів HI (та донора за необхідності) щодо управління інвентарем.
   2. Він/вона допомагатиме менеджеру з операційної діяльності у проведенні регулярної інвентаризації офісного приладдя, витратних матеріалів, обладнання в офісі, підготовці PSR для поповнення запасів.
   3. Він/вона допомагатиме менеджеру з операційної діяльності у гарантуванні безпеки та контролі стану обладнання, що використовується у координаційному офісі / житлових приміщеннях організації в Києві (ідентифікація, інвентаризація тощо).
   4. Він/вона допомагатиме менеджеру з операційної діяльності у підготовці щомісячного інвентарного звіту відповідно до вимог донора / потреб проекту.
   5. Він/вона допомагатиме менеджеру з операційної діяльності у створенні та оновленні паперової інвентарної картки щодо кожного артикула офісного обладнання, засобу гігієни та інших витратних матеріалів.
   6. Він/вона допомагатиме менеджеру з операційної діяльності у належній архівації інвентарних карток, документів про видачу матеріалів та щомісячних інвентарних звітів та оновленні всіх записів.
   7. Він/вона допомагатиме менеджеру/управителю з операційної діяльності у підготовці щомісячних інвентарних звітів, їх належному оновленні та перенаправленні керівнику програми з питань логістики.

Завдання 8. Етичні принципи та професійна практика:

1. Дотримання принципів професійної етики та просування мандату Handicap International.
2. Дотримання політик Handicap International щодо захисту дітей, захисту отримувачів допомоги від сексуальної експлуатації та насильства, інформування безпосереднього керівника про випадки порушення політик HI членами команди чи партнерами.
3. Дотримання політик та механізмів Handicap International щодо запобіганння та боротьби з шахрайством і корупцією, інформування безпосереднього керівника про випадки порушення політик HI членами команди чи партнерами.

ХАРАКТЕРИСТИКИ ПРАЦІВНИКА

Кваліфікація:

• Диплом магістра чи бакалавра у сфері логістики, адміністрування, управління, управління закупівлями та інвентарем чи іншій суміжній сфері.

Досвід

• Щонайменше один рік досвіду роботи у міжнародних гуманітарних неурядових організаціях або з щонайменше одним роком досвіду роботи у сфері логістики.
• Попередній досвід співпраці з HI буде перевагою.

Навички

• Відмінні навички міжособистісного спілкування;
• Відмінна організованість;
• Вільне володіння українською та середнє англійською мовами.
• Здатність допомогти членам команди складати та перевіряти складені плани.

Особисті якості:

• Здатність працювати в багатокультурному середовищі, що потребує гнучкості;
• Здатність працювати самостійно, але також і в команді.
• Обов’язково просунуте володіння навичками роботи з комп’ютером.
• Здатність витримувати тиск та управляти стресом.