Офіс-менеджер

Про організацію: БФ «Боржавська надія» — неприбуткова організація яка опікується дітьми що опинились в складних життєвих обставинах. Фонд є засновником соціально-реабілітаційного центру — Дитяче Містечко «Затишок» та здійснює постійну роботу з метою забезпечення фінансової стабільності закладу та фінансового утримання резидентів закладу.

Опис посади:

Офіс-менеджер відіграє важливу роль у забезпеченні ефективної та результативної щоденної діяльності Фонду. Ця посада передбачає адміністративну підтримку, координацію офісної діяльності та обробку конфіденційної інформації. Офіс-менеджер допомагатиме в удосконаленні організаційних практик та приведенні їх у відповідність до місії фонду.

Основні обов’язки:

1. Адміністративна підтримка:

• Керувати щоденними офісними операціями та надавати адміністративну підтримку співробітникам фонду.

• Планування та координація зустрічей, зустрічей та організації поїздок для персоналу.

• Управління електронною кореспонденцією, підготовка листів, звітів та інших офіційних документів.

• Організовувати, оновлювати та підтримувати файли, записи та інші документи.

• Допомагати у підготовці бюджету та веденні фінансової документації.

• Опрацьовувати рахунки-фактури, забезпечувати точне введення фінансових даних у програмні системи.

• Виступати в ролі контактної особи для зовнішніх партнерів та постачальників.

• Координація заходів, семінарів та зустрічей, що проводяться фондом.

• Стежити за тим, щоб в офісі було чисто, організовано та забезпечено необхідним приладдям.

• Керувати офісним обладнанням та інфраструктурою, забезпечувати своєчасне виконання завдань з технічного обслуговування та ремонту.

• Впроваджувати ефективні процедури та політику управління офісом.

• Надавати безпосередню адміністративну та офісну підтримку Виконавчому директору.

• Підготовка інформаційних документів, презентацій та аналіз даних за необхідності.

• Керувати конфіденційними документами та кореспонденцією на власний розсуд.

Вимоги:

1. Освіта та досвід роботи:

• Ступінь бакалавра в галузі ділового адміністрування, менеджменту або суміжних галузях.

• Підтверджений досвід роботи офіс-менеджером, фронт-офіс-менеджером або адміністративним асистентом не менше 3 років.

• Досвід роботи в неприбутковому секторі є перевагою.

• Сильні організаційні навички та навички планування.

• Відмінні навички тайм-менеджменту, вміння працювати в режимі багатозадачності та розставляти пріоритети в роботі.

• Увага до деталей та навички вирішення проблем.

• Відмінні навички письмової та усної комунікації.

• Сильні навички міжособистісного спілкування та вміння гармонійно працювати в різноманітному середовищі.

• Компетентність з програмним забезпеченням для управління офісом, таким як MS Office (особливо MS Excel та MS PowerPoint), а також досвід роботи з системами онлайн-календарів.

Ми пропонуємо:

• Повний робочий день 5/2 при повній зайнятості
• При частковій зайнятості: пн-пт з 09 до 13:00 або з 13:30 по 17:30
• Офіційне працевлаштування
• Комфортабельний офіс в м. Ужгород

Процес подання заявки:

Зацікавлені кандидати повинні надіслати супровідний лист та резюме на адресу [відгукнутися]. Заявки приймаються до 30.04.2024, лише кандидати, які пройшли відбір, будуть запрошені на співбесіду.