Duty of Care, Training Officer, фахівець із безпеки персоналу та розвитку спроможностей (IMPACT)

1. Background

Team4UA is a Ukrainian charitable organization established in March 2022 implementing humanitarian relief, recovery, and reconstruction initiatives across Ukraine.

Within the IMPACT project (Immediate Multisectoral Priority Assistance for Conflict-affected Territories), Team4UA provides rapid multisectoral humanitarian assistance to conflict-affected populations, particularly in frontline areas and regions experiencing active displacement.

The project supports evacuation coordination, emergency assistance, and protection services aimed at assisting civilians exposed to security risks, shelling, and forced displacement. Due to the high-risk operational context, strong safety procedures and staff preparedness are essential for safe and effective field operation.

2. Purpose of the Assignment

Under the supervision of the Project Manager, the Duty of Care & Training Officer is responsible for planning, implementing, and monitoring staff safety and capacity-building initiatives within the IMPACT project.

The role focuses on strengthening staff readiness, coordinating training activities, and ensuring that project teams and partners operate in accordance with humanitarian safety standards and protection principles.

3. Key Responsibilities

A. Training Strategy & Capacity Building

• Design and implement a comprehensive training program for staff, volunteers, and partner organizations.
• Organize training sessions on humanitarian safety standards, protection principles, and operational readiness.
• Facilitate peer learning and knowledge-sharing sessions between project teams and consortium partners.
• Provide mentoring and technical guidance to staff to strengthen service delivery and operational capacity.

B. Safety Protocols & Risk Management

• Develop and implement safety procedures for project teams operating in field environments.
• Organize first aid and life-saving training sessions, including the use of individual first aid kits (IFAK).
• Conduct risk awareness sessions related to explosive ordnance and other field risks.
• Support the development and implementation of safety procedures related to field operations, including UAV or drone use where relevant.

C. Duty of Care Management

• Ensure that staff welfare and safety standards are maintained across project operations.
• Coordinate insurance processes for volunteers and project staff where required.
• Manage the distribution, monitoring, and tracking of personal protective equipment (PPE), safety kits, and related equipment.
• Report and escalate critical safety incidents to project management.

D. Documentation & Operational Support

• Support the development and updating of SOPs, safety guidelines, and training materials.
• Maintain records of training activities, safety equipment distribution, and staff preparedness indicators.
• Document lessons learned and good practices related to staff safety and training activities.
• Perform other related duties as assigned by the supervisor.

4. Deliverables

• Implementation of regular staff safety and capacity-building training sessions.
• Updated safety training records and training completion reports.
• Accurate tracking of safety equipment, PPE, and insurance coverage.
• Updated monitoring data related to staff preparedness and safety indicators.
• Documentation of lessons learned, best practices, and capacity-building outcomes.
• Support to the development of safety guidelines and operational procedures.

5. Qualifications and Experience

Education

• Bachelor’s degree in security management, humanitarian affairs, public health, education, human resources, or a related field.
• Specialized training or certification in humanitarian safety or security management is an asset.

Experience

• Minimum 3 years of relevant professional experience in staff training, safety management, duty of care systems, or capacity-building programs.
• Experience in humanitarian or emergency response contexts is strongly preferred.
• Experience delivering training or facilitating learning sessions is an advantage.

Technical Skills & Competencies

• Strong facilitation and training delivery skills.
• Understanding of humanitarian safety standards and protection principles.
• Strong organizational skills and ability to manage multiple tasks under pressure.
• Proficiency in MS Office and data collection tools.

Languages

Fluency in Ukrainian and working knowledge of English are required.

6. Supervision and Reporting

The Duty of Care & Training Officer reports to the Project Manager and works in close coordination with project teams and relevant internal departments to ensure staff safety, preparedness, and training activities are effectively implemented.

7. Duration and Duty Station

• Duration: 6 months, with possible extension subject to funding.
• Duty Station: Dnipro, Ukraine.

8. Organizational Commitments

Team4UA promotes diversity, equal employment opportunities, and zero tolerance for abuse, harassment, and misconduct. All staff must comply with Ukrainian legislation, the Code of Conduct, safeguarding principles, and humanitarian accountability standards.

1. Загальна інформація

Team4UA — українська благодійна організація, створена у березні 2022 року, яка реалізує гуманітарні та відновлювальні проєкти по всій Україні.

