Старший адміністратор гуманітарних проєктів

Міжнародні донорські проєкти • CRM • Діловодство • Організація роботи офісу • Управління адміністративними процесами

Благодійний фонд «Оновлена Україна»

Ми шукаємо відповідального, організованого та самостійного фахівця, який здатний забезпечувати щоденну операційну роботу гуманітарних і реабілітаційних проєктів, що реалізуються за підтримки міжнародних донорів.

Це не посада для пасивного виконання доручень. Ми шукаємо людину, яка вміє організовувати процеси, працювати з інформацією та людьми, контролювати виконання завдань і доводити розпочату роботу до конкретного результату.

Про організацію

Благодійний фонд «Оновлена Україна» — неприбуткова організація, яка з 2022 року реалізує гуманітарні та соціальні проєкти, спрямовані на психосоціальну підтримку й реабілітацію дітей, які постраждали внаслідок війни, а також на допомогу жінкам, дівчатам та представникам ЛГБТ-спільноти, які пережили гендерно зумовлене насильство.

Ми працюємо з міжнародними донорами, партнерами, фахівцями та установами. Наша діяльність передбачає дотримання проєктних процедур, термінів, вимог до документування, конфіденційності та звітності.

Основні функціональні обов’язки

1. Операційне управління та організація офісу

• Забезпечення безперебійної щоденної роботи офісу та проєктних активностей.
• Організація робочих процесів, зустрічей, заходів, графіків і логістики.
• Контроль виконання поточних завдань та встановлених термінів.
• Координація роботи молодших адміністраторів, розподіл і перевірка виконання завдань.
• Робота з оргтехнікою, друкованими матеріалами, скануванням, архівуванням та офісною документацією.
• Оперативне вирішення організаційних питань без постійного контролю керівника.

2. CRM та управління інформацією

• Ведення й регулярне оновлення CRM-системи.
• Реєстрація учасників проєктів, ведення баз даних і реєстрів.
• Контроль повноти, достовірності та актуальності внесеної інформації.
• Відстеження статусів звернень, записів, відвідуваності та наданих послуг.
• Формування вибірок, таблиць, статистичних даних та операційних звітів.
• Дотримання вимог конфіденційності та захисту персональних даних.

3. Документообіг та адміністративний супровід проєктів

• Підготовка, перевірка, систематизація та зберігання проєктної документації.
• Ведення журналів, реєстрів, протоколів, графіків та іншої адміністративної документації.
• Контроль наявності підтвердних документів щодо проведених заходів і наданих послуг.
• Підготовка документів для договорів, закупівель, оплат та звітності у взаємодії з відповідальними фахівцями.
• Контроль термінів подання документів.
• Підтримання належного стану електронного та паперового архіву.

4. Координація фахівців та комунікація

• Постійна взаємодія з психологами, терапевтами, реабілітологами, соціальними працівниками та іншими залученими спеціалістами.
• Узгодження графіків консультацій, занять і реабілітаційних заходів.
• Комунікація з учасниками проєктів, партнерами та представниками установ.
• Організація запису, підтвердження участі, нагадувань і перенесень.
• Своєчасне інформування команди про зміни, проблеми та ризики.
• Професійне вирішення складних комунікаційних ситуацій.

5. Контроль реалізації проєктів та звітність

• Моніторинг виконання планів, кількісних показників та встановлених дедлайнів.
• Збір і перевірка інформації від фахівців.
• Підготовка операційних звітів, зведених таблиць та матеріалів для донорської звітності.
• Контроль відповідності фактично проведених заходів затвердженим планам.
• Своєчасне виявлення проблем і пропонування рішень.
• Підготовка інформації для керівництва, партнерів і міжнародних донорів.

Обов’язкові вимоги до кандидата

Ми розглядатимемо насамперед кандидатів, які відповідають таким критеріям:

• Підтверджений практичний досвід адміністративної, операційної або проєктної координації.
• Впевнене володіння CRM-системами та досвід ведення електронних баз даних.
• Практичні навички діловодства: підготовка документів, ведення реєстрів, організація електронного й паперового документообігу.
• Впевнена робота з MS Office та Google Workspace, зокрема Excel, Word, Google Docs, Drive.
• Уміння працювати з таблицями, формулами, фільтрами, великими масивами інформації.
• Досвід ділового листування, телефонної та особистої комунікації.
• Уміння координувати кількох фахівців одночасно та контролювати виконання їхніх завдань.
• Здатність самостійно визначати пріоритети, планувати робочий день і дотримуватися термінів.
• Грамотна українська мова, професійна усна та письмова комунікація.
• Готовність працювати з конфіденційною інформацією та дотримуватися етичних стандартів.

