Finance Assistant, бухгалтер

About Help:

German organization «Help Hilfe zur Selbsthilfe» (Help) has been active worldwide for 40 years. We are implementing different programs in more than 25 countries (https://www.help-ev.de/en/about-us). ;

Since its inception in 1981, Help has been committed to providing people with prompt, sustainable, long-term aid and support. Help strengthens survivability, improves living conditions, and increases the resilience of people in difficulty worldwide.

Summary:

Help is seeking a qualified professional to fill the position of Finance Assistant. The Finance Assistant will work under the supervision of the Head of Finance and will be responsible for supporting finance activities.

Location: Kyiv.

Starting date: ASAP

Duties and Responsibilities:

• Manage all day-to-day transactions, day-to-day bookkeeping according to the national legal requirements of Ukraine, methodological principles of accounting for NGO and as per corporate policy and donor`s rules: fixed assets, materials, funds, settlements and other assets, equity and liabilities, income and expenditures, accruals.
• Maintain financial ledger and ensure that bank transactions are updated daily. Reconcile accounts payable and receivables.
• Ensure all relevant financial, contractual and personnel documentation is filed in both hard copy and scanned and saved in project digital files.
• Record transactions in the BAF (1C accounting).
• File, prepare scan copies of cash and bank vouchers supporting documents.
• Regular reporting to the local authorities (tax, statistics, Labor department, etc.) and necessary stakeholders.
• Prepare and submit a annual package of financial statements: Balance Sheet, Profit & Loss,.
• Tax calculation and payment to the relevant tax authority in a timely manner.
• Checking of contracts, acts of performed work/acceptance, invoices provided by suppliers, maintaining primary documentation in accordance with legislative requirements.
• Making sure the organization is updated/following the most updated regulations, as per the changes by the government from time to time.
• Assistance with external audit requests for any required supporting documentation.
• Keeping track of the latest changes in Ukrainian Labor, tax, and accounting legislation.
• Participation in stock takes of assets, funds, calculations, and liabilities.
• Coordinate with the HR Officer on Personnel issues and requests according to the Ukrainian Labor Code, internal policies, and procedures, including hiring, dismissal, vacation, and sick leave.
• Payroll calculation.
• Provide calculation of annual vocational leave, and business trip daily allowances;
• Provide certificates of accrued income at the request of employees.
• Perform other financial tasks assigned by the Head of Finance, Country Director and/or project leadership.

Qualifications and Skills:

• University degree preferable
• 3−5 of experience in the field.
• IT literacy.
• Proficiency in Excel.
• Analytical and organizational skills.
• Good communication and interpersonal skills, initiative, and responsibility.
• Ability to work both independently and as a part of a team.
• Ability to learn quickly and adjust to new assignments.
• Previous experience in the civil/NGO sector, both local and international, with similar scope and type of work, will be considered as an advantage.

Про Help:

Німецька гуманітарна організація «Help-Hilfe zur Selbsthilfe» (Help) працює по всьому світу протягом вже 40 років. Наразі ми впроваджуємо проєкти у більше ніж 25-х країнах. (https://www.help-ev.de/en/about-us).

З часу свого заснування у 1981 році, Help прагне надавати швидку, стабільну та довгострокову допомогу та підтримку людям, що її потребують. Help покращує умови життя та підвищує стійкість людей у скрутному становищі в усьому світі.

Організація «Хелп» шукає кваліфікованого спеціаліста на посаду Бухгалтера. Бухгалтер працюватиме під керівництвом фінансового директора і відповідатиме за підтримку фінансової діяльності.

Основні обов’язки:

• Ведення всіх щоденних операцій, щоденна бухгалтерія згідно з вимогами національного законодавства України, методичними принципами бухгалтерського обліку НУО, а також згідно з корпоративною політикою та правилами донора: основні засоби, матеріали, кошти, розрахунки та інші активи, капітал та зобов’язання, доходи та витрати, нарахування.
• Ведення фінансової книги і забезпечення щоденного оновлення банківських транзакцій. Узгодження кредиторської та дебіторської заборгованості
• Забезпечити, щоб усю відповідну фінансову, договірну та кадрову документацію зберігали як у друкованому вигляді, так і сканували та зберігали в цифрових файлах проєкту.- Облік операцій у БАФ (1С бухгалтерія).
• Підшивання і підготовка скан-копій підтверджувальних документів касових і банківських ваучерів.
• Регулярна звітність перед місцевими органами влади (податкова, статистична, Департамент праці тощо) та необхідним зацікавленим сторонам.
• Підготовка та подання річного пакету фінансової звітності: баланс, звіт про прибутки та збитки.
• Своєчасний розрахунок податку та його сплата до відповідного податкового органу.
• Перевірка договорів, актів виконаних робіт/приймання, рахунків-фактур, наданих постачальниками, ведення первинної документації відповідно до вимог законодавства.
• Забезпечення оновлення організації/дотримання найактуальніших правил відповідно до змін, які час від часу вносяться урядом.
• Допомога із запитами на зовнішній аудит для будь-якої необхідної підтверджувальної документації.
• Відстеження останніх змін українського трудового, податкового та бухгалтерського законодавства.
• Участь в інвентаризаціях активів, фондів, розрахунків і зобов’язань.
• Координація з фахівцем з кадрів кадрових питань і запитів відповідно до Трудового кодексу України, внутрішніми політиками і процедурами, включно з прийомом на роботу, звільненням, відпусткою і лікарняним.
• Розрахунок заробітної плати.
• Забезпечення розрахунків щорічної професійної відпустки та добових на відрядження;
• Надання довідки про нараховані доходи на вимогу співробітників.
• Виконувати інші фінансові завдання, доручені головою фінансового відділу, директором та/або керівництвом проєкту.

Кваліфікація та навички:

• Бажана вища освіта
• 3−5 років досвіду роботи в галузі бухгалтерського обліку
• ІТ-грамотність. Володіння Excel.
• Аналітичні та організаторські здібності.
• Хороші комунікативні та міжособистісні навички, ініціативність, відповідальність.
• Вміння працювати як самостійно, так і в команді.Здатність швидко навчатися та адаптуватися до нових завдань.
• Попередній досвід роботи в громадському/недержавному секторі, як місцевому, так і міжнародному, з аналогічним обсягом і типом роботи буде розглядатися як перевага.