Головний спеціаліст відділу документального забезпечення

Вимоги:

Освіта: вища освіта — відповідного напряму підготовки за освітнім ступенем не нижче — бакалавра, молодшого бакалавра

Вимоги до компетентності

Аналітичні здібності

Відповідальність

Уважність до деталей

Робота з великими масивами інформації

Знання законодавства у сфері

Тимчасова інструкція з діловодства в органах прокуратури України, затверджену наказом Генеральної прокуратури України 12.02.2019 № 27 (зі змінами);

Інструкція про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, в органах прокуратури України, затверджену наказом Генеральної прокуратури України від 27.09.2022 № 199.

Перелік документів, необхідних для зайняття посади:

• 1) заява про призначення на посаду;
• 2) особова картка державного службовця встановленого зразка (затверджена наказом НАДС від 19.05.2020 № 77−20);
• 3) копія паспорта громадянина України;
• 4) копія облікової картки платника податків (окрім фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті);
• 5) копії документів про освіту з додатками, науковий ступінь, вчене звання;
• 6) копія трудової книжки;
• 7) підтвердження подання декларації особи, уповноваженої на виконання функцій держави або місцевого самоврядування, за минулий рік;
• 8) завірена в установленому порядку копія довідки про результати проведення перевірки відповідно до Закону України «Про очищення влади» (за наявності);
• 9) державний сертифікат про рівень володіння державною мовою (за наявності).

Особа, може подавати додаткову інформацію, яка підтверджує відповідність встановленим вимогам, зокрема стосовно досвіду роботи, професійних компетентностей, репутації (характеристики, рекомендації, наукові публікації тощо).

Умови роботи: строково, до призначення на цю посаду переможця конкурсу чи до спливу дванадцятимісячного строку після припинення або скасування воєнного стану

Обов’язки:

1. Ведення діловодства із дотриманням вимог Тимчасової інструкції з діловодства в органах прокуратури України та Інструкції роботи в інформаційній системі «Системі електронного документообігу органів прокуратури України» (далі — ІС «СЕД»);
2. Реєстрація в ІС «СЕД» вхідних документів, які надійшли до Спеціалізованої прокуратури регіону поштовим, фельд'єгерським та спеціальним зв’язком, кур'єром, отримані на особистому прийомі, на телефон «гарячої лінії», з використанням мережі Інтернет, засобів електронного зв’язку, вилучені зі скриньки, відомчу кореспонденцію, у тому числі надіслану факсимільним зв’язком, електронною поштою;
3. Реєстрація вхідних документів з грифом «Для службового користування» (далі — з грифом «ДСК») та проставлення реєстраційного номеру на вхідному документі;
4. Формування документів у справи, наглядові провадження, їх зберігання та використання;
5. Прийом та оформлення вихідної кореспонденції відділу, перевірку правильності оформлення документів, адреси та наявності додатків, передавання відповідальній особі за пакування та відправлення;
6. Облік реєстрів передачі внутрішніх та вихідних документів в ІС «СЕД»;
7. Передавання та прийом кореспонденції телефаксом та електронною поштою, своєчасна їх реєстрація і передавання на попередній розгляд та на розгляд керівництву Спеціалізованої прокуратури регіону;
8. Ведення обліку переданих і прийнятих факсів у відповідних книгах обліку;
9. Приймання та передачу вхідної та внутрішньої кореспонденції для керівника Спеціалізованої прокуратури регіону та його заступників;
10. Вчасне передавання документів із резолюцією керівнику самостійного структурного підрозділу Спеціалізованої прокуратури регіону та прокурорським працівникам закріпленого відділу на розгляд і їх виконання, які розглянуті керівником Спеціалізованої прокуратури регіону та заступниками;
11. Стеження за строками виконання документів, звернень запитів на інформацію, що перебувають на виконанні у відділі, та завчасне інформування керівника підрозділу про затримку їх виконання, здійснення відмітки про їх рух в ІС «СЕД»;

Щомісячне готування зведення про документообіг у відділі, за яким закріплений.