Асистент керівника

Формат роботи: (офіс / гібрид / віддалено) Локація: (Деснянський р-н, Флоренція)

Основні обов’язки Документообіг

• Підготовка договорів (на основі шаблонів), внесення правок та погодження з партнерами
• Контроль наявності підписаних паперових договорів в офісі
• Виставлення рахунків та актів (при створенні нових договорів і щомісячно для активних контрактів)
• Контроль повернення підписаних актів від клієнтів
• Робота з електронним документообігом у системі «Вчасно»

CRM

• Ведення CRM-системи: внесення нових клієнтів і лідів
• Створення та супровід проєктів (вартість, терміни, відповідальні)
• Фіксація активностей по проєктах (задачі, комунікації, нагадування)

Організація навчання

• Підготовка та координація навчальних програм (на основі готових матеріалів)
• Створення реєстраційних форм (Google Forms)
• Комунікація з учасниками (листи, дзвінки)
• Організація онлайн-навчання (Zoom): створення конференцій, розсилка запрошень
• Робота з тестами (редагування / оновлення)
• Збір та публікація відгуків учасників
• Підготовка та оновлення презентацій

Контент та сайт

• Пошук і підготовка новин (харчова та агро сфери)
• Публікація новин і матеріалів на сайті
• Оновлення інформації на сайті
• Публікація кейсів (сертифікації клієнтів)
• Дублювання контенту в соцмережах (Facebook, Instagram, LinkedIn, Telegram)

Адміністративна підтримка

• Моніторинг профільних заходів (виставки, конференції) та ведення календаря
• Планування участі компанії у подіях
• Організація внутрішніх зустрічей команди

Координація аудитів

• Комунікація з клієнтами щодо проведення аудитів
• Планування дат аудитів та внесення в календар
• Перевірка звітів аудиторів (орфографія, оформлення)
• Відправка фінальних звітів клієнтам

Вимоги до кандидата

• Досвід роботи з документами / адміністративною підтримкою / проєктною координацією
• Вміння працювати з CRM-системами
• Впевнене користування Google Workspace (Docs, Sheets, Forms, Calendar)
• Уважність до деталей та грамотність
• Хороші комунікаційні навички
• Вміння працювати з великим обсягом задач і пріоритезувати

Буде перевагою

• Досвід у сфері консалтингу, аудиту або навчальних проєктів
• Досвід ведення соцмереж або контенту
• Розуміння агро / харчової галузі / стандартів (HACCP, ISO тощо)

Ми пропонуємо

• Стабільну роботу в професійній команді
• Можливість розвитку в проєктному менеджменті
• Залучення до цікавих проєктів у сфері консалтингу та сертифікації
• Конкурентну оплату праці