Менеджер з документообігу (ЗЕД)

Опис вакансії

Запрошуємо кандидатів на посаду менеджер з документообігу (ЗЕД). Ми — холдинг «Альфа», багатопрофільна група компаній з активною міжнародною присутністю на ринках ЄС, США, Азії та ОАЕ. Наша команда молода, динамічна та відкрито прагне розвитку. Якщо ви шукаєте роботу, де ваш професіоналізм матиме вагомий вплив, а кожен день приноситиме нові виклики та можливості — запрошуємо приєднатись до нас.

Ми шукаємо досвідченого менеджера з документообігу, який відповідатиме за повний цикл роботи з документами з кількох юридичних осіб групи компаній з різними напрямками діяльності (сервіс, товар, тощо).

Зверніть увагу, що резюме розглядаємо тільки при НАЯВНОСТІ ФОТОГРАФІЇ кандидата.

Обов’язки:

Документообіг та діловодство

• Повна відповідальність за документообіг щодо кількох юридичних особах: організація, ведення, контроль та систематизація;
• Створення, редагування та погодження договорів, агріментів, аннексів, додаткових угод та супутньої документації по кожній юридичній особі;
• Ведення та систематизація документації компаній: оформлення, облік, зберігання;
• Розробка та впровадження регламентів, інструкцій та стандартів роботи з документами;
• Вибір, впровадження та налаштування системи електронного документообігу спільно з IT-відділом;
• Контроль строків погодження та виконання документів;
• Ведення реєстрів договорів, наказів, вхідної та вихідної кореспонденції по кожній юрособі;
• Контроль підписання документів з обох сторін: відстеження відправки, отримання по email, підписання оригіналів;

Робота з рахунками та фінансовими документами

• Робота з рахунками: виписка основних (договірних) та додаткових (разових) рахунків, інвойсів;
• Контроль дебіторської заборгованості: моніторинг повернення підписаних клієнтами оригіналів актів, договорів та додаткових угод;
• Робота з постачальниками: обробка вхідних рахунків, актів та видаткових накладних; контроль повернення підписаних документів від постачальників;

Адміністративні та комунікаційні завдання

• Створення різних Excel-таблиць та ведення баз даних;
• Ділове листування з партнерами, в тому числі англійською мовою;
• Забезпечення юридичної коректності оформлення документів;

Що ми очікуємо:

• Досвід роботи в документообігу / діловодстві від 3 років;
• Досвід ведення документообігу по декількох юридичних особах (група компаній, холдинг) —обов’язково !
• Знання стандартів діловодства та нормативних актів у сфері документаційного забезпечення;
• Досвідчений користувач Microsoft Office: Excel (зведені таблиці, формули, фільтрація даних) та Word (оформлення документів, шаблони, стилі);
• Впевнене володіння Adobe Photoshop та Canva;
• Англійська мова — середній рівень (Intermediate): ділове листування, робота з документами англійською мовою;
• Досвід роботи з первинною бухгалтерською документацією (рахунки, акти, накладні, інвойси);
• Уважність до деталей, системне мислення, вміння структурувати інформацію;
• Навички ділового листування та ведення кореспонденції;
• Навички написання регламентів та інструкцій зрозумілою мовою;
• Вміння працювати в режимі багатозадачності та витримувати строки;

Буде перевагою:

• Вища освіта у сфері документознавства, архівознавства, управління або юриспруденції;
• Досвід автоматизації процесів «з нуля»;
• Досвід проходження перевірок та аудитів з документації;
• Знання англійської мови буде перевагою!

Що ми пропонуємо:

• Конкурентну зарплату в діапазоні 1 000 — 2 000 $ (для початку), що відповідає вашим навичкам і результатам. З подальшим зростанням;
• Пн-Пт, 09:00−18:00;
• Повну зайнятість у комфортному офісі з дружнім молодим колективом;
• Можливість професійного росту та розвитку в міжнародній компанії;
• Участь у цікавих міжнародних проектах та роботу з різноманітними ринками;
• Підтримку у навчанні та підвищенні кваліфікації;

Якщо Ви хочете розвиватися та йти в нове, не боїтеся брати відповідальності та працювати у дружній команді професіоналів — ми чекаємо на ваше резюме!

Приєднуйтесь до «Альфа» та станьте частиною нашого успіху!

Для зв’язку Telegram: @HR_FinDep