Фахівець, фахівчиня з логістики, Logistics Officer

ACTED — французька неурядова організація, заснована в 1993 році, яка підтримує вразливі верстви населення, які постраждали від гуманітарних криз у всьому світі. ACTED надає постійну підтримку вразливим громадам шляхом забезпечення стійкості післякризових заходів та готовності до довгострокових викликів, що стоять перед населенням, з метою подолання циклу бідності, сприяння розвитку та зменшення вразливості до катастроф. Наші співробітники завжди готові реагуванню в надзвичайні ситуації, підтримці та відновленню сталого розвитку через 450 проектів у 43 країнах.

Assignment.

The logistic officer will support the capital logistic team with various functions related to procurement, fleet, asset management and administration.

General objectives of the position:

• Supporting procurement processes for Acted and implementing partners
• Support fleet management and driver contracting
• Administrative support (including physical and electronic archiving)

Note — the position is likely a temporary position, anticipated for up to 6 months in order to support the existing team during a period of high work volume.

The candidate has to be comfortable with the following responsibilities:

Procurement:

• Review procurement requests and undertake processes in line with ACTED procurement procedures.
• Apply logistic controls to the procurement carried out by implementing partners in line with existing procedures.
• Support the efficient & exhaustive circulation, filing & archiving of procurement documentation as detailed in ACTED logistics manual (tender documents, contracts, quotations, etc.);
• To help the purchase team to update the order follow up
• To ensure the correct archiving of all documentation related to Procurement
• Responsible for compliance with all the procurement procedures.

Stocks & deliveries

• Support in the review and compilation of Stock and Delivery Reports for Acted areas of implementation.
• Carry out inventories of Acted equipment and assets within the Kyiv office and guest houses.
• Support the shipment of goods and equipment between Acted bases.

Fleet Management

• Support in the contracting of drivers (with their own vehicle) and maintenance of the Acted fleet database
• Ensure that all fleet documentation (logbooks, fuel reports) are up-to-date and archived according to existing procedures.

Filing/Reporting

• Produce a detailed electronic register of all logistic documentation within the office
• Support in the upload and metadata for the Acted electronic archive
• Support in the compilation of monthly logistic reports.

Job Specification

• At least a University degree in logistic, finance or administration or relevant field is preferred.
• Past experience within a humanitarian organization is a strong plus.
• Full knowledge of MS Office, in particular Excel.
• Full command of English language (written, spoken, understanding, and comprehending)
• Experience working with electronic archives including metadata is a plus.
• Strong and proven integrity, time management; work prioritization skills,
• Ability to multi-task. Work under pressure and handle numerous tasks simultaneously in a timely manner.

Увага! Згідно чинного законодавства, при працевлаштуванні військовозобов'язані громадяни України зобов’язані надати військово-облікові документи та оновити свої військово-облікові дані.

Attention! Per current legislation, individuals subject to military service duty must provide updated military registration documents while being employed.

Ми пропонуємо

• Офіційне працевлаштування;
• Регулярний перегляд заробітної плати;
• 28 календарних днів щорічної відпустки;
• 3 додаткові дні відпустки на рік згідно з внутрішніми політиками;
• Оплата лікарняних у розмірі 100% заробітної плати (до 15 днів на рік) згідно з внутрішніми політиками;
• Можливість працювати віддалено 2 дні на тиждень згідно з внутрішніми політиками;
• Медичне страхування та страхування життя після завершення початкового контрактного періоду;
• Комфортний сучасний офіс із зоною для відпочинку, де завжди доступні чай та кава;
• Дружня мультикультурна команда, яка підтримує розвиток і відкритість;
• Доступ до консультацій з професійним психологом для підтримки ментального здоров’я;
• Курси англійської мови для покращення комунікаційних навичок;
• Перспективи кар'єрного зростання.

«ACTED has a zero-tolerance approach to sexual exploitation, abuse and harassment (SEAH). Please note that any candidate offered a job will sign the Code of Conduct, and related policies, as part of their work contract. Misconduct can lead to dismissal.»