Офіс-адміністратор

Вимоги:

• Знання діловодства, досвід роботи від 2−3 років (діловодство, секретаріат), бажано досвід роботи в іноземній компанії.

• Володіння офісною комп’ютерною та орг.технікою.
• Володіння програмами EXCEL, WORD, POWERPOINT — високий рівень.
• Досвід підготовки презентацій.
• Акуратність, уважність, порядність та неконфліктність, здатність до навчання обов’язково мають бути у кандидата.

Умови роботи:

• Робота в офісі тричі на тиждень (9.00 — 18.00)
• Інші дні — віддалено (9.00 — 18.00)

Обов’язки керуючого офісом поділяються на п’ять основних сфер:

1. Управління
2. Адміністрація
3. Господарське забезпечення
4. Контролювання
5. Звітність

Управління:

• робота з персоналом офісу
• організація нарад та брифінгів
• комунікація з локальними та зарубіжними партнерами
• планування заходів щодо забезпечення безпечної та безперебійної роботи офісу
• організація робочих поїздок співробітників та клієнтів, замовлення квитків, готелів, страховки
• робота над нормативно-технічною документацією, каталогами, рекламними матеріалами, статтями журналів
• організація та підготовка матеріалів для семінарів, презентацій, виставок
• організація перекладів рецептур, специфікацій, етикеток

Адміністрація:

• організація діловодства
• участь у зборі (поверненні документів від клієнтів-покупців та постачальників)
• розподіл документації по відділах та між співробітниками

• організація прийому та розсилки ділової кореспонденції, у тому числі роздрукування та розсилання технічної документації клієнтам

Господарське забезпечення:

• організація закупівлі матеріалів та техніки

• забезпечення всім необхідним працівників офісу
• робота зі встановлення обладнання та забезпечення його технічного обслуговування

Контролювання:

• ревізія, інвентаризація матеріальних цінностей, контроль за використанням та наявністю з метою своєчасного поповнення

• контроль стану офісного обладнання та засобів комунікації

Звітність:

• підготовка звітів для вищого керівництва

* Отримувати від громадян, яким надано послуги з пошуку роботи та сприяння в працевлаштуванні, інші пов’язані з цим послуги, гонорари, комісійні або інші винагороди забороняється.