Асистент, асистентка керівника (зі знанням німецької мови)

Wir sind Pillar GmbH, ein internationales Unternehmen im Bereich der erneuerbaren Energien.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine zuverlässige und strukturierte Assistenz der Geschäftsführung zur täglichen administrativen und organisatorischen Unterstützung. Die Position umfasst eine enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und den Teams sowie die aktive Mitsteuerung interner Prozesse.

Aufgaben

• Erstellung von Rechnungen, Kontrolle der Zahlungseingänge und Versand von Zahlungserinnerungen

• Führung der geschäftlichen Kommunikation mit Kunden, Partnern und Dienstleistern

• Überwachung des E-Mail-Posteingangs und Beantwortung von Anfragen bei Bedarf

• Erstbearbeitung eingehender Anfragen (E-Mail / Formular / Telefon)

• Laufende Pflege und Aktualisierung des CRM-Systems (Leads, Leadkarten, Nachrichten)

• Buchung und Organisation von Reisen (Flüge, Hotels), Event- und Messeanmeldungen sowie Kommunikation mit Veranstaltern

• Ordnungsgemäße Ablage und Pflege der Dokumentation auf dem Server

• Kontrolle des Aufgabenfortschritts der Projektmanager und Erinnerung an Deadlines

• Administrative Unterstützung des Vertriebsteams sowie Mitwirkung bei der Lead-Kommunikation

• Aktualisierung der Partnerlisten, Kommunikation mit Partnern und Pflege des Partnerportals

• Aufbereitung von Informationen auf Anfrage der Geschäftsführung (Recherche, Listen, Zusammenfassungen)

• Führung und Pflege des Kalenders der Geschäftsführung (Termine, Calls, Deadlines, Events)

• Kontrolle des Dokumenteneingangs von Partnern und Subunternehmern

• Unterstützung beim Onboarding neuer Partner oder Mitarbeiter

• Erstellung von Präsentationen und kurzen Informationsunterlagen nach Vorlagen

• Pflege einfacher Tabellen und Übersichten (Projekte, Kunden, Partner, Events)

• Erstellung und Aktualisierung von Vorlagen (E-Mails, Rechnungen, Angebote, Follow-ups)

• Pflege und Aktualisierung der Kontaktdatenbank (Kunden, Partner, Dienstleister)

Qualifikationen

• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (arbeitsfähig)

• Erfahrung in einer administrativen Position oder als Assistenz von Vorteil

• Sicherer Umgang mit E-Mail, Kalendern und Tabellen (Excel / Google Sheets)

• Erfahrung mit CRM-Systemen oder hohe Lernbereitschaft

• Strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise

• Hohes Verantwortungsbewusstsein und Termintreue

• Professioneller, sachlicher Kommunikationsstil

• Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen

Benefits

• 100% Remote-Arbeit mit der Möglichkeit, aus dem Ausland zu arbeiten

• Eine Schlüsselrolle im internationalen Wachstum eines zukunftsorientierten Unternehmens

• Hohen Gestaltungsspielraum und Freiheit bei Entscheidungen

• Mitarbeit an anspruchsvollen und spannenden Projekten mit namhaften Kunden

• Arbeit in einem internationalen, dynamischen Team mit flacher Hierarchie

• Attraktive Vergütung (Fixum + leistungsabhängige Boni)

• Flexible Arbeitszeiten und moderne, digitale Arbeitsprozesse

Wenn du strukturiert arbeitest, Verantwortung übernimmst und den internationalen Ausbau von PILLAR im Bereich Solarcarports und Schraubfundamente aktiv mitgestalten möchtest, freuen wir uns auf deine Bewerbung. __________

Ми — Pillar GmbH, міжнародна компанія у сфері відновлюваної енергетики.

Засновник компанії — українець, тому для нас важливо співпрацювати з фахівцями з України, які добре розуміють європейський ринок та бізнес-культуру.

Для посилення нашої команди ми шукаємо надійного та структурованого асистента керівника для щоденної адміністративної та організаційної підтримки. Посада передбачає тісну співпрацю з керівництвом і командами, а також активну участь у координації внутрішніх процесів.

Обов’язки

• Виставлення рахунків, контроль оплат і надсилання нагадувань

• Ведення ділової комунікації з клієнтами, партнерами та підрядниками

• Контроль вхідних email-повідомлень і відповіді на запити за потреби

• Первинна обробка вхідних запитів (email / форми / дзвінки)

• Постійне підтримання CRM-системи в актуальному стані (ліди, картки, повідомлення)

• Бронювання та купівля квитків, готелів, реєстрація на івенти та виставки, комунікація з організаторами

• Підтримка порядку на сервері та коректне збереження документації

• Контроль виконання задач проєктними менеджерами та нагадування про дедлайни

• Адміністративна підтримка відділу продажів, участь у комунікації з лідами

• Актуалізація списку партнерів, комунікація з ними, ведення партнерського порталу

• Підготовка інформації за запитом керівника (research, списки, узагальнення)

• Ведення календаря керівника (зустрічі, дзвінки, дедлайни, події)

• Контроль отримання необхідних документів від партнерів та підрядників

• Підтримка процесу онбордингу нових партнерів або співробітників

• Підготовка презентацій та коротких інформаційних матеріалів за готовими шаблонами

• Ведення та оновлення простих таблиць і списків (проєкти, клієнти, партнери, події)

• Підготовка та актуалізація шаблонів (email, рахунки, комерційні пропозиції, follow-ups)

• Ведення та підтримка в актуальному стані контактної бази (клієнти, партнери, підрядники)

Вимоги

• Знання німецької мови на робочому рівні (усно та письмово)

• Досвід адміністративної роботи або роботи асистентом — бажано

• Впевнене користування email, календарями, таблицями (Excel / Google Sheets)

• Досвід роботи з CRM або готовність швидко навчатися

• Структуроване мислення, уважність до деталей

• Самостійність, відповідальність, вміння працювати з дедлайнами

• Коректний діловий стиль комунікації

• Вміння працювати з конфіденційною інформацією

Ми пропонуємо

• Повністю віддалену роботу з можливістю працювати з-за кордону

• Ключову роль у міжнародному розвитку перспективної компанії

• Високий рівень відповідальності та свободу в ухваленні рішень

• Доступ до складних і цікавих проєктів з відомими клієнтами

• Роботу в міжнародній динамічній команді з плоскою ієрархією

• Конкурентну винагороду (фіксована частина + бонуси за результатами)

• Гнучкий графік роботи та сучасні цифрові робочі процеси

Якщо ти працюєш структуровано, береш на себе відповідальність і хочеш активно долучитися до міжнародного розвитку PILLAR у сфері сонячних карпортів та гвинтових фундаментів — будемо раді твоїй заявці.