Старший секретар суду

Умови роботи: П’ятиденний робочий тиждень з загальною тривалістю робочого часу 40 годин.

Обов’язки:

• Організовує та забезпечує роботу канцелярій суду, розподіляє обов’язки між працівниками канцелярії, контролює виконання ними функціональних обов’язків; контролює ведення документів первинного обліку, номенклатурних справ.
• Забезпечує своєчасне та якісне складання звітів судової статистики, ведення документів первинного обліку, відповідає за достовірність та своєчасність їх складання та оформлення; бере участь в аналітичній роботі з питань організації діловодства в суді. Організовує прийом та розподіл кореспонденції, що надійшла до суду.
• Організовує роботу з обліку та зберігання судових справ (проваджень), матеріалів, речових доказів; здійснює контроль за своєчасною здачею судових справ (проваджень) до канцелярії суду, проводить аналітичну роботу щодо строків здачі справ до канцелярії суду, готує пропозиції з удосконалення цієї роботи, систематично доповідає голові суду та керівнику апарату про випадки порушення термінів здачі судових справ до канцелярії суду, про що складає акти; перевіряє якість складання в КП «Д-3» внутрішніх реєстрів передачі документів (справ), контрольних карток діловодства суду.
• Забезпечує своєчасне та якісне зверненням судових рішень до виконання; здійснює відкликання виконавчих документів у разі припинення виконання. Веде облік та контроль за виконанням судових рішень, що надійшли з інших судів України та іноземних держав; здійснює контроль за направленням судових справ із скаргами, поданнями до судів вищих інстанцій.
• Збирає пропозиції щодо складання номенклатури справ суду, узагальнює їх, за погодженням із керівником апарату формує номенклатуру справ суду та після погодження з архівною установою подає на затвердження голові суду; вносить пропозиції до плану роботи суду з питань організації діловодства, судової статистики, контролює виконання відповідних розділів плану роботи суду.
• Організовує підготовку та передачу до архіву суду судових справ (проваджень) за минулі роки, а також іншої документації суду; є відповідальною особою за організацію ведення роботи архіву суду та передачу судових справ до електронного архіву.
• Контролює повноту заповнення та ведення обліково-статистичних карток в електронному вигляді; контролює своєчасність внесення до автоматизованої системи документообігу суду інформацію про набрання судовими рішеннями законної сили та в разі необхідності проставляє «ДНЗС»; проводить перевірку відповідності документів у судових справах опису справ, наявності усіх відсканованих аркушів справи та прикріплених в КП «Д-3».
• Проводить навчання з працівниками канцелярій. Організовує та контролює ведення контрольних та зведених контрольних виконавчих проваджень.
• Організовує та забезпечує належне здійснення прийому громадян з питань видачі копій судових документів та довідок працівниками канцелярії.
• Забезпечує відправку вихідної кореспонденції суду, формує поштові реєстри; здійснює облік, списання, замовлення маркової продукції суду; виконує інші обов’язки, які не перелічені в інструкції, але витікають зі змісту нормативних актів, наказів та вказівок, які входять до компетенції старшого секретаря.