Бухгалтер, менеджер з документообігу та фінансів (ЗЕД)

Запрошуємо кандидатів на посаду бухгалтер / менеджер з документообігу та фінансів (ЗЕД) у місті Варшава. Ми — холдинг «Альфа», багатопрофільна група компаній з активною міжнародною присутністю на ринках ЄС, США, Азії та ОАЕ. Наша команда молода, динамічна та відкрито прагне розвитку. Якщо ви шукаєте роботу, де ваш професіоналізм матиме вагомий вплив, а кожен день приноситиме нові виклики та можливості — запрошуємо приєднатись до нас.

Ми шукаємо досвідченого фахівця, який повністю візьме на себе документообіг, роботу з фінансовими документами, проведення платежів по кількох юридичних особах — компаніях-нерезидентах, зареєстрованих у Європі, з різними напрямками діяльності (сервіс, товар тощо).

Важливо: робота ведеться з європейськими компаніями-нерезидентами. Основна робоча мова документообігу — англійська. Офіс розташований у Варшаві, Польща.

Зверніть увагу, що резюме розглядаємо тільки при НАЯВНОСТІ ФОТОГРАФІЇ кандидата.

Обов’язки:

Документообіг та діловодство (ЗЕД)

• Повна відповідальність за документообіг по кількох юридичних особах-нерезидентах: організація, ведення, контроль та систематизація;
• Створення, редагування та погодження договорів (agreements), аннексів (amendments), додаткових угод та супутньої документації англійською мовою по кожній юридичній особі;
• Ведення та систематизація документації компаній: оформлення, облік, зберігання;
• Розробка та впровадження регламентів, інструкцій та стандартів роботи з документами;
• Вибір, впровадження та налаштування системи електронного документообігу спільно з IT-відділом;
• Контроль строків погодження та виконання документів;
• Ведення реєстрів договорів, наказів, вхідної та вихідної кореспонденції по кожній юрособі;
• Контроль підписання документів з обох сторін: відстеження відправки, отримання по email, підписання оригіналів;
• Аудит документації: перевірка повноти, коректності та відповідності оформлення документів встановленим стандартам та вимогам міжнародного документообігу;

Робота з рахунками та фінансовими документами

• Виписка інвойсів (invoices), основних (договірних) та додаткових (разових) рахунків по кожній юрособі;
• Контроль дебіторської заборгованості: моніторинг оплат від міжнародних клієнтів та партнерів, нагадування, відстеження повернення підписаних оригіналів актів, договорів та додаткових угод;
• Робота з постачальниками: обробка вхідних рахунків, актів та видаткових накладних; контроль повернення підписаних документів від постачальників;
• Контроль кредиторської заборгованості: моніторинг строків оплати постачальникам;

Банківські операції

• Проведення платежів через клієнт-банки по всіх юрособах, включаючи міжнародні перекази (оплата постачальникам, податки, операційні витрати);
• Контроль залишків на рахунках та формування платіжного календаря;
• Підготовка платіжних реєстрів та погодження платежів з керівництвом;
• Завантаження банківських виписок, звірка з внутрішнім обліком;

Управлінський облік та звітність

• Ведення управлінського обліку по кожній юридичній особі: доходи, витрати, рух грошових коштів;
• Підготовка зведених управлінських звітів для керівництва (щотижневих / щомісячних);
• Аналіз фінансових показників: рентабельність по напрямках, контроль витрат, відхилення від бюджету;
• Формування та підтримка управлінських таблиць і дашбордів в Excel;

Комунікація та адміністративні завдання

• Ділове листування з міжнародними партнерами, клієнтами та постачальниками англійською мовою;
• Створення різних Excel-таблиць та ведення баз даних;
• Забезпечення юридичної коректності оформлення документів відповідно до міжнародних стандартів;
• Взаємодія з зовнішньою бухгалтерською фірмою (biuro rachunkowe): передача первинних документів, звірка, координація;

Що ми очікуємо:

• Досвід роботи в документообігу / фінансовому обліку від 3 років;
• Досвід роботи з ЗЕД-документацією та/або компаніями-нерезидентами — обов'язково!
• Досвід ведення документообігу та фінансових операцій по декількох юридичних особах (група компаній, холдинг) — обов'язково!
• Практичний досвід проведення платежів у клієнт-банках, включаючи міжнародні перекази;
• Досвід ведення управлінського обліку та підготовки управлінських звітів;
• Англійська мова — рівень Upper-Intermediate / Advanced: вільне ділове листування, складання та перевірка договорів англійською, робоча комунікація з міжнародними партнерами;
• Досвідчений користувач Microsoft Office: Excel (зведені таблиці, формули, фільтрація даних, побудова дашбордів) та Word (оформлення документів, шаблони, стилі);
• Впевнене володіння Adobe Photoshop та Canva;
• Досвід роботи з первинною бухгалтерською документацією (рахунки, акти, накладні, інвойси);
• Уважність до деталей, аналітичне мислення, вміння працювати з цифрами;
• Навички ділового листування та ведення кореспонденції;
• Вміння працювати в режимі багатозадачності та витримувати строки;

Буде перевагою:

• Вища освіта у сфері фінансів, бухгалтерії, економіки, міжнародних відносин, управління або юриспруденції;
• Досвід роботи з міжнародними програмами для управлінського обліку (Xero, QuickBooks, FreshBooks, Zoho Books або аналоги);
• Досвід взаємодії з комплаєнс-департаментами міжнародних банків щодо проведення та верифікації платежів;
• Досвід взаємодії з зовнішніми бухгалтерськими фірмами;
• Досвід проходження перевірок та аудитів з документації;
• Досвід автоматизації процесів «з нуля»;
• Знання англійської мови буде перевагою!

Що ми пропонуємо:

• Конкурентну зарплату в діапазоні 2 000 — 3 000 $ (для початку), що відповідає вашим навичкам і результатам. З подальшим зростанням.
• Пн-Пт, 09:00−18:00;
• Повну зайнятість у комфортному офісі у Варшаві з дружнім молодим колективом.
• Можливість професійного росту та розвитку в міжнародній компанії.
• Участь у цікавих міжнародних проектах та роботу з різноманітними ринками.
• Підтримку у навчанні та підвищенні кваліфікації.

Приєднуйтесь до «Альфа» та станьте частиною нашого успіху!

Для зв’язку Telegram: @HR_FinDep