Фахівець із супроводу евакуації

Фахів:чиня із супроводу евакуацій

Про роль. Роль передбачає взаємодію з головами відділів, ведення діловодства та виконання інших адміністративних завданнь.

Адміністративна підтримка

• Часткова організація робочого графіка голів відділу: планування зустрічей, дзвінків та інших заходів.
• Ведення діловодства, підготовка документів, листів та звітів.
• Ведення переписки з зовнішніми партнерами та комунікація з іншими підрозділами організації за дорученням керівництва.
• Організація заходів та зустрічей
• Координація підготовки матеріалів для внутрішніх та зовнішніх зустрічей, тренінгів, нарад та інших заходів.
• Складання конспектів за результатами дзвінків і зібрань.

Документообіг та звітність

• Збір, систематизація та передача інформації для підготовки звітів, публікацій та аналізу роботи відділу.
• Контроль за дотриманням термінів подачі звітів та інших документів.
• Ведення архіву документів, пов’язаних з діяльністю відділу.

Моніторинг і контроль виконання завдань

• Відстеження статусу виконання завдань членами команди та надання оперативної інформації головам відділу.
• Забезпечення дотримання дедлайнів у межах проєктів.
• Аналітична та організаційна підтримка
• Збір і аналіз даних, необхідних для прийняття рішень та підготовки інформаційних матеріалів.
• Розробка навчальних матеріалів, інструкцій та пам’яток.
• Підтримка керівників у підготовці презентацій, виступів та стратегічних документів.

Комунікація та участь у заходах

• Підготовка офіційних листів, запитів та матеріалів для зовнішньої комунікації.
• Участь у семінарах, інтерв'ю, конференціях та інших публічних заходах.
• Сприяння ефективній взаємодії з партнерами, донорами та іншими зацікавленими сторонами.

Що важливо для ролі

• Досвід у сфері гуманітарних проєктів та ведення документообігу.
• Навички аналізу інформації та формування чітких висновків і рекомендацій.
• Вміння працювати з різними стейкхолдерами та чітко комунікувати.
• Самостійність, відповідальність і вміння пріоритизувати задачі.
• Вільна українська.
• Обов’язково: наявність ФОП 3-ї групи або готовність відкрити перед початком співпраці.
• Організація керується принципами: нульова толерантність до будь-яких проявів насилля та дискримінації, дотримання етичних норм. Сексуальна експлуатація та наруга заборонені в усіх формах. Процедури регулюються відповідно до політики ЗСЕН та організаційних правил і положень організації. Тому кандидатові необхідно буде надати рекомендації з колишніх місць роботи.
• У межах відбору може здійснюватися перевірка інформації про кандидата у відкритих джерелах з метою дотримання вимог законодавства, внутрішніх політик Організації та вимог донорів.