У межах проєкту IMPACT (Immediate Multisectoral Priority Assistance for Conflict-affected Territories) Team4UA надає швидку мультисекторальну гуманітарну допомогу населенню, яке постраждало від війни, зокрема у прифронтових регіонах та районах із високим рівнем переміщення населення.

Проєкт спрямований на підтримку евакуаційних заходів, надання екстреної допомоги та послуг у сфері захисту для цивільного населення, яке перебуває під ризиком через бойові дії, обстріли та вимушене переміщення. У зв’язку з підвищеним рівнем ризику під час польових операцій важливо забезпечити належну підготовку персоналу та дотримання процедур безпеки.

2. Мета посади

Фахівець із безпеки персоналу та розвитку спроможностей відповідає за планування, впровадження та моніторинг заходів із підвищення безпеки, підготовленості та стійкості персоналу і волонтерів у межах реалізації проєкту IMPACT.

Посада передбачає координацію навчальних програм, впровадження стандартів безпеки та підтримку розвитку спроможностей проєктних команд і партнерів.

3. Основні обов’язки

А. Розробка та реалізація програм навчання

• Розробка та впровадження комплексної програми навчання для співробітників, волонтерів та партнерських організацій.
• Організація навчальних заходів із питань безпеки, гуманітарних стандартів та захисту населення.
• Сприяння обміну досвідом між командами та партнерами консорціуму.
• Надання технічної підтримки та наставництва польовим командам.

Б. Управління безпекою та ризиками

• Розробка та впровадження протоколів безпеки для польових команд.
• Організація тренінгів з надання першої допомоги та використання індивідуальних аптечок (IFAK).
• Проведення інформаційних сесій щодо ризиків вибухонебезпечних предметів.
• Підтримка розробки процедур безпеки для польових операцій.

В. Забезпечення Duty of Care

• Контроль дотримання стандартів безпеки та добробуту персоналу.
• Координація процесів страхування волонтерів та персоналу.
• Управління системою обліку засобів індивідуального захисту (PPE) та іншого безпекового обладнання.
• Оперативне інформування керівництва про критичні інциденти.

Г. Документація та підтримка процесів

• Підготовка та оновлення SOP, інструкцій і навчальних матеріалів.
• Ведення обліку навчальних заходів та показників підготовленості персоналу.
• Документування отриманого досвіду та найкращих практик.
• Виконання інших завдань за дорученням керівника.

4. Очікувані результати роботи

• Проведення регулярних тренінгів для персоналу та партнерів проєкту.
• Актуальна документація щодо проведених навчань та підготовки персоналу.
• Системний облік страхування, засобів індивідуального захисту та безпекового обладнання.
• Оновлені дані щодо рівня підготовленості персоналу та виконання показників розвитку спроможностей.
• Документування найкращих практик і отриманого досвіду.
• Підтримка розробки та оновлення процедур безпеки.

5. Вимоги до кандидата

Освіта

• Вища освіта у сфері безпеки, гуманітарних наук, громадського здоров’я, освіти, управління персоналом або суміжних напрямів.
• Спеціалізовані сертифікати у сфері гуманітарної безпеки будуть перевагою.

Досвід

• Щонайменше 3 роки професійного досвіду у сфері навчання персоналу, управління безпекою або програм розвитку спроможностей.
• Досвід роботи у гуманітарних або кризових умовах буде значною перевагою.
• Досвід проведення тренінгів або навчальних заходів є бажаним.

Навички

• Сильні навички фасилітації та проведення навчання.
• Розуміння гуманітарних принципів безпеки та захисту.
• Сильні організаційні та комунікаційні навички.
• Здатність працювати у динамічному середовищі та виконувати кілька завдань одночасно.

Мови

Вільне володіння українською мовою та робоче знання англійської.

6. Підпорядкування та звітність

Фахівець із безпеки персоналу та розвитку спроможностей підпорядковується Менеджеру проєкту та працює у тісній координації з проєктними командами та відповідними внутрішніми підрозділами.

7. Тривалість контракту та місце роботи

• Тривалість контракту: 6 місяців з можливістю продовження.
• Місце роботи: м. Дніпро, Україна.

8. Принципи організації

Team4UA підтримує рівні можливості працевлаштування, різноманіття та політику нульової толерантності до зловживань, домагань та неправомірної поведінки. Усі співробітники зобов’язані дотримуватися законодавства України, Кодексу поведінки організації, принципів safeguarding та стандартів гуманітарної підзвітності.