Finance Manager, заступник керівника фінансового відділу

Finance Manager

1. Background

Team4UA implements humanitarian and early recovery projects across Ukraine, ensuring transparent, compliant, and accountable operations in line with donor regulations and internal policies. In the context of expanding multi-donor programs, the organization is strengthening its financial management systems to ensure robust internal controls, accurate reporting, effective cash flow oversight, and full audit readiness.

2. Position Overview

Under the supervision of the Head of Finance, the Finance Manager ensures efficient, compliant, and strategic financial management of the organization’s operations and programs. The role combines financial planning and analysis, donor compliance oversight, liquidity management, audit coordination, and partnership financial monitoring, providing reliable financial data to support informed decision-making and organizational sustainability.

3. Key Responsibilities

A. Compliance & Internal Control

• Ensure compliance with Ukrainian financial and tax legislation and donor requirements.
• Oversee accuracy and integrity of financial transactions in the accounting system.
• Strengthen internal control systems across organizational and partner-managed activities.
• Ensure alignment of financial procedures with internal policies and grant conditions.

B. Financial Planning & Reporting

• Lead preparation and review of project and organizational budgets.
• Ensure effective budget control and timely follow-up on variances.
• Provide regular financial briefings to Managers and Budget Holders.
• Ensure timely, high-quality financial reporting to donors, senior management, and the Board.
• Collaborate with program teams on variance analysis, co-funding strategies, and compliance.
• Support proposal development, including grant budgeting.

C. Audit & Financial Closing

• Oversee month-end closing and balance sheet reconciliations.
• Prepare annual and project financial statements.
• Coordinate external audits and ensure implementation of audit recommendations.
• Ensure readiness for donor and statutory audits in coordination with relevant departments.

D. Cash Flow & Financial Resource Management

• Monitor cash flow and oversee financial resource planning.
• Ensure expenditures and payments are properly authorized and documented.
• Consolidate and review cash forecasts from Budget Holders.
• Maintain financial stability and liquidity.

E. Partnership Financial Oversight

• Develop and implement financial monitoring plans for partners.
• Conduct financial assessments to ensure compliance and accountability.
• Support corrective action plans and provide financial capacity-building where needed.

F. Staff & Stakeholder Management

• Support development of finance staff competencies.
• Promote cross-departmental collaboration on financial matters.
• Represent the organization on financial issues with donors and authorities as required.

4. Qualifications and Experience

Education: Master degree in Finance, Accounting, Business Administration, or related field.

Experience:

• Minimum 5 years in a senior financial management role.
• Proven experience managing large budgets.
• At least 3 years of people management experience.
• NGO/humanitarian sector experience preferred.
• Experience working with international donors (e.g., ECHO, UNHCR, OCHA).

Skills:

• Strong financial management, budgeting, and reporting expertise.
• Strategic and analytical thinking.
• Strong internal control and compliance orientation.
• Experience coordinating audits.
• Advanced Excel skills and experience with financial IT systems.
• Strong leadership and stakeholder management skills.

Languages:

Ukrainian — fluent. English — full professional proficiency.

5. Supervision and Reporting

The Finance Manager reports to the Head of Finance and works closely with Program Managers, Procurement, Compliance, Accountancy, and senior leadership to ensure compliant and strategic financial management.

6. Duration and Duty Station

Duration: 12 months (with possibility of extension subject to funding). Duty Station: Kyiv or Lviv, Ukraine.

7. Reservation

Subject to Ukrainian legislation and organizational eligibility, the position may qualify for staff reservation (military deferment) in accordance with national regulations.

8. Organizational Commitments

Team4UA promotes diversity, equal employment opportunities, and zero tolerance for abuse, harassment, and misconduct. All staff must comply with Ukrainian law, the Code of Conduct, safeguarding requirements, and humanitarian accountability standards.

1. Передумови

Team4UA реалізує гуманітарні та відновлювальні проєкти по всій Україні, забезпечуючи прозоре, підзвітне та відповідне вимогам донорів фінансове управління. У зв’язку з розширенням багатодонорських програм організація посилює системи фінансового контролю, звітності та управління ліквідністю.

2. Опис посади

Під керівництвом Керівника фінансового відділу Фінансовий менеджер забезпечує стратегічне, ефективне та комплаєнс-орієнтоване управління фінансами організації. Посада охоплює бюджетування, фінансовий аналіз, контроль відповідності донорським вимогам, управління ліквідністю, координацію аудитів та фінансовий моніторинг партнерів.

3. Основні обов’язки

A. Комплаєнс та внутрішній контроль

• Забезпечення відповідності законодавству України та вимогам донорів.
• Контроль достовірності фінансових операцій у бухгалтерській системі.
• Посилення систем внутрішнього контролю в організації та партнерських проєктах.
• Забезпечення відповідності фінансових процедур внутрішнім політикам і грантовим умовам.

B. Фінансове планування та звітність

• Координація розробки та перевірки бюджетів.
• Контроль відхилень і своєчасне реагування.
• Підготовка фінансових брифінгів для менеджерів.
• Забезпечення якісної та своєчасної звітності донорам і керівництву.
• Співпраця з програмними командами щодо аналізу бюджету та співфінансування.
• Участь у формуванні бюджетів нових проєктів.

C. Аудит та фінансове закриття

• Контроль щомісячного фінансового закриття та звірки рахунків.
• Підготовка річної та проєктної звітності.
• Координація зовнішніх аудитів та виконання рекомендацій.
• Забезпечення готовності до донорських і статутних перевірок.

D. Управління ліквідністю

• Моніторинг грошових потоків та фінансових ресурсів.
• Контроль погодження та документування платежів.
• Консолідація прогнозів руху коштів.
• Підтримка фінансової стабільності організації.

E. Фінансовий моніторинг партнерів

• Розробка та впровадження плану фінансового моніторингу партнерів.
• Проведення фінансових оцінок і контроль виконання коригувальних заходів.
• Надання підтримки у підвищенні фінансової спроможності партнерів.

F. Управління та взаємодія

• Розвиток компетенцій фінансової команди.
• Забезпечення міжвідділової співпраці.
• Представництво організації у фінансових питаннях за необхідності.

4. Кваліфікація та досвід

Освіта: вища освіта у сфері фінансів, бухгалтерського обліку або суміжних галузях.

Досвід:

• Мінімум 5 років на керівній посаді у сфері фінансового менеджменту.
• Досвід управління великими бюджетами.
• Щонайменше 3 роки управління командою.
• Досвід роботи в гуманітарному секторі та з міжнародними донорами (ECHO, UNHCR, OCHA) буде перевагою.

Навички:

• Сильні компетенції у бюджетуванні, звітності та внутрішньому контролі.
• Аналітичне мислення та стратегічний підхід.
• Досвід координації аудитів.
• Просунутий рівень Excel та досвід роботи з фінансовими системами.
• Лідерські та комунікаційні навички.

Мови:

• Вільне володіння українською.
• Професійне володіння англійською.

5. Супервізія

Фінансовий менеджер підпорядковується Керівнику фінансового відділу та співпрацює з програмними підрозділами, закупівлями, комплаєнсом та керівництвом.

6. Тривалість і місце роботи

12 місяців (можливе продовження за наявності фінансування). м. Київ або м. Львів.

7. Бронювання

Посада може підлягати бронюванню відповідно до законодавства України та внутрішніх процедур.

8. Принципи роботи

Team4UA дотримується принципів рівних можливостей, різноманіття та нульової толерантності до зловживань. Усі працівники зобов’язані дотримуватися законодавства, Кодексу поведінки та стандартів гуманітарної підзвітності.