Office manager

Опис вакансії

Запрошуємо до команди NOOM — відомого українського бренду дизайнерських меблів, що активно розвивається на внутрішньому та світовому ринку. Ми перетворюємо ідеї в реальність, створюючи ексклюзивні меблі, світильники, предмети декору та аксесуари для дому.

Ми шукаємо проактивного та самостійного офіс-менеджера.

Основні завдання:

Організація зустрічей і переговорів в середині компанії:

• Координація вибору часу і сервісу проведення зустрічей і переговорів.
• Забезпечення наявності необхідних матеріалів (документи, адженда тощо).
• Відправлення запрошень і нагадувань, підтвердження участі.

Підтримка комунікації та інформування в середині компанії:

• Підготовка та надсилання внутрішніх інформаційних повідомлень (події та оголошення).
• Стежити за своєчасною відповіддю на внутрішні запити і повідомлення співробітників компанії.

Допомога в онбордингу нових співробітників:

• Створення спільних груп для комунікації та підписання NDA з кандидатом.
• Створення журналу онбордингу та постійний контроль за його заповненням стажером.
• Координація процесу офіційного працевлаштування та оформлення документів після успішного проходження стажування.

Організація доставок та внутрішньої логістики:

• Координація переміщення виробів, матеріалів чи обладнання для внутрішніх потреб (наприклад, зі складу на склад, або на потрібну локацію).
• Організація та контроль доставки товарів від постачальників до офісу або безпосередньо співробітникам компанії.
• Взаємодія з кур'єрськими службами, поштовими операторами та водіями.

Організація та контроль документообігу:

• Забезпечення правильного оформлення та зберігання всіх документів компанії.
• Ведення журналів реєстрації вхідної та вихідної документації.
• Відстеження термінів актуальності документів.

Вирішення адміністративних питань:

• Організація налаштування софту, своєчасна оплата підписок на сервіси та послуги.
• Взаємодія з компаніями, що надають адміністративні послуги (системне адміністрування, технічна допомога).
• Створення акаунтів за запитом.
• Збереження доступів до сервісів.
• Надання доступів за запитом.

Допомога в пошуку та аналізі інформації:

• Виконання запитів на пошук інформації за різними темами.
• Обробка та подання знайденої інформації у зручному для сприйняття форматі.

Ведення бази даних співробітників:

• Своєчасне оновлення інформації про співробітників.
• Забезпечення конфіденційності та збереження даних.

Ведення календарів організації:

• Ведення календаря зустрічей і заходів.
• Відправлення нагадувань про заплановані події (відпустки, дні народження).
• Узгодження дат відпусток, відгулів, днів народження.

Пошук підрядників і підтримка комунікації з ними:

• Пошук і вибір підрядників для виконання різних завдань.
• Ведення переговорів, узгодження умов співпраці.
• Відстеження виконання робіт і термінів.
• Контроль оплати рахунків.

Допомога відділу продажів і відділу маркетингу:

• Допомога з фоллоуапами.
• Наповнення контентом маркетингових платформ.
• Збір даних для маркетингових кампаній.

Вимоги до кандидата:

• Вища освіта.
• Попередній досвід на аналогічній посаді вважається перевагою.
• Бажане але не обовʼязкове володіння англійською мовою на рівні B1 (Intermediate) та вище.
• Вміння працювати з технічними інструментами (Google Docs/Sheets, Google Calendar, Asana, Miro, CRM).
• Високі навички ведення переговорів.
• Сильна самоорганізованість та уважність до деталей.
• Вміння опрацьовувати великі обсяги інформації та систематизувати її.
• Аналітичний склад розуму.

Ми пропонуємо:

• Віддалену форму співпраці.
• Гнучкий графік роботи.
• Стабільна і своєчасна ЗП.
• Карʼєрне зростання.

Приєднуйтеся до NOOM, де кожен день — це можливість творити, рости та спільно реалізовувати найбільші ідеї.

Надсилайте своє резюме та приєднуйтеся до нашої команди!