Перевагою буде:

• Досвід роботи в міжнародних гуманітарних або донорських проєктах.
• Знання принципів грантового адміністрування, моніторингу та звітності.
• Досвід роботи з психологічними, медичними або реабілітаційними програмами.
• Досвід керування адміністративною командою.
• Знання англійської мови для роботи з документацією міжнародних проєктів.

Наші очікування щодо професійної поведінки

Ми очікуємо не лише виконання завдань, а й особистої відповідальності за результат.

Для нас принципово важливі:

• Дисципліна. Дотримання робочого графіка, домовленостей і внутрішніх правил.
• Пунктуальність. Своєчасна присутність на роботі, зустрічах та запланованих заходах.
• Самостійність. Здатність виконувати завдання без постійних нагадувань.
• Ініціативність. Уміння помічати проблеми й пропонувати практичні рішення.
• Точність. Уважне ставлення до документів, цифр, реєстрів та інформації.
• Комунікаційна зрілість. Уміння коректно взаємодіяти з людьми навіть у складних ситуаціях.
• Відповідальність. Готовність визнавати помилки, виправляти їх і не приховувати проблем.
• Залученість. Розуміння соціальної значущості роботи та небайдужість до її результатів.

Ми не практикуємо формальну зайнятість заради присутності на робочому місці. Робочий час передбачає виконання конкретних завдань, дотримання термінів та досягнення визначених результатів.

Формат роботи та дисципліна

Посада передбачає роботу безпосередньо в офісі. Це не дистанційна вакансія.

Кандидат повинен мати можливість регулярно та своєчасно прибувати на робоче місце відповідно до погодженого графіка.

Присутність в офісі необхідна для координації фахівців, роботи з документацією, забезпечення діяльності офісу та оперативного вирішення організаційних питань.

Самовільна відсутність, систематичні запізнення, ігнорування робочих завдань або порушення домовленостей є неприйнятними. Такі випадки розглядатимуться відповідно до внутрішніх правил організації, умов договору та чинного законодавства.

Ми пропонуємо

• Роботу в організації, яка реалізує соціально значущі гуманітарні та реабілітаційні проєкти.
• Практичний досвід операційного адміністрування проєктів, що фінансуються міжнародними донорами.
• Безпосередню взаємодію з проєктною командою, фахівцями та партнерами.
• Можливість розвинути компетенції, затребувані в міжнародних неурядових організаціях, благодійних фондах та приватному секторі.
• Можливість отримати документальне підтвердження досвіду роботи, а за результатами якісного виконання обов’язків — професійний рекомендаційний лист.
• Оплату 550 євро з відрахуванням обов’язкових податків і зборів. Остаточні умови обговорюються залежно від досвіду, компетенцій та формату співпраці.

Порядок відбору кандидатів

Ми проводимо структурований професійний відбір, а не формальні ознайомчі співбесіди.

Етап 1. Аналіз резюме

Розглядаємо резюме з конкретним описом попередніх посад, функціональних обов’язків, використаних інструментів та досягнутих результатів.

Етап 2. Перевірка практичних компетенцій

Кандидатам, які відповідають базовим вимогам, може бути запропоноване коротке практичне завдання на роботу з таблицями, документацією, CRM або організацію робочих процесів.

Етап 3. Професійна співбесіда

Обговорюємо попередній досвід, практичні ситуації, відповідальність, навички комунікації та готовність до офісного формату роботи.

Етап 4. Остаточне рішення

Оцінюємо відповідність професійним вимогам, якість виконання завдання та результати співбесіди.

Важливо перед поданням заявки

Будь ласка, не надсилайте резюме, якщо:

• Ви шукаєте виключно дистанційну роботу.
• Не маєте практичного досвіду роботи з документацією, таблицями та організаційними процесами.
• Не готові працювати в режимі багатозадачності.
• Не готові нести відповідальність за терміни та якість виконання завдань.
• Не плануєте проходити професійну співбесіду або практичну перевірку компетенцій.

Окремо звертаємо увагу на дотримання домовленостей щодо співбесіди.

Якщо ви підтвердили участь у співбесіді, ми очікуємо вашої присутності у погоджений час. Якщо ваші плани змінилися, просимо завчасно повідомити про це.

Неявка без попередження розглядатиметься як відмова від подальшої участі в поточному відборі.

Ми поважаємо час кандидатів і очікуємо такого самого ставлення до часу нашої команди.

Ми шукаємо людину, яка хоче працювати, професійно зростати, здобувати реальний досвід у міжнародних проєктах і відповідати за результати своєї роботи.

Якщо ви впізнали себе в цих вимогах — будемо раді розглянути вашу кандидатуру.

Благодійний фонд «Оновлена Україна»